Back Assistant(e) Gestion de Service/Voyage GS5 a Bangui

DEADLINE FOR APPLICATIONS4 November 2024-23:59-GMT+01:00 West Africa Standard Time (Bangui)

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

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WHY JOIN WFP?

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

  OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE:
  
  Soutenir l'efficacité de la prestation quotidienne de services spécialisés, axés sur la satisfaction des autres collaborateurs et d'un bon rapport qualité-prix, dans le cadre du portefeuille de services de gestion

  of services provided
  
  QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE:

  
  Education: Completion of secondary school education. A post-secondary certificate in the related functional area is desirable.

  
  Experience: 5 Years related job experience.

  
  Knowledge and Skills:

  
  • Has demonstrated an ability to perform all routine administrative activities in line with WFPs operating standards through day-to-day work
  • Has supported in providing ad-hoc guidance to new staff members

  
  Language: General Service (Headquarters): Fluency (level C) in English language. Fluency (level C) or intermediate knowledge (level B) of another official language may be required depending on the location of the post or area of responsibility.

  
  General Service (Field): Fluency in both oral and written communication in the UN language in use at the duty station and in the duty station’s language, if different.

  
  MORE ABOUT YOU: [to be completed by the recruiter]

  
  ADDITIONAL / NICE TO HAVE [to be completed by the recruiter]

  TITREDE L’EMPLOI: Assistant(e) aux Services de Gestion – Travel

  TYPE DE CONTRAT: Fixed Term G5

  UNITÉ/DIVISION: Unité Services de Gestion (Administration)

  DUTY STATION: Bangui, Central Africa Republic

  DURÉE: 12 mois

  LIGNE DE RAPPORT: Chef de Unité Services de Gestion

  RESPONSABILITÉS: (pas tout compris, ni exhaustif):

  • Traiter les voyages locaux du personnel du bureau de pays et des sous-bureaux; gérer et coordonner tous les aspects des déplacements locaux du personnel, en veillant au respect des politiques et procédures organisationnelles. Fournir un soutien rapide et précis aux déplacements du personnel.
  • Traiter les demandes de voyage locales liées à United Nations Humanitarian Air Support (UNHAS); faciliter et gérer les demandes de déplacements sur le soutien UNHAS en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient complets et soumis en temps opportun.
  • Traiter les demandes de somme mensuelle de subsistance (MSLS) pour les consultants internationaux via le système de voyage en veillant au respect des directives internes et à une exécution rapide.
  • Soutenir le responsable administration ou l'expert en voyages dans le renforcement des capacités des points focaux voyages dans le pays et les sous-bureaux; en s'assurant qu'ils sont bien équipés pour gérer les requêtes et les processus liés aux voyages.
  • Traiter les voyages internationaux lorsque le point focal principal des voyages n'est pas disponible, en assurant la continuité des opérations.
  • Traiter les demandes de voyage de repos et de récupération (R&R) de tout le personnel international, en l'absence du point focal principal, en veillant à ce que toutes les procédures soient suivies avec précision.
  • Gérer et faciliter le traitement du fret UNHAS, en garantissant le respect des réglementations et la livraison rapide des marchandises.
  • S'assure que l'indemnité journalière de subsistance (DSA) et les dépenses terminales sont correctement établies conformément aux politiques de voyage du PAM et que toutes les dépenses liées aux voyages et les détails des déplacements sont correctement soumis au service financier pour traitement, en maintenant une communication claire pour éviter les retards.
  • Fournir un soutien administration supplémentaire selon les besoins, en faisant preuve de flexibilité et de réactivité aux besoins de l'organisation.
  • Surveille les demandes de voyage en suspens via les rapports du système et envoie des rappels aux parties responsables de l'action.
  • Soutenir l'unité des services de gestion et voyager avec toute autre tâche assignée

    Dans l'exercice de ses fonctions, le titulaire du poste doit travailler sous une supervision minimale tout en démontrant les éléments suivants. Contribuer et mettre en œuvre les plans nationaux/régionaux du PAM, y compris les processus administratifs, alignés sur les stratégies et politiques régionales et plus larges du PAM afin de faciliter un service administratif efficace et efficient.

    CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE DES 4P

    But

    • Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à articuler les objectifs stratégiques du PAM.
    • Être une force de changement positif : Suggérer des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur.
    • Rendre la mission inspirante pour notre équipe: Expliquer à ses coéquipiers l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires.
    • Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : Articule comment les responsabilités de notre unité serviront la mission du PAM.

      Gens

      • Cherchez des moyens de renforcer les compétences des gens: Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
      • Créer une culture inclusive: Cherche des occasions de travailler avec des personnes d'horizons différents.
      • Être un coach et fournir une rétroaction constructive: Servir de coach par les pairs pour ses collègues dans le même domaine de travail.
      • Créer un esprit « je vais »/« nous allons »: Suivre les progrès vers l'atteinte des objectifs et partager cette information sur une base régulière avec le superviseur.

        Performance

        • Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explorer des moyens d'être constamment plus efficace et précis dans ses propres domaines de travail et partager de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues.
        • Se concentrer sur l'obtention de résultats : Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement de ses propres tâches afin d'identifier les opportunités d'efficacité.
        • Prendre des engagements et les respecter: Assumer la responsabilité de ses propres tâches et aviser le superviseur dès que possible des retards potentiels dans le respect des délais ou des engagements.
        • Être décisif : Décider de manière indépendante des mesures à prendre lorsqu'il est confronté à des choix critiques sur le lieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain.

          Association

          📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐

          ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

          • Établir des liens et partager entre les unités du PAM: Suggérer au superviseur des possibilités de partenariat avec d'autres unités.
          • Établir de solides partenariats externes: Identifier les possibilités de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain en vue d'atteindre des objectifs communs.
          • Faire preuve d'agilité politique et d'adaptabilité : Développer une compréhension de la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
          • Être clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : Aligne ses propres activités sur les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

            CAPACITÉS FONCTIONNELLES:

            Capacité Nom Description du comportement attendu pour le niveau de compétence Services de soutien aux entreprises et rapports:

            Démontre la capacité de convertir les plans d'affaires en actions claires pour les membres de l'équipe afin de soutenir la mise en œuvre du programme. Collecte et rapporte des données pour en tirer des informations factuelles. Démontre une connaissance de base des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de surveillance et de leur applicabilité aux activités critiques immédiates du client. Suivre les tendances en matière de personnel et d'utilisation des ressources afin d'anticiper et de signaler les problèmes potentiels aux responsables de programme et aux principaux clients.

            Connaissance spécialisée dans les services administratifs:

            Démontre une connaissance large ou spécialisée des meilleures pratiques, techniques et processus d'administration, et une bonne compréhension des normes, des processus et de l'infrastructure du PAM dans le domaine de responsabilité ; applique cela pour assurer la fourniture de services administratifs efficaces et efficients. Surveiller et superviser le travail administratif en fonction des normes et des protocoles établis pour l'excellence du service. S'assurer que les problèmes des clients sont identifiés et résolus.

            QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES:

            Éducation:

            • Diplôme d'études secondaires et formation en finance, administration ou gestion de bases de données.

              Expérience :

              • Au moins cinq ans d'expérience professionnelle dans le domaine concerné avec une gestion efficace des actions pour planifier, coordonner et prioriser plusieurs tâches.
              • Expérience professionnelle dans la rédaction de rapports analytiques et la présentation des faits avec une bonne maîtrise de la langue française.
              • Une experience dans une agence des Nations Unies dans un poste similaire serait un atout.

                Connaissances et compétences :

                • A démontré une bonne compréhension des normes opérationnelles administratives des Nations Unies liées à la gestion des voyages.
                • Compréhension approfondie, bonne connaissance pratique et expérience professionnelle de WINGS II et MS Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook). Une capacité particulièrement forte à travailler avec Microsoft Excel et Access (système de gestion de base de données relationnelle) est requise.
                • Bonnes connaissances et expérience professionnelle en effectuant les tâches administratives liées à la gestion des voyages.

                  Langues :

                  • Connaissances de travail (compétence/niveau C) de Français. Connaissance de l'anglais et langue locale du lieu d’affectation sera un avantage supplémentaire

                    WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

                    WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

                    Click here to access WFP Leadership Framework

                    REASONABLE ACCOMMODATION

                    WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.

                    NO FEE DISCLAIMER

                    The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

                    REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

                    • We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

                    • Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

                    • Please make sure you upload your professional CV in the English language

                    • Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

                    • Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

                    • Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application

                    • Only shortlisted candidates will be notified

                      All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

                      
                      No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.