Background
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 32 departamentos y 360 municipios.
El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia, aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2025-2027 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con cuatro prioridades de trabajo: 1) E Consolidación de la paz, seguridad humana y justicia social; 2) Protección social e inclusión socioeconómica; 3) Medio ambiente, acción por el clima y transición energética y 4) Facilitadores de la Agenda 2030.
A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo, que agrupa el portafolio de Desarrollo Sostenible y el portafolio de Inclusión Productiva y Protección Social y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva, que reúne el portafolio de Gobernabilidad Democrática, el de Construcción de Paz y el portafolio de Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.
Con el fin de consolidar esfuerzos en materia administrativa, se busca crear posiciones de apoyo transversal administrativo que apoyaran a los diferentes proyectos que se desarrollen, en el marco programático del área. Adicionalmente, la implementación de los diferentes proyectos que componen el área estará acompañada de los enfoques transversales, diferenciados y un equipo interdisciplinar e integral desde lo administrativo y financiero que permitirá garantizar la consolidación de los procesos a nivel territorial.
Alcance del trabajo
De conformidad con las normas y procedimientos el/la Auxiliar Administrativo(a) desempeña las siguientes funciones:
1. Proporciona apoyo eficaz al proyecto centrándose en la consecución de los siguientes resultados:
Apoyar al equipo en lo relacionado con la planeación, preparación, revisión y ejecución de las actividades del proyecto. Acompañar y apoyar los procesos de capacitación en los diferentes temas administrativos, facilitando la comprensión de procesos y procedimientos de manera que estén familiarizados con su aplicación. Gestiona la logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos). Brinda apoyo en el proceso de contratación, renovación y terminación de contratos. Apoya la elaboración de los planes de adquisiciones y realizar los procesos de compras y adquisiciones realizados por el proyecto de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD. Apoya el trámite y gestión de pagos de facturas de compras menores a cargo del proyecto. Mantener al día y en orden el archivo físico y digital del proyecto.2. Apoya la adecuada gestión de información:
Apoyar al equipo territorial con la recepción y organización de la información relacionada con los informes mensuales, documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y demás información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo de los proyectos. Diligenciar y actualizar las matrices establecidas para el control de gestión en el proyecto y los pagos de nómina del equipo. Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos de los proyectos asignados. Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos bajo las normatividades y políticas del PNUD. Asegurar la correcta utilización de equipos de oficina, implementando los mecanismos de control (formatos de préstamo de equipos, actas de entrega de inventario) necesarios para la custodia de los bienes asignados al área (computadores, muebles, video proyector, cámara fotográfica, entre otros). Realizar una adecuada gestión documental para tenerla actualizada.3. El/la titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.
4.Acuerdo institucional:
El/la Auxiliar Administrativo(a) estará bajo la supervisión del/ la Coordinador/a de Proyectos de Desarrollo Territorial.
5.Competencias Core
Logro de resultados: NIVEL 1: Demostrar un enfoque en el logro de resultados de calidad e impacto. Pensamiento Innovador: NIVEL 1: Mirar más allá de los enfoques convencionales y los métodos establecidos. Aprendizaje Continuo: NIVEL 1: Buscar activamente oportunidades de aprendizaje y autodesarrollo profesional y personal. Adaptarse con agilidad: NIVEL 1: Ser flexible en gestionar el cambio y adoptar nuevas ideas, enfoques y formas de trabajar. Actuar con determinación: NIVEL 1: Perseguir todo con motivación y empeño. Compromiso y asociación: NIVEL 1: Actuar de una manera que demuestre empatía e inteligencia emocional, mostrando consideración por las necesidades y sentimientos de los demás. Favorece la diversidad y la inclusión: NIVEL 1: Tratar a todas las personas con respeto, considerar las implicaciones éticas y responder con sensibilidad a todas las diferencias entre las personas.Competencias multifuncionales y técnicas
Gestión de eventos (incluidos retiros, capacitaciones y reuniones):Capacidad para gestionar eventos, incluida la identificación del lugar, el alojamiento, la logística, el catering, el transporte y los desembolsos de efectivo, etc.
Política y procedimientos de viaje:Conocimiento de la política y los procedimientos de viaje; capacidad para interpretar la política de viajes, el Reglamento del Personal, las circulares administrativas y el Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera Detallada sobre cuestiones relacionadas con los viajes.
Gestión de Proyectos:Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para lograr objetivos específicos.
Comunicación:Comunicar de manera clara, concisa y sin ambigüedades tanto a través de la comunicación escrita como verbal; adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación según la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones interna y externamente, a través de los medios, redes sociales y otros canales apropiados.
Monitoreo y Evaluación:Capacidad para monitorear sistemáticamente los resultados de estrategias, programas y actividades con el fin de asegurarse de que se implementen de manera efectiva; capacidad para proporcionar a los gerentes y partes interesadas clave retroalimentación regular e informes sobre la consistencia o discrepancia entre las actividades planificadas, la gestión del programa y los resultados. Capacidad para emitir un juicio independiente sobre la gestión y los resultados de estrategias, programas y actividades en función de criterios y puntos de referencia establecidos, teniendo en cuenta las necesidades y preocupaciones del cliente, tanto actuales como futuras. Conocimiento y comprensión de marcos, conceptos, metodologías, sistemas, procesos y herramientas de monitoreo y evaluación. Capacidad para emitir un juicio independiente en función de criterios y puntos de referencia establecidos. Capacidad para anticipar las necesidades y preocupaciones futuras del cliente.
Incorporación de personal:Conocimiento de la política y los procedimientos sobre la incorporación administrativa, incluida la emisión de identificación de oficina, creación de direcciones de correo electrónico, espacio de oficina, extensión telefónica, configuración de perfil de Argus, emisión de equipos de TIC de oficina.
Desvinculación del personal:Conocimiento de la política y los procedimientos sobre la incorporación y desincorporación administrativa, incluidos los formularios de autorización necesarios para devolver el equipo de oficina, la identificación de la oficina, la UNLP, la cancelación de la visa emitida por el país anfitrión, la eliminación del correo electrónico de la oficina y el perfil de Argus.
6. Requisitos mínimos para el NPSA
Requisitos mínimos de educación:
Título de Educación Secundaria (a nivel de Bachillerato) es requerido. Título Profesional Universitario (a nivel de Pregrado) en Contaduría, Economía, Finanzas o Tecnología o carrera técnica en Ciencias Económicas o afines, será considerado favorablemente, pero no es un requisito.Min. años de experiencia laboral relevante:
Mínimo 4 años (con educación secundaria) o 1 año (con título profesional universitario) de experiencia en el desarrollo de las actividades administrativas de proyectos con organizaciones públicas o privadas; en temas administrativos, contables, manejo de presupuestos y flujos de caja.Habilidades requeridas:
Habilidad en atención al cliente. Habilidad en funciones administrativas. Capacidad para trabajar en equipo.Habilidades deseadas además de las competencias cubiertas en la sección Competencias:
Experiencia de trabajo con las normas y procedimientos del sistema de Naciones Unidas y/o organismos de cooperación internacional Experiencia en enfoque de género y el enfoque de derechos humanos Experiencia en organización de logística de eventos con contrapartes gubernamentales y no gubernamentales Experiencia en la gestión de compras.Idioma(s) requerido(s):
Fluidez en español es requisito.Disclaimer
Important applicant information
All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment. Candidates selected pursuant to this vacancy may be subject to UNDP’s policy on Probation upon assignment.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience, and educational requirements.
Workforce diversity
UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.
Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
Same Posting Description for Internal and External Candidates