Background
<Créé en 1964, le Centre du commerce international (ITC) est l’agence de coopération technique conjointe des Nations Unies et de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) en charge de la promotion durable du commerce et en particulier des exportations des pays en développement et des économies en transition. L’objectif de l’ITC est de renforcer la compétitivité des entreprises de ces pays sur les marchés mondiaux, d’accélérer leur développement économique et de contribuer à la réalisation des Objectifs de développement durable (ODD) des Nations Unies.
Le Programme pour la Compétitivité Commerciale et l’Accès au Marché de l’Afrique (ATCMA) – Composante Afrique centrale, d’une durée de quatre ans (2025-2028) vise à augmenter de manière durable le commerce intra-africain ainsi que les échanges commerciaux entre l'Afrique et l'Union Européenne (UE). Mis en œuvre par l’ITC et l’Organisation des Nations Unies pour le développement industriel (ONUDI), ce programme a pour objectif d’améliorer l’accès aux marchés pour certaines chaînes de valeur spécifiques et de renforcer la compétitivité des PME exportatrices dans ces secteurs. Il couvre les 11 pays membres de la Communauté Économique des États de l’Afrique Centrale (CEEAC).
Une équipe, composée de professionnels et de personnel de soutien, est mobilisée pour la mise en œuvre du programme. L’équipe est dirigée par un(e) Manager Régional(e) de Programme, basé(e) à Yaoundé, au Cameroun, qui est directement assisté(e) par un(e) expert(e) technique et un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) attaché(e) au bureau de Yaoundé. Un(e) Coordinateur(trice) de Programme, basé(e) au siège de l’ITC à Genève, assurera la liaison entre le bureau local, les experts techniques de l’ITC et les fonctions de soutien, tout en finalisant les rapports.
Champ d'application
Dans ce contexte, l'ITC recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) pour appuyer la mise en œuvre des activités du projet et contribuer à l’atteinte des résultats définis dans le document du projet. Ses principales tâches incluront>
Duties and Responsibilities
<1.) Assister dans la Gestion financière
Enregistrer et assurer le suivi des transactions financières, en collaboration avec le PNUD (système ATLAS), préparer les réquisitions et demandes de paiement ; Assister l’équipe du projet dans l’élaboration du budget lié au plan de travail annuel ; Entreprendre les révisions budgétaires, vérifier la disponibilité des fonds, s'assurer que les approbations nécessaires sont obtenues et saisies dans le système budgétaire informatisé Elaborer les requêtes de paiement, honoraires et per diem des consultants et des experts, règlement des factures des fournisseurs et autre ; Suivre les dossiers d’acquisition des biens et des services ; Enregistrer les opérations de la caisse (petty cash/imprest account) et produire un rapport de dépenses trimestriel.2.) Assister dans la Gestion administrative et opérationnelle
Assister l’équipe du projet dans la mise en œuvre des activités du projet ; Contribuer à la préparation des documents et rapports périodiques d’avancement ; Préparer et rédiger les correspondances relatives aux affaires courantes et assurer leur transmission à leurs destinataires ; Rédiger les comptes-rendus des réunions de coordination internes ; Appuyer l’élaboration des termes de référence pour les recrutements et les activités Assurer l’archivage et le classement des dossiers et des documents de travail, y compris électroniques Enregistrer, numériser, archiver les documents reçus et expédiés, la correspondance de routine, les mémorandums et les rapports et tout document du projet (narratif et financier) conformément aux procédures opérationnelles normalisées sur support papier et électronique (Share Drive) pour faciliter l’accès, leur référence et la confidentialité ; 3.) Assister dans la Gestion logistique Assister dans la coordination de l’organisation logistique des conférences, séminaires et réunions organisés par et pour le programme ATCMA-CEEAC/ ITC, incluant la logistique d’accueil des experts de l’ITC et de leurs consultants en mission ainsi que les participants locaux conviés aux conférences, séminaires et réunions ; Assurer la préparation, l’organisation et la coordination des missions officielles internes et externes pour les membres de l’équipe du projet, y compris : gestion des demandes d’autorisation de voyage dans UMOJA, préparation et le suivi des demandes de visa, réservations et confirmations de billets d’avion, réservations d’hôtels, organisation des déplacements terrestres, coordination avec les services de sécurité des Nations Unies (UNDSS), distribution des per diems, et traitement des rapports de dépenses de voyage post-missions ; Appuyer la gestion des opérations nécessaires au bon déroulement des activités en collaboration avec l’unité de coordination à Genève, y compris : autorisations de voyage (visas), préparation des protocoles d’accord, requêtes d’achats et autorisations de dépenses sur le terrain (FAs) ; Assurer le secrétariat des conférences, séminaires et réunions organisés et préparer les minutes et rapports des dits évènements, conformément aux formats établis ; Être le point focal dans la gestion et supervision des stocks, équipements et fournitures du projet, incluant l’approvisionnement en matériel, outils et équipements nécessaires au bon fonctionnement du bureau, la gestion de l’utilisation des véhicules et de l’approvisionnement en carburant. 4) Assister dans la Gestion du personnel Gérer les rapports mensuels de congés et assurer le suivi administratif des documents liés aux congés et missions du personnel recruté via le PNUD, de l’équipe locale, des consultants, des points focaux régionaux et des visiteurs en mission en Afrique centrale, en veillant à leur conformité avec les règlements des Nations Unies et à leur transmission dans les délais requis ; Fournir conseils et assistance à l’équipe locale sur les questions administratives ; Servir d’interface avec les consultants contractés ; Assumer le rôle de point focal UMOJA pour les tâches liées à l’Administration et aux Ressources Humaines. >Compétences
< COMPETENCES ESSENTIELLES
Obtenir des résultats : Niveau 1 : Planifie et contrôle son propre travail, fait attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais.
Penser de manière innovante : Niveau 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations.
Apprendre continuellement : Niveau1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d'information.
S'adapter avec souplesse : Niveau 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible.
Agir avec détermination : Niveau 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de s'exprimer calmement face à l'adversité, confiant.
S'impliquer et s'associer : Niveau 1 : Fait preuve de compassion/compréhension à l'égard des autres, établit des relations positives.
Favoriser la diversité et l'inclusion : Niveau 1 : Appréciation/respect des différences, conscience des préjugés inconscients, lutte contre la discrimination.
COMPETENCES TRANSVERSALES ET TECHNIQUES
Gestion des affaires: Satisfaction de la clientèle/Gestion des clients: Capacité à réagir de manière opportune et appropriée avec un sens de l'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité dans les délais impartis afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre. Contribuer à l'élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Rechercher des moyens d'apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients. Être capable d'anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.
Ethique: Connaissance de la politique de l'ONU: Connaissance et compréhension du statut et du règlement du personnel des Nations unies et d'autres politiques relatives à l'éthique et à l'intégrité.
Administration & Opérations: Gestion des documents et des archives: Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; registre et politique de conservation, y compris le stockage et l'archivage.
Administration & Opérations: Gestion des événements (y compris les retraites, les formations et les réunions): Capacité à gérer des événements, y compris l'identification des lieux, l'hébergement, la logistique, la restauration, le transport, les décaissements, etc.
Finance: Planification financière et budgétisation: Capacité à créer et à gérer des processus permettant d'atteindre les objectifs financiers du PNUD à court et à long terme, notamment par la planification, la budgétisation, les prévisions, l'analyse et l'établissement de rapports.
Finance: Banque et gestion de trésorerie: Capacité à collecter, manipuler et gérer des liquidités, ce qui implique d'évaluer la liquidité du marché, les flux de trésorerie et les investissements.
Communication: Communication Rédaction/édition multimédia: Capacité à créer et/ou à modifier du contenu écrit pour le multimédia >
Compétences et expérience requises
Education:
<Diplôme de l’Enseignement Secondaire est requis OU Un diplôme universitaire (Licence) en Administration, Gestion, Finance ou un domaine équivalent sera dument pris en considération mais pas un requis. Une certification en Administration, Gestion, Finance ou un domaine équivalent exigé sera considérée un atout.>
Expérience:
< Au minimum cinq (5) années (avec le diplôme d’études secondaires) ou 2 années (avec le diplôme de Licence) d'expérience professionnelle pertinente à un poste similaire dans l’administration, le secteur privé ou les organisations internationales, dans un cadre de gestion de projet (planification, mise en œuvre, gestion administrative) >
Égalité des chances
En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances, le PNUD considère la diversité comme l'expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles il opère et, à ce titre, il encourage les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l'organisation. Nos décisions en matière d'emploi sont fondées sur le mérite et l'adéquation au poste, sans discrimination.
Le PNUD s'engage également à créer un lieu de travail ouvert à tous, où tous les membres du personnel sont habilités à contribuer à notre mission, sont valorisés, peuvent s'épanouir et bénéficient d'opportunités de carrière ouvertes à tous.
Harcèlement sexuel, exploitation et abus de pouvoir
Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l'exploitation, la discrimination et l'abus de pouvoir. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles appropriés et sont censés adhérer aux normes et principes en vigueur.
Droit de sélectionner plusieurs candidats
Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats dans le cadre de cet avis de vacance de poste. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences en matière de formation similaires.
Scam alert
Le PNUD ne demande aucun frais à aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d'informations, veuillez consulter le site www.undp.org/scam-alert.