DEADLINE FOR APPLICATIONS22 December 2024-23:59-GMT+01:00 West Africa Standard Time (Niamey)
WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.
ABOUT WFP
The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.
At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.
To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.
WHY JOIN WFP?
WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).
Aider à l'adoption et au maintien de pratiques administratives efficaces axées sur les besoins des bénéficiaires des services et l'utilisation optimale des ressources.
Job DescriptionPRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):
Assurer l'administration des voyages, la préparation et le contrôle de la conformité des documents ; saisir dans WeTravel, suivre les renouvèlements des documents de voyage et veiller au respect des procédures.
Assister avec la gestion de la flotte automobile ; en faisant le suivi régulier des réparations divers, coordinations des missions, contrôles et rédactions des rapports, coordination des chauffeurs, saisies divers (consommations carburantes etc.) dans le système de gestion de flotte informatique, suivies avec prestataires divers et bureau pays pour entretiens et mises à niveau, réparations et achats/fourniture des pièces de rechange.
Recueillir les requêtes des différentes unités les analyser et prendre les actions en fonction des priorités. Initier les requêtes diverses dans le système informatique (requêtes d’achats, réceptions des biens et services etc.) et faire le suivi de paiement des factures.
Vérifier quotidiennement la bonne marche des services divers, comme le fonctionnement des installations (groupes électrogènes, électricité, eau, etc…) afin de contribuer au maintien d'un environnement de travail sûr et agréable ;
Assurer la gestion et l’entretien des locaux afin de garantir un environnement propre et superviser le travail des agents de nettoyage ;
Assurer une gestion efficace du stock des consommables de bureau et fournitures divers (produits de ménage, kits d'hygiène, stocks de sécurité, matériels etc.) tout en produisant les rapports périodiques et s’assurant du réapprovisionnement à temps ;
Assister avec la préparation et la coordination des divers activités et évènements dans le portefeuille administration ; des visites des VIP et cadres, évènements et réceptions divers des personnels PAM et partenaires, coordinations calendriers des congés, PACE, formations obligatoires etc
Rechercher les prestataires potentiels et sollicitation des cotations, analyse des proformas, renseignements sur les offres commerciales pour micro-achats.
Servir de premier(e) interlocuteur(trice) pour les demandes d'informations pour les visiteurs et le personnel.
Gérer les envois et réceptions des correspondances et colis divers.
Assister dans la coordination et l’organisation des réunions.
Rédiger des correspondances et rapports divers, des comptes rendus des réunions, procès-verbaux
Contrôler, mettre à jour régulièrement les équipements dans le système et participer activement à l'inventaire physique annuel et aux préparatifs des ventes des équipements ;
Faire toutes autres tâches connexes selon le besoin
EXPÉRIENCE SOUHAITÉE :
A fait la preuve de son aptitude à effectuer au quotidien toutes les tâches courantes conformément aux normes de fonctionnement du PAM.
A aidé à communiquer des consignes adaptées aux circonstances aux nouveaux membres du personnel.
Participation dans la planification, l’organisation et la coordination des évènements ; évènements d’hospitalité divers ; réceptions, distributions des courriers et colis, etc.
Participation a la gestion d’un bureau
Participation a l’organisation des voyages
Participation dans la gestion d’une flotte de véhicules
Planification d’activités
NIVEAU D’ÉTUDES MINIMAL REQUIS:
Formation:
Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable : Administration, Gestion, Finances, Logistique plus 5 ans d'expérience dans le domaine.
Connaissances linguistiques:
Agents des services généraux (sur le terrain) : maîtrise de la langue (parlée et écrite) de l'ONU utilisée dans le lieu d'affectation et de la langue du lieu d'affectation, si celle-ci est différente de la première.
Connaissances Informatiques:
Compétences d’utilisation moyenne informatique, capacités d’utilisation courante de l’environnement de travail Microsoft Windows, utilisation d’Internet envois, utilisation de la suite bureautique Microsoft Office, notamment Outlook, Word, connaissances élémentaires en Excel, Powerpoint (Seront teste)
WFP LEADERSHIP FRAMEWORK
WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.
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REASONABLE ACCOMMODATION
WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.
NO FEE DISCLAIMER
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION
We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
Please make sure you upload your professional CV in the English language
Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
Only shortlisted candidates will be notified
All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.
No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.