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Office-Manager*in mit anteiligen Sachbearbeitungsaufgaben Stellenanzeige merkenStellenanzeige teilen
Ein besseres Leben für alle und sinnstiftende Aufgaben für unsere Mitarbeiter*innen – das ist unser Erfolgsmodell. Seit mehr als 50 Jahren unterstützt die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) als Unternehmen der Bundesregierung bei der weltweiten Umsetzung entwicklungspolitischer Ziele. Gemeinsam mit Partnerorganisationen in 120 Ländern engagieren wir uns in unterschiedlichsten Projekten. Wenn Sie etwas in der Welt bewegen und sich selbst dabei entwickeln möchten, sind Sie bei uns richtig.
Job-ID: V000058026 Einsatzort: Eschborn Einsatzzeitraum: 15.03.2025 - 30.06.2026 Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, Übersetzung Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit Bewerbungsfrist: 14.01.2025
Tätigkeitsbereich
Das Programm „Natural Resources Stewardship II“ zielt darauf ab, in Zusammenarbeit mit Privatunternehmen natürliche Ressourcen besonders in Gebieten zu sichern, die hohem Wassernutzungsdruck ausgesetzt sind. Auf der Grundlage des Partnerschaftsansatzes fördert das Programm Stewardship-Multi-Stakeholder-Partnerschaften zwischen dem privaten und öffentlichen Sektor sowie der Zivilgesellschaft, um das nachhaltige Management natürlicher Ressourcen effektiv zu gestalten und eine sozial-ökologische Transformation in den Partnerländern zu befördern. Das Programm hat Implementierungsschwerpunkte in Äthiopien, Tansania, Sambia und Südafrika.
Ihre Aufgaben
Eigenständige Durchführung aller Aufgaben im Bereich Office-Management (z.B. Ablage, Aktenführung und Dokumentation des Vorhabens, Korrespondenz, Terminkoordination, Kalenderpflege, Reisemanagement sowie Unterstützung bei Veranstaltungen) Erstellung von Protokollen, Vorlagen und Übersichten sowie Beiträge zum Qualitätsmanagement Pflege der Daten im Projektbearbeitungssystem des Vorhabens sowie Ansprechperson für Berechtigungsvergaben Beschaffung von Sachgütern und Büromaterial sowie Erstellung des Bestandsverzeichnisses und Durchführung der Inventarisierung Beratung des Programmteams und der Teams in den Implementierungsländern zu verschiedenen Vertragsformen (u.a. Kleinverträge, Consultingverträge, Grants und Finanzierungsverträge) inkl. Unterstützung bei der Vertragsvorbereitung (z.B. Vertragsentwürfe, Projektvorschläge/Terms of Reference, kaufmännische und rechtliche Eignungsprüfung, Kostenschätzung) Monitoring aller Verträge und Forderungen (z.B. Rechnungen, Financial Statements) sowie Einholung und Ablage aller Zwischen- und Schlussberichte von Verträgen Unterstützung bei der Vorbereitung von internen Kontrollen und externen Audits sowie Mitarbeit beim Wissensmanagement Zentrale Kontaktperson für das gesamte Vorhaben zu übergreifenden Themen
Ihr Profil
Kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Office-Management oder Vertragssachbearbeitung Mehrjährige relevante Berufserfahrung in den Bereichen Office-Management, Projektdokumentation und in der Vertragssachbearbeitung Umfassende Erfahrung in der Vertragsvorbereitung und/oder Abwicklung von Consulting- und Finanzierungsverträgen/Grants Pro-aktiver und serviceorientierter Teamplayer mit guten interkulturellen Fähigkeiten Lern- und Entwicklungskompetenz, Anpassungsfähigkeit, Engagement sowie Leistungs- und Zielorientierung Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
Hinweise
Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.
Die Bereitschaft zu Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands setzen wir voraus.
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