Grado: G5
Número de la vacante: GENEVA/GS/2023/19
Fecha de publicación: 12 de diciembre de 2023
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 15 de enero de 2024
Job ID: 11469
Departamento: GOVERNANCE
Unidad: DIALOGUE
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duración determinada
El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.
Pueden participar:
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que estén o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.
Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.
*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 77 571 francos suizos por año.
El puesto está ubicado en la Unidad de Diálogo Social y Tripartismo (DIALOGUE) del Departamento de Gobernanza y Tripartismo. El mandato general de la Unidad DIALOGUE es ayudar a los Estados miembros a establecer y reforzar los marcos institucionales y jurídicos para el diálogo social y la cooperación tripartita entre los gobiernos y las organizaciones representativas de empleadores y de trabajadores, a desarrollar la capacidad de los actores del diálogo social y a potenciar el papel y el impacto del diálogo social y el tripartismo en la elaboración de las políticas laborales, económicas y sociales con vistas a promover la justicia social y el trabajo decente para todos.
El titular del puesto prestará servicios de apoyo administrativo a los miembros de la unidad DIALOGUE. Estos servicios se prestan en diversos ámbitos: apoyo administrativo, finanzas, organización de viajes y reuniones, sitio web. El titular del puesto velará por la aplicación rigurosa de las normas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos para recomendar la línea de actuación que debe seguirse en el área o áreas de las que será responsable. El titular trabajará bajo la supervisión del Jefe de DIÁLOGO.
1. Garantizar la preparación y la tramitación de los actos administrativos, como los actos relativos al personal (AP), las autorizaciones de viaje (AT), las órdenes de compra (OP), los contratos para colaboradores externos, los contratos de servicios para el presupuesto ordinario y los proyectos de cooperación al desarrollo, comprobando que la información se ajusta a las normas aplicables. Introducir los datos completos en el Sistema Integrado de Información de Recursos (IRIS). Realizar el seguimiento con los departamentos administrativos correspondientes para su tramitación.
2. Comprobar la calidad de los documentos salientes (formato, gramática, estilo y cumplimiento de las normas aplicables). 3. Supervisar el proceso de publicación a varios niveles en consulta con los especialistas de la unidad. 4. Preparar solicitudes de ISBN para portadas de informes y otras publicaciones. Enlace con los distintos departamentos y unidades técnicas de la Organización para la entrega e impresión puntual de las publicaciones.
3. Actualizar la página web de la unidad. Actualizar información como las publicaciones de la unidad, las listas del personal de la sede y sobre el terreno y cualquier otra información importante sobre el trabajo de la unidad.
4. Se mantiene al corriente de los cambios en las normas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices administrativas, e informa de ellos al personal, proporcionando más detalles si es necesario.
5. Realizar y/o coordinar otras tareas administrativas generales, como las relativas a los registros de asistencia y ausencia, la gestión de existencias de documentos y publicaciones de la unidad.
6. Realizar otras tareas relevantes que le sean solicitadas.
Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:
1. Llevar a cabo todas las operaciones necesarias para autorizar y efectuar gastos con cargo a las distintas fuentes de financiación, incluidos los cálculos, la requisición de fondos y la liquidación de pagos.
2. Mantener y actualizar las bases de datos relativas a las operaciones administrativas mencionadas.
3. Controlar la contabilidad de los compromisos y gastos de la unidad de trabajo y efectuar los ajustes necesarios para optimizar la utilización de los recursos. Mantener los sistemas de seguimiento, vigilancia y/o información contable relativos a los compromisos y gastos.
4. Mantener y conciliar una serie de registros y archivos administrativos. El titular podrá ser requerido para actuar como controlador de gastos de la unidad de trabajo.
5. Prestar apoyo administrativo para reuniones y seminarios en Ginebra y otros lugares. Este apoyo incluye la preparación de presupuestos, la coordinación de los viajes y el alojamiento de los participantes, el pago de las dietas, la contratación y el pago de los ponentes y la redacción de la correspondencia relacionada.
6. Iniciar las acciones pertinentes relativas a la contratación o traslado de personal, expertos y consultores. Estas actividades implican la introducción de información contractual en una base de datos, la redacción de correspondencia y la actualización de expedientes.
7. Informar al personal, expertos y/o consultores sobre los procedimientos administrativos. Responder a las preguntas de dentro y fuera de la organización. Participar en reuniones internas para facilitar información sobre asuntos administrativos.
8. Redactar los informes y la correspondencia relacionados con las responsabilidades anteriores.
9. Participar en el desarrollo de procedimientos administrativos asistidos por ordenador.
Estudios secundarios completos.
Al menos cinco años de experiencia pertinente.
Excelente dominio de dos de los idiomas de trabajo de la Organización (francés, inglés y español).
Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:
Competencias profesionales - Conocimiento de la normativa específica del área de especialización (finanzas, personal, relaciones, publicaciones). Buen dominio de los procedimientos administrativos y de los principios contables. Capacidad para buscar y recuperar información de bases de datos y elaborar informes. Buen dominio de programas informáticos y paquetes de software para llevar a cabo diversas tareas administrativas. Buena capacidad de redacción y comunicación. Capacidad para establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces con funcionarios de todos los niveles, así como con electores y representantes de instituciones asociadas. Capacidad para trabajar con precisión con datos administrativos y, en ocasiones, bajo presión. Capacidad para establecer prioridades entre múltiples tareas. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y comportarse de forma no discriminatoria y sensible a las cuestiones de género.
Proceso de reclutamiento
Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.