Hardship Level (not applicable for home-based)A (least hardship)
Family Type (not applicable for home-based)
Family
Staff Member / Affiliate TypeInternship
Target Start Date2024-05-06
Job Posting End DateMay 6, 2024
Terms of ReferenceAvis de Recrutement
Interne/Externe
Titre du poste : 2 Stagiaires ICT / Archivistes, (2 postes à pourvoir)
Lieu d’affectation : Dakar, Sénégal
Catégorie et niveau : Personnel affilié
Type et durée du contrat : Stage 6 mois
1. CONTEXTE OPERATIONNEL
Vu le contexte des activités à mener durant la période prévue du stage, le/la stagiaire devra mettre en œuvre des solutions pour résoudre une problématique donnée par son superviseur, ou répondre à une question professionnelle.
L’objectif sera de permettre au stagiaire d’acquérir de nouvelles connaissances, se familiariser avec l’environnement professionnel ou il/elle pourra confronter ses connaissances théoriques à la pratique, apprendre à travailler et à s’adapter dans le milieu professionnel.
2. RESUME DES ACTIVITES
• Participation à l’identification des besoins avec les Points Focaux désignés ;
• Réorganisation et mise à jour des dossiers (hiérarchisation et nettoyage) par rubrique ou thématique pour chaque section ;
• Tri et élimination des fichiers et documents non utile sur Ms Teams et Share Point ;
• Nomenclature des documents sur Ms Teams et Share Point.
3. DESCRIPTION DES TACHES :
Sous la supervision générale de l’équipe ICT, le/la stagiaire renforcera ses connaissances et sa compréhension de l’environnement IT et Télécoms dans son ensemble en généralité, afin de pouvoir mener un apprentissage, il / elle contribuera et assistera aux tâches de la section Informatique suivantes :
• Appui des sections ou Unité dans le reclassement des archives (Admin, HR, Resettlement, Asset Management etc…), en vue du déménagement à la Maison des Nations Unies à Diamniadio ;
• Harmoniser la pratique et les méthodes de codification conformément à la politique d'archivages par unité du HCR ;
• Accompagner et aider de manière proactive les unités et sections, en collaboration avec leurs points focaux pour la mise en place des structures de classement adaptées à leurs besoins dans MS Teams et SharePoint, conformément aux normes du HCR ;
• Aider à maintenir l'accès et les autorisations des systèmes de classement électronique,
• Assister dans la formation des utilisateurs et autres point focaux de chaque unité sur les normes et utilisation des espaces numériques et physiques ;
• Aider au respect des procédures et directives de tenue des dossiers, et prendre les mesures nécessaires pour corriger les erreurs ;
• Prendre les mesures nécessaires pour assurer l'intégrité et la sécurité des fichiers stockés dans les référentiels ;
• Assister l’unité ICT dans la production des inventaires précis des Equipements, ainsi que des documents et fichiers sauvegardés dans le CLOUD ;
• Apporter le support de niveau 1 en matière d’ICT aux utilisateurs du Bureau Régional ;
• Entreprendre des installations et dépannages des équipements ICT sous la supervision de l’équipe ICT du bureau ;
• Participer aux activités d’entretien régulier et périodique du matériel ICT ;
• Effectuer toute autre tâche confiée par la hiérarchie.
4. QUALIFICATIONS REQUISES :
• Formation académique dans le domaine de l’archivage documentaliste et informatisé,
• Ou Formation académique dans le domaine de l’Informatique et des Télécoms
• Maitrise l’outil informatique des applications MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook…), aisance de la navigation et de la recherche sur internet et de l’utilisation du courrier électronique.
• Bonne connaissance et maitrise de la maintenance des équipements Informatiques et du réseau en particulier.
• Maîtrise de la langue française et une bonne connaissance de la langue anglaise.
• Très bonne connaissance des logiciels de bureautique standard ;
• Bonnes capacités de rédaction et d'analyse
5. COMPETENCES SOUHAITEES :
• Connaissance des règles et des procédures de l’UNHCR
• Disponibilité, flexibilité et capacité à travailler en équipe dans un milieu multiculturel
• Expérience pratique sur les inventaires de matériels ICT ou d’un domaine connexe (par ex. sciences informatique, ou toute qualification académique pertinente)
• Expérience théorique l’installation et la maintenance de premier niveau des équipements ICT.
6. ADMISSIBILITE :
Pour être considérés pour un stage, les candidats doivent répondre aux critères d’admissibilité suivants :
a. Être jeune diplômé (Les jeunes diplômés doivent être considérés comme des personnes ayant achevé leurs études dans l'année précédant leur candidature à un stage au HCR) ou encore poursuivre des études supérieures dans une université ou un établissement d’enseignement supérieur agréé par l’UNESCO ; et
b. Avoir achevé au moins deux ans d’études de premier cycle dans un domaine pertinent ou présentant un intérêt pour les travaux de l’Organisation.
NB : Une personne dont le père, la mère, le fils, la fille, le frère ou la sœur est fonctionnaire du
HCR, y compris s’il est titulaire d’un engagement temporaire ou membre du personnel
associé, n’est pas admissible à un stage. Y compris un titulaire d’une nomination temporaire
ou un membre de la main- d’œuvre affiliée, n’est pas éligible à un stage.
Allocation
Les stagiaires qui ne reçoivent pas de soutien financier d’une partie extérieure recevront une allocation pour aider partiellement à couvrir le coût de la nourriture, du transport local et des frais de subsistance.
DOSSIER DE CANDIDATURE. :
Les candidats intéressés sont invités à postuler sur le portal Career de l’UNHCR.
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Skills
Education
Certifications
Work Experience
Other informationThis position doesn't require a functional clearance
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