Sous la supervision directe de l’Assistant au Registry, le Messager apporte son appui au Service d’Appui Opérationnel (SAO) dans la fourniture efficiente des services dans la transparence et avec intégrité.
1. Distribution de courrier :
- Utiliser le système « e-registry » lors de la distribution des correspondances et des dossiers aux destinataires ;
- Enregistrer et distribuer les correspondances, documents et valises diplomatiques reçus de l’extérieur au jour le jour ;
- Enregistrer et distribuer les correspondances et documents à l’intérieur du bureau au jour le jour ;
- Enregistrer et distribuer les courriers personnels au jour le jour ;
- Assurer le départ et l’arrivée des correspondances et les dossiers des autres agences des Nations Unies (y compris les MOU : accords) ;
- Identifier le circuit des dossiers à la demande des collègues et être capable de situer l’emplacement des dossiers ;
- Transmettre le circuit des dossiers avec les collègues si besoin ;
- Faire l’état des recouvrements de coût (« cost recovery ») de ses activités.
2. Appui aux autres unités :
Service des finances:
- Classer les pièces comptables;
- Photocopier ou scanner les pièces comptables à la demande des autres unités après aval du Responsable des Finances ;
Service d’appui opérationnel (SAO) :
- Vérifier la cohérence des factures des taxis agréés et la complétude des fonds de dossiers et remonter les informations au Responsable Logistique ;
- Assister dans la distribution des fournitures et dans la préparation des inventaires y afférentes ;
- Appuyer dans l’envoi des détails des paiements aux fournisseurs
Service de l’Information et de la Technologie (ICT) :
- Apposer les étiquettes sur les matériels et équipements du bureau
Rangement des salles d’archives et de stockage :
En collaboration avec l’Assistant au Registry :
- Classer les dossiers dans les archives ;
- Ranger les salles de stockage ;
- Identifier et céder les anciennes archives suivant les procédures de rétention de documents du PNUD ;
- Faire le relais avec tous les concernés lors des transferts des dossiers du bureau vers les salles d’archives et vice versa (le demandeur, les agents de manutention, le personnel administratif et le personnel des achats).
4. Autres tâches :
- Destruction de dossiers ;
- Tenir la bonne conduite de la moto ;
- Assurer le remplacement des autres Messagers et de l’Assistant au Registry pendant leur absence (aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur du bureau) ;
- Toutes autres tâches qui pourraient lui être confiée dans le domaine de ses compétences.
Impacts des resultats
Les résultats clés de ce poste auront un impact sur le travail du bureau, des projets et des agences des Nations Unies en termes de qualité et de délais. La distribution efficace et à temps du courrier permet un bon déroulement des opérations au sein du bureau
Compétences de base :
- Démontre un engagement ferme vis-à-vis de la mission, de la vision et des valeurs du PNUD
- Fait preuve d’adaptation et de sensibilité vis-à-vis des différences culturelles, de genre, religion, race, nationalité et d’âge
Compétences liées à la fonction :
- Développement des connaissances et apprentissage
- Capacité de partage d’expérience et de connaissance ;
- Développement des connaissances à travers l’apprentissage dans un ou plusieurs domaines de pratiques et acquisition de nouvelles compétences ;
- Mise en application des nouvelles compétences acquises.
Efficacité opérationnelle
- Capacité d’accomplir des tâches standards en rapport avec la gestion de courrier ;
- Une bonne connaissance des règles et procédures des Organismes Internationaux en matière de distribution de courrier ;
- Très bonne connaissance en technologies de l’information ;
- Accepte des responsabilités supplémentaires lorsque les besoins du service l’exigent ;
- Prise d’initiatives en consultation avec son Superviseur ;
- Aptitude à travailler en équipe.
Compétences comportementales :
- Aborde constamment le travail avec énergie et une attitude positive et constructive ;
- Garde son calme, le contrôle de soi et la bonne humeur même sous pression;
- Vise la satisfaction du client, tout en respectant les règles et procédures du PNUD ;
- Répond positivement au feedback ;
- Se montre ouvert aux changements opérationnels ;
- Adopte de nouvelles façons de penser, expérimente et apprend.
Education:
- Education primaire, éducation secondaire souhaitée.
Expérience:
- Avoir au moins 2 années d’expérience professionnelle ;
- Bonne connaissance des logiciels courants de bureautique avec certificat à l’appui : Word, Excel, Internet, gestion des bases de données ;
Langues:
- Bonne connaissance du français et connaissance de l’anglais
Autres
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