Grado: P2
Número de la vacante: RBC/P/RELMEETINGS/2025/14
Fecha de publicación: 28 de marzo de 2025
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 28 de abril de 2025
Job ID: 12925
Departamento: RELMEETINGS
Unidad: RELOFF
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duración determinada
Pueden participar:
Las candidaturas de los funcionarios que ya se han retirado de la OIT o que se han jubilado anticipadamente no se tendrán en cuenta.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.
La OIT acoge con agrado a los solicitantes con experiencia en el trabajo con los mandantes de la OIT (gobiernos, organizaciones empresariales, y organizaciones de trabajadores).
Se tendrán especialmente en cuenta las candidaturas de personas que procedan de Estados Miembros no representados o insuficientemente representados, o bien de Estados Miembros que tendrán una representación escasa o nula en un futuro próximo. Se facilita una lista de esos países en la página web ILO Jobs: Nacionalidades no suficientemente representadas
Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a cualquier candidato/a, es necesario que todos/as los/as candidatos/as externos/as así como cualquier candidato/a interno/a que se presente a un puesto de una categoría superior completen con éxito la Evaluación de la OIT.
Sin perjuicio de las consideraciones generales establecidas en el Estatuto del Personal de la OIT, este anuncio de vacante es el único documento autorizado relativo a las calificaciones requeridas para este puesto. Las calificaciones mínimas requeridas se determinaron teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades específicas de este puesto.
Los requisitos lingüísticos específicos para este puesto se detallan a continuación. No obstante, los candidatos externos que se presenten a las vacantes de la categoría de servicios orgánicos y cuya lengua materna no sea una de las lenguas de trabajo de la Oficina (español, francés e inglés), deberán poseer un conocimiento plenamente satisfactorio de al menos una de las lenguas de trabajo de la OIT. Si son nombrados, se espera que adquieran un conocimiento de una segunda lengua de trabajo de la Oficina durante sus primeros años de servicio.
El puesto está adscrito a la Unidad de Relaciones y Correspondencia Oficiales (RELOFF) del Departamento de Reuniones, Documentos y Relaciones Oficiales (RELMEETINGS). Este departamento se encarga de la prestación de servicios de gestión de conferencias en apoyo de los órganos rectores de la OIT (Conferencia Internacional del Trabajo, Consejo de Administración y reuniones regionales) y de las relaciones oficiales con los Estados Miembros en el marco de los órganos rectores de la OIT.
RELOFF es el primer punto de contacto que facilita las relaciones con los mandantes tripartitos de la OIT, en coordinación con las Misiones Permanentes, la Oficina de Actividades para los Empleadores y la Oficina de Actividades para los Trabajadores, y proporciona apoyo al Grupo Gubernamental. RELOFF también se encarga de editar y traducir la correspondencia oficial como las invitaciones para asistir a reuniones oficiales distintas de las reuniones de la Conferencia y del Consejo de Administración o las reuniones regionales.
Bajo la supervisión directa de la Jefa de la Unidad y siguiendo las orientaciones de los Funcionarios Superiores de Relaciones, el/la titular del puesto contribuirá a la organización de las reuniones oficiales de la OIT y al funcionamiento de los órganos rectores de la Organización. Dado que las actividades de la unidad también consisten en prestar servicios a las reuniones y, ocasionalmente, responder a solicitudes urgentes e imprevistas, el/la titular del puesto tendrá que trabajar fuera del horario de oficina y los fines de semana, cuando sea necesario.
1. Analizar la información relativa a propuestas de coloquios, seminarios, talleres y otras reuniones análogas que están sujetas a la aprobación del Consejo de Administración. Comprobar los distintos elementos necesarios para dar cumplimiento a las políticas y directrices de gobernanza aplicables y hacer un seguimiento de la presentación de solicitudes de reuniones en el flujo de aprobación.
2. Prestar asistencia técnica en relación con las políticas y directrices de gobernanza y procedimientos de aprobación aplicables a las unidades de la sede y las oficinas exteriores de la OIT que lo soliciten, en colaboración con las respectivas secretarías del Grupo de los Empleadores y del Grupo de los Trabajadores del Consejo de Administración por conducto de sus Oficinas (ACT/EMP y ACTRAV).
3. Contribuir a la organización de las reuniones del Consejo de Administración, de la Conferencia Internacional del Trabajo y de las reuniones regionales y a la prestación de los servicios que estas reuniones requieran, lo que consistirá, en concreto, en facilitar la labor de la Mesa y de su Secretario, compilar y redactar documentos de referencia y otros materiales preparatorios, tomar notas y preparar informes periódicos y documentos para las reuniones.
4. Redactar correspondencia y material de información para las reuniones oficiales en relación con el funcionamiento de los órganos de gobernanza de la OIT. Realizar investigaciones y análisis de las decisiones adoptadas por los órganos rectores y de las disposiciones reglamentarias aplicables, así como de otros documentos institucionales.
5. Ayudar en la organización de sesiones informativas destinadas a los miembros del Consejo de Administración y los delegados que asisten a la Conferencia y a otras reuniones de la OIT, lo que incluye la preparación de material de información, presentaciones, toma de notas y elaboración de informes.
6. Analizar la información, los datos, las estadísticas, las relatividades, las tendencias y los distintos problemas o cuestiones con miras a apoyar la prestación eficaz de servicios relacionados con las reuniones, las nuevas iniciativas y la elaboración de planes, informes u otros productos.
7. Coordinar las disposiciones logísticas para las consultas informales y las reuniones oficiales, proporcionar apoyo e información a los delegados y participantes en las reuniones, así como a otras unidades de la OIT, y resolver los problemas que pudieran surgir en relación con la designación, acreditación e inscripción de los mandantes tripartitos en las reuniones oficiales. Abordar y remitir las cuestiones sensibles a altos directivos para evitar cualquier incidente diplomático y cuestiones controvertidas.
8. Contribuir al desarrollo y la mejora de la información, las herramientas digitales y basadas en la web y otros productos de difusión de conocimientos para los delegados y otros participantes en las reuniones. Recabar la opinión de los destinatarios con miras a proponer criterios e indicadores de rendimiento mensurables para evaluar los productos y servicios.
9. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.
Título universitario de primer ciclo (título de grado o equivalente) en un ámbito relacionado con la diplomacia y las relaciones internacionales, la administración de empresas, la gestión de eventos u otras disciplinas estrechamente relacionadas.
Al menos tres años de experiencia en actividades de gestión de conferencias, como la organización de reuniones o servicios conexos de apoyo a reuniones, incluidos los servicios lingüísticos, en el marco de las organizaciones internacionales.
Se requiere un excelente dominio del inglés y conocimientos prácticos de un segundo idioma de la Organización (español o francés).
Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:
Conocimientos y comprensión de al menos dos áreas relacionadas con la prestación de servicios a reuniones y eventos en el marco de las organizaciones internacionales.
Dotes de comunicación.
Tacto y discreción.
Capacidad para responder de manera independiente a la solicitudes generales y procedimentales de delegados y participantes en las reuniones.
Dotes de redacción.
Competencias analíticas y de investigación.
Aptitudes para resolver problemas.
Capacidad para trabajar con serenidad y realizar un trabajo de calidad respetando los plazos.
Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos.
Se valorará el conocimiento del marco operativo del Consejo de Administración y de la Conferencia Internacional del Trabajo.
Capacidad para analizar los documentos de gobernanza de la OIT, incluidos los reglamentos de las reuniones, así como los documentos del Consejo de Administración y de la Conferencia Internacional del Trabajo y buscar datos conexos en motores de búsqueda automatizados.
Capacidad para trabajar con eficacia en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género, no discriminatorios e inclusivos.
Condiciones de empleo
Para más información sobre las condiciones de empleo, sírvase consultar la página Contratación internacional en el sitio web ILO Jobs.
Información importante
Se informa a los funcionarios/as de la categoría de servicios generales interesados/as en solicitar este puesto que, en caso de ser seleccionados/as, se les ofrecerá el sueldo y los subsidios aplicables al grado del puesto solicitado, lo que puede dar lugar a cambios sustanciales en su remuneración neta. De conformidad con el artículo 3.4 del Estatuto del Personal de la OIT, el sueldo de un/a funcionario/a, en caso de ascenso, no será en ningún caso superior al sueldo máximo del grado al que haya sido ascendido/a. Para cualquier pregunta o aclaración, sírvase ponerse en contacto con su colaborador de recursos humanos en hrpartner@ilo.org.
Proceso de reclutamiento
Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, durante los 3 a 4 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.
Dependiendo de la ubicación y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnologías de comunicación como Skype, videoconferencia, e-mail, etc. para llevar a cabo la evaluación de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contratación, incluyendo el centro de evaluación, las pruebas técnicas y las entrevistas.
La OIT tiene una política de cero tolerancia ante la explotación y los abusos sexuales, y velará con determinación por que ningún miembro del personal ni ninguno de los beneficiarios de la asistencia de la Organización sea víctima, directa o indirectamente de actos de explotación y abusos sexuales. Para garantizar que la Organización no contrate a personas con un historial comprobado de explotación, abusos sexuales, acoso sexual u otros tipos de conductas abusivas, la OIT puede realizar una verificación de los antecedentes de los candidatos bajo consideración.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.