DEADLINE FOR APPLICATIONS31 July 2025-23:59-GMT-06:00 Central Standard Time (Guatemala)
WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.
ABOUT WFP
The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.
At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.
To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.
WHY JOIN WFP?
WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).
Lugar: Ciudad de Guatemala
Puesto: Asistente Administrativo
Tipo de Contrato: Fixed-Term nivel 5
Duración: Doce meses, con posibilidad de renovación bajo evaluación
Localización: Ciudad de Guatemala, Oficinas del PMA
Supervisión: Bajo la supervisión de Asociada Administrativa Senior
CONTEXTO ORGANIZATIVO:
Estos puestos de trabajo se encuentran en las Oficinas de País (OC), las Oficinas Regionales (RB) y la Sede (HQ). La persona titular de la posición dependerá de la Asociada Administrativa Senior y en general de la Oficial de Finanzas y Administración o la persona designada.
En este nivel, se espera que los titulares de los puestos de trabajo asuman la responsabilidad de completar una serie de procesos y actividades que requieren cierta interpretación de las directrices y prácticas estándar. Los titulares de los puestos de trabajo pueden recomendar un curso de acción al personal de varios niveles y pueden asignar tareas a otro personal de apoyo.
FINALIDAD DEL PUESTO:
Apoyar la entrega y el mantenimiento efectivos de prácticas administrativas de calidad centradas en el cliente y orientadas a la relación calidad-precio.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):
Dentro de la autoridad delegada, la persona será responsable de las siguientes actividades:
Comprobar la prestación de servicios, incluida la administración de instalaciones y vehículos ligeros, viajes, manejo de activos y procesos relacionados; manteniendo la información para contribuir al ambiente de trabajo seguro y cómodo.
Recopilar y procesar información para su difusión, colaborando con la elaboración de documentos e informes estandarizados para la unidad, orientados a la toma de decisiones y la efectiva gestión de los recursos.
Gestionar y mantener registros físicos y electrónicos dentro del área de responsabilidad de acuerdo con los procedimientos establecidos, para garantizar un acceso rápido y fácil a los datos, según sea necesario.
Llevar a cabo investigaciones y análisis básicos de datos para contribuir al suministro de información precisa y eficaz para la administración de los recursos. Ser un primer punto de contacto para las consultas internas, a fin de facilitar la resolución eficiente y eficaz de los procesos cotidianos.
Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas habituales en su área de trabajo, para contribuir a la mejora continua de los servicios prestados.
Administrar conjuntamente la flota de vehículos del PMA en todo lo relativo a combustible, servicios preventivos y correctivos, gestión de seguros, sistemas de geoposicionamiento, sistema de administración de vehículos (FMS), de compra y trámites de matrículas, venta y disposición de vehículos, registros, reportes, pago de leasing, entre otros.
Asesorar para el abastecimiento de combustible, preparar reportes de liquidación mensual, gestionar anticipos al proveedor de combustible y coordinar la red de estaciones.
Contribuir con la programación y supervisión de las actividades de los pilotos para garantizar que los objetivos individuales y colectivos se cumplan de conformidad con todas las disposiciones, políticas y procedimientos pertinentes.
Coordinar y someter a la aprobación de distintos niveles (supervisora, Oficial de la Unidad, Director Adjunto) las necesidades decisiones relacionadas con el uso adecuado de la flota.
OTROS REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS
Conocimiento básico de la funcionalidad de los servicios administrativos con el objetivo de una administración eficiente de los recursos necesarios para las áreas de intervención del PMA.
CAPACIDADES FUNCIONALES :
Servicios de soporte empresarial e informes
Demuestra la capacidad de convertir los planes de negocios en acciones claras para que los miembros del equipo apoyen la implementación del programa. Recopila e informa
datos para extraer información basada en hechos.
Controles Internos y Gestión de Riesgos
Demuestra conocimientos básicos de controles internos, gestión de riesgos y mecanismos de monitoreo y su aplicabilidad a las actividades críticas inmediatas del cliente.
Gestión de recursos
Supervisa las tendencias en la dotación de personal y el uso de recursos para anticipar y escalar posibles problemas a los líderes del programa y a los clientes clave.
Conocimientos Especializados en Servicios Administrativos
Demuestra un conocimiento amplio o especializado de las mejores prácticas, técnicas y procesos de administración, y una buena comprensión de las normas, los procesos y la infraestructura del PMA en el área de responsabilidad; aplica esto para garantizar la prestación de servicios de
administración eficientes y eficaces.
Orientación al cliente
Monitorea y supervisa el trabajo administrativo con respecto a los estándares y protocolos establecidos para la excelencia en el servicio. Garantiza que se identifiquen y resuelvan
los problemas de los clientes.
EXPERIENCIA DESEABLE PARA DESEMPEÑAR ESTA FUNCIÓN:
Ha demostrado su capacidad para realizar todas las actividades administrativas rutinarias de acuerdo con las normas operativas del PMA a través del trabajo diario.
Ha apoyado en la prestación de orientación ad hoc a los nuevos miembros del personal.
CUALIFICACIONES ACADÉMICAS ESTÁNDAR MÍNIMAS:
Formación: Finalización del ciclo de educación secundaria. Se valorará la presentación de un certificado de educación post-secundaria en la esfera funcional correspondiente.
Idiomas: Dominio del idioma español e idioma inglés a nivel B2.
WFP LEADERSHIP FRAMEWORK
WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.
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REASONABLE ACCOMMODATION
WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact: global.inclusion@wfp.org
NO FEE DISCLAIMER
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION
We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
Please make sure you upload your professional CV in the English language
Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
Only shortlisted candidates will be notified
All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.
No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.