Back Assistant (e) aux Services de Gestion (Protocole et Reception)

DEADLINE FOR APPLICATIONS22 October 2024-23:59-GMT+01:00 West Africa Standard Time (Bangui)

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP?

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

  PROFIL ET BUT DE L’AFFECTATION :
  Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde luttant contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l'objectif Faim Zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM œuvre dans le monde entier pour garantir qu'aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin. Faisant partie de Management services du PAM en RCA, l'Assistant d'Assistant(e) aux services de gestion (Protocole et Réception), sous la direction générale et la supervision du Chef d'Unité, sera responsable de toutes les fonctions protocolaires, douanes NFI et dédouanement, gérer la réception et les documents, la coordination avec le Ministère des Affaires Étrangères et soutenir tous les collègues avec leurs documents de voyage, en particulier les missions internationales. Le poste recherche donc une personne possédant un vaste niveau de protocole RCA et de réglementation des visas et capable de travailler avec des collègues d'origines/pays différents, y compris des non-francophones.

  TITREDE DU POSTE: Assistant(e) aux Services de Gestion (Protocole et Réception)

  TYPE DE CONTRAT: Fixed Term G5

  UNITÉ/DIVISION: Unité Management Services (Administration)

  DUTY STATION (Ville, Pays): Bangui, RCA

  DUREE: 12 mois

  LIGNE DE RAPPORT: Chef d’unite

  RESPONSABILITES PRINCIPALES: (non exhaustif) :

  • Préparer et soumettre tous les documents requis pour le visa, les NFI, les taxes, etc au MoFA pour la suite des processus. Suivre le processus de dédouanement de toutes les expéditions d'articles non alimentaires (NFI)
  • Travailler en étroite collaboration avec les ministères et les sociétés de messagerie pour l'exonération fiscale nécessaire et le dédouanement des expéditions de produits non alimentaires du PAM et des effets personnels du personnel, le cas échéant.
  • Assurer la liaison avec les autorités gouvernementales sur différentes questions officielles (élimination des véhicules, importation et exportation de véhicules, téléphone, licences, équipement, etc.) et enregistrement de tous les équipements dans le système Veiller à ce que les fichiers douaniers soient correctement mis à jour et conservés en temps opportun.
  • Assurer le fret et le dédouanement depuis l'aéroport de Bangui et les bureaux de douane de Bangui. Maintenir une base de données sur l'état du dédouanement et le dédouanement de toutes les expéditions de NFI
  • Fournir des services de réception, de réunions et de conférences aux clients du bureau de pays, en rendant compte et en recommandant des solutions pour résoudre tout problème majeur, afin de garantir l'efficacité et la rentabilité des opérations et des services.
  • Gérer et conserver les dossiers papier et électroniques dans le domaine de responsabilité conformément aux procédures établies, pour garantir un accès rapide et facile aux données, selon les besoins.
  • Entreprendre des recherches et effectuer des analyses de base des données, pour contribuer à la fourniture d’informations précises et à une gestion efficace des ressources.
  • Être un premier point de contact pour les requêtes du bureau de pays, afin de faciliter la résolution efficace et efficiente des problèmes quotidiens.
  • Soutenir la fourniture de contributions aux protocoles, aux services de réception, de réunions et de conférence.
  • Soutenir le développement et le partage des connaissances, y compris la formation du personnel sur les procédures administratives liées aux protocoles, aux services de réception, de réunions et de conférence.
  • Soutenir d'autres tâches connexes assignées par le bureau.

    QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES:

    Éducation :

    • Achèvement des études secondaires. Un certificat d'études postsecondaires dans le un domaine fonctionnel connexe est souhaitable.

      Expérience :

      • Au moins 5 ans d'expérience professionnelle pertinente, dont au moins 2 ans dans les affaires de visas et d'immigration et dans le dédouanement des NFI.
      • Avoir une expérience pratique dans le traitement des questions liées à l'acquisition de protocoles, de visas et de permis de travail pour le personnel international.
      • Connaissance des visas et des procédures et lois relatives aux visas et à l'immigration de la République Centrafricaine
      • Expérience professionnelle avec des ministères impliqués dans le secteur des visas et de l'immigration.
      • Capacité à rédiger des lettres impeccables (dans les langues locales et en anglais), à communiquer et à répondre à diverses correspondances reçues du gouvernement hôte adressées au PAM.
      • Capacité à traduire les correspondances reçues des ministères et des autorités gouvernementales.
      • Compétences adéquates pour gérer des bases de données Excel et maintenir régulièrement les bases de données nécessaires sur les douanes, les protocoles et les visas.
      • La maîtrise de l'application Microsoft Office est requise et les réglementations et procédures administratives
      • Une expérience de travail dans une opération du régime commun des Nations Unies – ou dans une organisation internationale ou non gouvernementale similaire – dans un cadre de liaison est souhaitable.
      • Une expérience de travail dans un environnement de travail multiculturel et/ou international est souhaitable

        Langues :

        📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐

        ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

        • Maitrise parfaite du français (niveau C) et connaissance intermédiaire de l’anglais. Connaissance de la langue locale du lieu d’affectation sera un avantage.

          WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

          WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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          REASONABLE ACCOMMODATION

          WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.

          NO FEE DISCLAIMER

          The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

          REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

          • We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

          • Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

          • Please make sure you upload your professional CV in the English language

          • Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

          • Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

          • Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application

          • Only shortlisted candidates will be notified

            All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

            
            No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.