Resumen del Puesto:
Presta servicios administrativos para el área de adquisiciones, receptivos, efectivos y eficientes en
apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Ayudará a
asegurar que la administración de recursos y un enfoque de servicio de alta calidad estén integrados
en sistemas, políticas y procedimientos de adquisiciones.
II. Responsabilidades del Puesto:
• Reportará sobre actividades y recursos requeridos para asegurar eficiencia en costos y
entrega de servicios de calidad desde las funciones de apoyo de adquisiciones y
administrativo.
• Apoya en realizar transacciones y procesos administrativos especializados (p. ej. Traduce, digita,
revisa y/o da formato a documentos; graba y transcribe minutas de reuniones.
• Prepara documentos transaccionales en apoyo de procesos operativos generales y apoya la
coordinación de procesamiento de transacciones (p. ej. Control de hospedajes, control de
órdenes de compra abiertas, autorizaciones de viajes, anticipos de viajes, visas, etc.).
• Recopila datos, realiza ingreso y verificación de datos en relación a hospedajes.
• Coordinar la provisión de apoyo y servicios de viajes y logístico a personal y visitantes. Coordinar
actividades de planificación de eventos, incluyendo visitas de delegaciones, capacitaciones y
talleres.
• Cuando sea necesario, de acuerdo con las condiciones del donante respectivo, tramita y da
seguimiento a exenciones de IVA correspondiente.
• Recibe las solicitudes de Exención de IVA de los socios que la requieren.
• Elabora y mantiene actualizado los archivos de la unidad de Adquisiciones con la información
relevante, incluyendo controles de pago, solicitudes de proveedores, listado de hoteles
aprobados, entre otros.
• Mantiene la transparencia dentro del departamento de adquisiciones asegurando un registro
completo, preciso y actualizado de todos los procesos de vehículos y hospedajes, archivos de
proveedores, bases de datos de adquisiciones y de inventario para ayudar con el control y la
rendición de cuentas; y prepara informes y facilita la recuperación de documentos.
• Mantiene la comunicación con otro personal de adquisiciones y varias unidades del programa y
operativas para coordinar la recepción de servicios y mantener informados a todos sobre el
estado. Recolectar información para confirmar que los servicios entregados son lo que se ordenó
en la calidad correcta.
• Realizar los procesos de cotización de los servicios que la organización requiere y mantiene
correspondencia y contacto constante con proveedores para dar seguimiento a la ejecución de
términos y condiciones contractuales, y encargarse de problemas si es necesario. Controlar y
reportar sobre desempeño de proveedores, dando a conocer problemas y/o ineficiencias
• Ayudará a administrar que sistemas de adquisiciones y administrativos, procesos y políticas estén
en línea con estándares de la agencia y de donantes y con las regulaciones legales locales.
Recomendar mejoras para ser más efectivos y eficientes.
III. Antecedentes, Experiencia y Requisitos Típicos:
Educación y Experiencia
• Título de Administración de Empresas y/o carreras similares
• 2 años de experiencia laboral en un ambiente de oficina desempeñando tareas administrativas.
Experiencia con una ONG local o internacional es una ventaja.
• Educación adicional podría sustituir alguna experiencia.
• Experiencia con digitación/procesadores de palabra, ingreso de datos en bases de dato y
formularios en línea y trabajar con varios equipos de oficina.
• Experiencia en paquete de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) y sistemas de información
gerencial. Dominio de Word.
Habilidades Personales
• Buenas habilidades en la administración del tiempo con capacidad de trabajar en varias tareas.
• Fuerte orientación al servicio al cliente con buenas habilidades de comunicación e
interpersonales.
• Proactivo, ingenioso y orientado soluciones y a resultados.
Lengua Extranjera Requerida: Inglés avanzado
Disponibilidad para viajar: 20% del tiempo.
IV. Relaciones Laborales Clave:
Interno: Todo el personal de CRS que requiere de hospedajes y otros servicios, Personal del
Departamento de Administración, Departamento de Vehículos y Departamento de Finanzas.
Externo: Mantiene relaciones con socios, personal de compras de otras PVO’s, abogados que apoyan
en aspectos contractuales o en trámites migratorios.
V. Competencias REDI de la Agencia (para todo el personal de CRS):
Las competencias de la agencia aclaran los comportamientos y actitudes esperados para todo el
personal. Cuando se demuestran, crean un lugar de trabajo atractivo, ayudan al personal a lograr lo
mejor de sí mismos y ayudan a CRS a alcanzar los objetivos de la agencia. Estas competencias están
arraigadas en la misión, los valores y los principios rectores de CRS y son utilizados por cada miembro
del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr los resultados deseados.
• Responsabilidad personal: Consistentemente asume la responsabilidad de sus propias acciones.
• Actúa con integridad: Modela consistentemente valores alineados con los Principios Rectores y
la misión de CRS. Se considera honesto.
• Genera y mantiene la confianza: Muestra coherencia entre palabras y acciones.
• Colabora con otros: Trabaja eficazmente en equipos interculturales y diversos.
• Abierto para aprender: Busca experiencias que puedan cambiar la perspectiva o brindar la
oportunidad de aprender cosas nuevas.
Competencias de liderazgo de la agencia:
• Lidera el cambio: Busca continuamente formas de mejorar la agencia a través de una cultura de
agilidad, apertura e innovación.
• Desarrolla y reconoce a los demás: Desarrolla la capacidad del personal para alcanzar su máximo
potencial y mejorar el desempeño del equipo y la agencia.
• Mentalidad estratégica: Entiende el papel en la traducción, comunicación e implementación de
la estrategia de la agencia y las prioridades del equipo.
Descargo de Responsabilidad: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad,
esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición.
Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de
niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación.
CRS dará prioridad a candidatos y candidatas que poseen ciudadanía/residencia permanente en aquellos
países en los que contamos con oficinas de CRS.
Empleador con Igualdad de Oportunidades