Grade: P2
No. du poste: RBC/P/RELMEETINGS/2025/14
Date de publication: 28 mars 2025
Date de clôture (minuit, l'heure de Genève): 28 avril 2025
Job ID: 12925
Département: RELMEETINGS
Unité: RELOFF
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée
Peuvent participer:
Les candidatures des fonctionnaires qui ont déjà quitté le BIT suite à leur retraite ou leur retraite anticipée ne seront pas prises en considération.
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
L'OIT accueille les candidats ayant une expérience de travail au sein des mandants de l'OIT (gouvernements, organisations d'employeurs et d'entreprises, et organisations de travailleurs).
Les candidatures émanant de personnes originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici: ILO Jobs: Nationalités insuffisamment représentées
Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite d'Evaluation du BIT est requise pour tout candidat externe ou tout candidat interne postulant à une catégorie supérieure.
Nonobstant les considérations générales énoncées dans le statut du personnel de l'OIT, le présent avis de vacance de poste est le seul document faisant autorité en ce qui concerne les qualifications requises pour ce poste. Les qualifications minimales requises ont été déterminées en fonction des fonctions et responsabilités spécifiques de ce poste.
Les exigences linguistiques spécifiques à cette position sont détaillées ci-dessous. Toutefois, les candidats externes qui postulent à des positions vacantes dans la catégorie des services organiques et dont la langue maternelle n'est pas l'une des langues de travail du Bureau (anglais, français et espagnol), se doivent de posséder une connaissance pratique pleinement satisfaisante d'au moins une des langues de travail du BIT. S’ils sont nommés, ils devront acquérir la connaissance d’une deuxième langue de travail du Bureau au cours de leurs premières années de service.
Le poste est à pourvoir au sein de l’Unité des relations et de la correspondance officielles (RELOFF), qui relève du Département des relations, des réunions et des documents officiels (RELMEETINGS). Ce département fournit des services de gestion de conférences aux organes de gouvernance de l’OIT (Conférence internationale du Travail, Conseil d’administration et réunions régionales) et est chargé des relations officielles avec les États Membres dans le cadre des activités de ces organes.
L’unité RELOFF est chargée d’assurer et de faciliter les relations avec les mandants tripartites de l’OIT, en liaison avec les missions permanentes, le Bureau des activités pour les employeurs (ACT/EMP) et le Bureau des activités pour les travailleurs (ACTRAV), et d’apporter un appui au groupe gouvernemental. Elle est également chargée d’éditer et de traduire la correspondance officielle, notamment les invitations aux réunions officielles autres que les sessions de la Conférence ou du Conseil d’administration et les réunions régionales.
Sous la supervision directe de la cheffe d’unité et avec l’appui des fonctionnaires principaux chargés des relations officielles, le/la titulaire du poste apporte son concours à l’organisation des réunions officielles de l’OIT et au fonctionnement des organes de gouvernance de l’Organisation. Étant donné que les activités de l’unité consistent à fournir des services pour des réunions et à traiter occasionnellement des demandes urgentes et imprévues, il/elle est amené(e) à travailler en dehors des heures de présence obligatoire au bureau ainsi que les week-ends, le cas échéant.
1. Analyser les informations concernant les propositions de colloques, séminaires, ateliers et réunions qui sont soumises au Conseil d’administration du BIT pour approbation. Vérifier les éléments nécessaires pour en garantir la conformité avec les politiques et directives applicables en matière de gouvernance et assurer le suivi des demandes de réunion présentées dans le cadre du processus d’approbation.
2. Fournir aux services demandeurs du siège et des bureaux extérieurs une assistance technique en ce qui concerne les politiques, directives et procédures d’approbation relatives à la gouvernance, en liaison avec les secrétariats du groupe des employeurs et du groupe des travailleurs du Conseil d’administration, par l’intermédiaire d’ACT/EMP et ACTRAV.
3. Apporter son concours à l’organisation des sessions du Conseil d’administration, de la Conférence internationale du Travail et des réunions régionales, et fournir des services à cette occasion, notamment en appuyant le travail de la présidence et du greffier, en compilant et en rédigeant des documents d’information et d’autres documents préparatoires, en prenant des notes et en établissant des rapports périodiques et des documents pour les réunions.
4. Rédiger la correspondance et des documents d’information pour les réunions officielles, pour ce qui a trait au fonctionnement des organes de gouvernance de l’OIT. Effectuer des recherches et des analyses concernant les décisions des organes de gouvernance et les dispositions applicables des règlements et d’autres documents institutionnels.
5. Appuyer l’organisation de séances d’information à l’intention des membres du Conseil d’administration et des délégués à la Conférence et à d’autres réunions de l’OIT, y compris par l’établissement de documents d’information, la préparation d’exposés, la prise de notes et la rédaction de rapports.
6. Analyser des informations, des données, des statistiques, des corrélations, des tendances et divers problèmes ou questions en vue d’appuyer la prestation efficace de services pour des réunions ou de nouvelles initiatives et de faciliter l’établissement de plans, de rapports ou d’autres produits.
7. Coordonner les modalités logistiques des consultations informelles et des réunions officielles, fournir un appui et des informations aux délégués et aux participants aux réunions, ainsi qu’aux autres unités du BIT, et résoudre les problèmes qui peuvent se poser en ce qui concerne la désignation, l’accréditation et l’inscription des mandants tripartites aux réunions officielles. Traiter des questions sensibles et en informer sa hiérarchie afin d’éviter tout incident diplomatique et toute question litigieuse.
8. Contribuer à la mise au point et à l’amélioration d’outils d’information, numériques et en ligne, ainsi que d’autres produits de diffusion des connaissances destinés aux délégués et autres participants aux réunions. Demander l’avis des bénéficiaires en vue de proposer des critères et des indicateurs de performance mesurables pour évaluer les produits et les services fournis.
9. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.
Diplôme universitaire de premier cycle (licence ou équivalent) en diplomatie et relations internationales, en administration des entreprises, en gestion d’événements ou dans un autre domaine étroitement lié.
Au moins trois ans d’expérience dans des activités de gestion de conférences, telles que l’organisation de réunions ou de services connexes d’appui aux réunions, y compris des services linguistiques, dans le contexte d’organisations internationales.
Excellente maîtrise de l’anglais et connaissance pratique d’une deuxième langue officielle (français ou espagnol) de l’Organisation.
En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
Connaissance et compréhension d’au moins deux domaines liés à la prestation de services pour des réunions et des manifestations dans le contexte d’organisations internationales.
Compétences en matière de communication.
Tact et discrétion.
Capacité à répondre de manière autonome aux demandes d’ordre général ou procédural émanant de délégués ou de participants aux réunions.
Aptitudes rédactionnelles.
Capacités de recherche et d’analyse.
Aptitude à résoudre les problèmes.
Capacité à travailler calmement et à fournir un travail de qualité dans les délais impartis.
Aptitude à s’adapter rapidement aux nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
La connaissance du cadre opérationnel du Conseil d’administration du BIT et de la Conférence internationale du Travail serait un avantage.
Aptitude à analyser des documents relatifs à la gouvernance de l’OIT, y compris les règles et règlements des réunions, ainsi que des documents du Conseil d’administration et de la Conférence internationale du Travail, et à rechercher des données connexes dans des moteurs de recherche automatisés.
Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire, inclusif et tenant compte de l’égalité des genres.
Conditions d'emploi
Pour plus d'informations sur les conditions d'emploi, veuillez consulter la page Recrutement sur le plan international sur le site ILO Jobs.
Information importante
Les fonctionnaires de la catégorie des services généraux intéressés par ce poste sont informés que, s'ils sont sélectionnés, ils se verront offrir le traitement et les indemnités applicables au grade du poste auquel ils postulent, ce qui peut entraîner des modifications substantielles de leur rémunération nette. Conformément à l'article 3.4 du statut du personnel du BIT, le traitement d'un fonctionnaire, lors de sa promotion, ne peut en aucun cas être supérieur au traitement maximal du grade auquel il a été promu. Pour toute question ou précision, veuillez contacter votre partenaire RH à l'adresse suivante : hrpartner@ilo.org
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT : ILO Jobs. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc. afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.
Le OIT applique une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des atteintes sexuelles et est déterminé à faire en sorte qu’aucun membre du personnel ni aucun bénéficiaire de l’assistance de l’Organisation n’en soient victimes, directement ou indirectement. Pour s'assurer que des personnes ayant des antécédents avérés d’exploitation et d‘atteintes sexuelles, d’harcèlement sexuel ou d'autres types de comportements abusifs ne soient pas recrutées par l’Organisation, le OIT peut procéder à une vérification des antécédents des candidats en cours de considération.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant des adresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.