Back ROSTER - SSA ASSISTANT ADMINISTRATIF - GS 5

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Qualifications

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1.       Assistant(e) au Programme (Roster) – GS5

2.  Purpose  

Dans le cadre de la lutte contre la poliomyélite, la rougeole, la fièvre jaune, le ministère de la Santé, en collaboration avec l’OMS, a envisagé organiser des campagnes de vaccination au cours des mois à venir.

La mise en œuvre pratique de ces campagnes nécessite le recrutement d’un personnel supplémentaire chargée d’appuyer l’équipe du bureau pays en apportant un appui au programme avant, pendant et après la mise en œuvre des activités de ces campagnes.

3.       Deliverables

Sous la supervision générale du Team Leader (TL) du programme IVD et la supervision directe de l’Administrateur du programme IVD, le/la titulaire du poste devra accomplir les tâches ci-après :

• Engager des projets de correspondance sur l'orientation des gestionnaires de programme ; mettre ces projets sous leur forme finale conformément au guide de rédaction de l'OMS et du département et vérifier la qualité de la langue utilisée, le respect des règles de grammaire et l'exactitude des informations présentées avant de soumettre toute correspondance à l'approbation et à la signature de la hiérarchie ;
• Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d'affaires dans le GSM/Oracle, des lettres d'invitation, des estimations des couts et des demandes d'autorisation de voyage ;
• Aider à la préparation des documents ; envoyer le matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;
• Analyser la correspondance et les demandes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations générales et identifier les domaines nécessitant une action de la part des responsables de programme, en attirant l'attention sur des questions importantes ;
• Planifier les réunions des administrateurs de programme en fonction des calendriers et des besoins ;
• Tenir les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des questions nécessitant des mesures pour garantir une réponse rapide aux demandes de l’OMS ;
• Obtenir les documents d'information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels participent les gestionnaires de programme, vérifier leur disponibilité et s'assurer qu'ils disposent des dossiers et documents d'information adéquats;
• Veiller à ce que les rapports et documents techniques soient conformes aux normes, aux règles, aux pratiques, aux procédures et aux normes rédactionnelles de l'OMS et les corriger si cela s'avère nécessaire avant de soumettre les documents à la signature du Représentant de l'OMS;
• Utiliser des outils de suivi approprié, surveiller et s'assurer que les délais et les échéances sont respectés, et que la correspondance et les demandes sont analysées et traitées dans les meilleurs délais ;
• Utiliser le GSM pour préparer les demandes d'autorisation de voyage pour les missions effectuées par les administrateurs de programme ;
• Faire les réservations de vols et d'hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes, à la demande ;
• Accomplir d'autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris l'appui administratif et le soutien au bureau du Représentant de l'OMS.

   

  4.       Qualifications, experience, skills and languages

   

  Educational Qualifications: 

   

  Essential :

  Diplôme du cycle secondaire suivi d’une formation en techniques en secrétariat ou en gestion administrative.

   

  Desirable:

  Formation en bureautique et suite office, certification en administration ;

  📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐

  ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

   

  Expérience :

   

  Essential :

  Au moins cinq (5) ans d’expérience dans un emploi similaire. 

   

  Desirable:

  Une expérience dans des postes de soutien administratif au sein de l'OMS ou dans une  autre agence des Nations Unies serait un atout.

  Une expérience avec les systèmes basés sur Oracle ou un autre système de type ERP est un atout.

   

  Skills/Knowledge:

  Essential:

                                   i.            Le ou la titulaire du poste fera preuve de maitrise professionnelle et actualisera ses connaissances de l'utilisation des technologies modernes de bureautique par des formations internes, de formations en cours d'emploi ou l'autoformation.

                                  ii.            Il ou elle doit se tenir au courant des changements des procédures et pratiques, des règles et règlements, et de structure organisationnelle au sein du bureau de pays, du groupe organique et de l'OMS dans son ensemble, afin de pouvoir les présenter et les expliquer a d'autres membres du personnel ;

                                iii.            Connaissance des rouages de réception des biens. Aptitude à se servir d’un système informatique (World, Excel et Access) et posséder un esprit d’initiative ;

                                iv.            Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.

                                 v.            Desirable:

   

  Compétences de l’OMS

  ·       Produire des résultats ;

  ·       Communiquer de manière crédible et efficace ;

  ·       Favoriser l'intégration et le travail d'équipe ;

  ·       Établir et promouvoir des partenariats à l'échelle de l'organisation et au-delà ;

  ·       Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles

   

  Languages and level required (Basic/Intermediate/Expert):

  Essential:

  Expert knowledge of French

  Intermediate knowledge of English

  5.       Location  Kinshasa