Back Director Associate Finance and Operations

Titre : Directeur (rice) Administratif (ve) et Financier (e ) Associé( e)

Lieu : Dakar, Sénégal

Type de poste : Local

Durée : 1 an renouvelable

Relève de : Directeur Administratif et financier

CONTEXTE :

Atteindre les objectifs et maintenir le contrôle des épidémies (EpiC) est un projet mondial quinquennal financé par le Plan d’urgence du Président des États-Unis pour la lutte contre le sida (PEPFAR) et l’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID). Le projet fournit une assistance technique stratégique et une prestation directe de services pour surmonter les obstacles des 95-95-95 et promouvoir une gestion autonome des programmes nationaux de lutte contre le VIH en améliorant la détection des cas de VIH, la prévention et les programmes de traitement. Le projet fournit une assistance technique de haute qualité aux niveaux communautaire, des structures sanitaires, des districts, des régions et du pays et établit des relations avec les partenaires qui travaillent dans le cadre de la lutte contre la COVID-19. En outre, EpiC reçoit des fonds COVID-19 pour prévenir, préparer, répondre et renforcer les systèmes de santé afin de lutter contre la COVID-19 et de réduire les cas de réémergence. EpiC et les membres de son consortium mettent actuellement en œuvre des activités COVID-19 dans plus de 50 pays à travers le monde. Notre capacité à répondre rapidement aux besoins en matière de programmes, de techniques et d’approvisionnement tire parti de notre grand potentiel en ressource humaine avec une expertise avérée clinique, programmatique et communautaires basés dans les pays. Au Sénégal, EpiC met en œuvre des projets de riposte au VIH et au COVID-19.

RESUME DU POSTE :

Le directeur associé sera responsable de la direction des processus de gestion financière pour le portefeuille d’EpiC au Sénégal, y compris la réduction des risques, les processus administratifs généraux, la gestion financière, la gestion des sous-attributions, la comptabilité et la logistique. Il veilla à la conformité aux procédures, règles et réglementations financières et comptables de FHI 360 et de l’USAID et travaillera avec diverses équipes pour créer ou renforcer les outils / tableaux de bord existants pour une réduction efficace des risques et une planification financière. Le directeur associé veillera aux procédures administratives EpiC pour les projets VIH et COVID-19 et veillera à ce que les actions soient conformes aux réglementations USG et FHI360, y compris la gestion des sous-attributions, les achats, les voyages et autres politiques administratives. Le directeur associé rendra administrativement compte au directeur de l’administration et des finances (DAF) de FHI 360 Sénégal avec une collaboration fonctionnelle régulière avec le directeur du projet EpiC Sénégal.

PRINCIPALES RESPONSABILITES :

• Fournir un leadership stratégique au personnel du service administratif financier du projet EpiC Sénégal.
• En collaboration avec la direction du projet, diriger l’élaboration du budget et des rapports financiers, surveiller les dépenses du programme et maintenir les systèmes de classement financier.
• Assurer une gestion stratégique de l’équipe Contrats et subventions et fournir une supervision et des conseils stratégiques dans la gestion, le suivi et la conformité des attributions et fournira un développement des capacités et un soutien technique aux sous-bénéficiaires afin de renforcer leurs systèmes de gestion des subventions et d’assurer une gestion robuste des sous-accords.
• Effectuer des prévisions de revenus et des analyses régulières et précises du pipeline financier et préparer des rapports financiers mensuels à des fins d’analyse interne et de suivi, à examiner avec le DAF, les équipes de projet et les autres membres du personnel concernés de FHI 360
• Examiner toutes les demandes de paiement et la pertinence, l’exactitude, l’exhaustivité et le codage approprié de toutes les dépenses conformément aux politiques de FHI360.
• Comptabiliser les transactions dans le système comptable financier de FHI360.
• Former le personnel du projet sur les processus internes, les normes, les pratiques exemplaires et les questions de conformité liées à l’élaboration et à la gestion des sous-subventions
• En collaboration avec le DAF et le directeur du projet EpiC, interagir avec les équipes du siège pour maintenir le statut juridique dans le pays (enregistrement/renouvellements), satisfaire aux exigences légales en matière de rapports et réduire les risques juridiques (baux, contrats, etc.) pour le projet EpiC.
• Fournir des conseils, un suivi et un soutien à l’équipe EpiC dans tous les aspects de l’approvisionnement et de l’administration, y compris l’achat de biens et de services, le soutien logistique pour les voyages locaux et internationaux (y compris les rapports de dépenses) pour le personnel et les consultants, l’élaboration et la gestion des contrats et la maintenance de l’inventaire des bureaux.
• Aider, en collaboration avec le DAF, à la liaison avec les auditeurs internes et externes pour examiner la gestion financière du projet
• Travailler en étroite collaboration avec le DAF, directeur du projet EpiC/Sénégal et le personnel du siège pour surveiller et assurer la santé financière du projet et préparer des rapports et des livrables internes et externes.
• Veiller à ce que toutes les fonctions opérationnelles (« services intégrés ») soient coordonnées efficacement. Cela comprend les finances et la comptabilité, le soutien administratif, les contrats et les subventions (C & G).
• Superviser directement l’équipe des finances, des contrats et des subventions et des achats / administration d’EpiC / Sénégal.

  ETUDES ET EXPERIENCES :

  • BAC+4 en gestion financière, administration des affaires, finance, comptabilité ou autres domaines pertinents, ou un baccalauréat ou un diplôme en comptabilité certifié avec 8+ ans d’expérience ;
  • Certification en expertise comptable, ou toute autre certification / qualification professionnelle pertinente est préférable ;
  • Au minimum 8 ans d’expérience en comptabilité d’opérations et de gestion financière de programmes à grande échelle ;
  • 5 années d’expérience pertinente dans les domaines de l’analyse financière, de l’information financière, de l’analyse des flux de trésorerie, de l’élaboration de budgets et des prévisions, de préférence dans le cadre de projets internationaux en matière de santé ;
  • 3 années d’expérience dans une position managériale
  • Expérience démontrée des principes de coûts du gouvernement des États-Unis, y compris les réglementations du PEPFAR et de l’USAID, les règles comptables GAAP et la gestion des contrats de subventions ; y compris la gestion de l’attribution principale et de la sous-attribution ;
  • Expérience et compétences démontrées dans l’élaboration et la gestion de budgets importants ;
  • Expérience démontrée de la supervision des tâches de clôture de fin de mois, des demandes d’argent, de la main-d’œuvre et de la répartition des coûts partagés ;
  • Expérience de l’élaboration et/ou de la mise en œuvre de politiques, procédures et systèmes financiers et comptables ;
  • Expérience de l’élaboration et/ou de la mise en œuvre de politiques, procédures et systèmes administratifs de bureau.

    QUALIFICATIONS ET COMPETENCES :

    • Connaissance approfondie des concepts, des pratiques et des procédures
    • Capacité de fournir un leadership stratégique et une équipe de conseils, d’échanger des informations et de collaborer avec des collègues et des pairs à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation
    • Doit avoir d’excellentes compétences organisationnelles, de supervision, de leadership et de gestion
    • Capacité d’influencer, de motiver à négocier et de bien travailler avec les autres
    • Maîtrise des applications informatiques et des bases de données pertinentes ;
    • Excellentes compétences diplomatiques et capacité avérée à établir et à maintenir des relations interpersonnelles et professionnelles avec l’USAID, ses homologues du pays hôte et les représentants d’autres parties prenantes clés telles que les ONG, les OSC et le secteur privé ;
    • Excellentes compétences en communication écrite et orale en Français et en Anglais ;
    • Compétences efficaces en gestion des relations avec les clients et en gestion des relations avec les intervenants, y compris la création et le maintien de relations de travail efficaces avec les sous-récipiendaires, les partenaires stratégiques, les organismes donateurs internationaux et le personnel à divers niveaux / bureaux au sein de FHI360 ;
    • Qualités de leadership démontrées et style de gestion efficace, avec une sensibilité à la diversité, à l’équité et à l’inclusion (DEI) ;
    • Capable de travailler dans des relations hiérarchiques directes et matricielles ainsi que d’atteindre des objectifs sous une direction générale de manière indépendante ; et,
    • Solides compétences en résolution de problèmes, en organisation, en multitâche et en gestion du temps, avec la capacité de travailler dans des délais serrés.

      EXIGENCES EN MATIERE DE VOYAGE

      • 15 % de déplacements locaux vers les sous-récipiendaires et les bureaux extérieurs d’EpiC

      This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

      FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

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