Back Associé(e) à l'Administration & aux Finances

Description du bureau et du Programme

La violence basée sur le genre (VBG) représente un obstacle important à la pleine participation des femmes à la vie sociale et économique en RDC et reste corrélée à la violence et à l'insécurité. Dans ce contexte, le projet «Prévention et réponse holistique aux violences basées sur le genre pour la consolidation de la paix dans les régions affectées par le conflit en RDC (2021-2026) » a été formulé par le PNUD en collaboration avec l'UNFPA, l'agence conjointe de mise en œuvre, en consultation avec le ministre du genre, famille et enfant, et les parties prenantes de la VBG aux niveaux international (Corée du Sud), national et provincial. La République de Corée finance ce projet par le biais de l'Agence coréenne de coopération internationale. Ce projet vise à réduire les inégalités entre les sexes et à répondre aux VBG dans les familles et les communautés en RDC, contribuant ainsi à l'égalité des sexes (ODD 5) et à la paix et la justice (ODD 16). Ce projet institutionnalisera le modèle de centre de prise en charge holistique dans les provinces cibles (Kinshasa, Sud Kivu, Kasaï Central) en mettant l'accent sur une approche centrée sur les survivants, en améliorant la qualité du service par la réhabilitation des installations, l'assistance mobile et à distance (hotline), la fourniture d'équipements, le renforcement des capacités des prestataires de services et le renforcement des mécanismes de référence. Le projet vise également à renforcer le système de coordination par le biais d'un échange de connaissances Sud-Sud international et régional et à améliorer la capacité de collecte et de gestion des données sur la VBG.
Pour assurer les tâches administratives et financières liées à la mise en œuvre effective du projet, le bureau du PNUD en RDC recrute un(e) Associe(e) à l’Administration et aux Finances.

Principales taches & responsabilités

• Assurer les tâches administratives dans le cadre du projet, notamment la réception, le classement et le suivi des documents administratifs et comptables, ainsi que la préparation et la distribution des courriers, des invitations aux réunions, retraites, ateliers, et des documents nécessaires pendant la réunion ; 
• Se conformer aux procédures financières du PNUD pour la gestion du projet (normes Atlas) ; Suivre régulièrement les décaissements et autres dépenses du projet ; 
• Rédiger les rapports financiers proxy dans Atlas, s'assurer de leur cohérence avec le plan de travail annuel et les soumettre au coordinateur du projet pour approbation ;
• Réaliser la planification budgétaire du projet et le plan de passation des marchés conformément au plan de travail annuel et procéder aux révisions budgétaires liées aux allocations annuelles et aux régularisations des opérations financières du projet.
• Assurer la gestion et le suivi régulier de l'utilisation des équipements et fournitures de bureau, et assurer la rédaction, la dactylographie et la transmission de la correspondance du projet ;
• En collaboration avec les experts concernés, préparer et suivre les documents d'appel d'offres/consultation pour la passation des marchés du projet et le recrutement des prestataires de services ;
• Fournir des notes de synthèse et des rapports succincts au niveau comptable (conseils, suggestions, propositions, orientations, etc.) au coordinateur du projet, et fournir un appui à la rédaction des différents rapports de suivi opérationnel (mensuel, trimestriel et annuel) du projet.

  Effectuer toutes autres tâches concourant aux objectifs du projet confié par la direction, le superviseur et les autres départements du programme.

    
  Arrangement institutionnel 

  Le titulaire du poste sera sous la supervision du Coordonnateur du Programme.

  Compétences

  Core

  Obtenir des résultats :    

  NIVEAU 1 : Planifier et surveiller son propre travail, prêter attention aux détails, livrer un travail de qualité dans les délais impartis 

  Penser de manière innovante :    

  NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, est pragmatique     Solutionneur de problèmes    , apporte des améliorations  

  Apprenez en continu :    

  NIVEAU 1 :     Ouverture d'esprit     et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires 

  Adaptez-vous avec agilité :   

  📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐

  ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

  NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté et l'incertitude, fait preuve de souplesse  

  Agir avec détermination :     

  NIVEAU 1 : Fait preuve d'entrain et de motivation, capable de livrer calmement face à l'adversité, confiant 
   

  Engagement et partenariat :    

  NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives 
   

  Favoriser la diversité et l'inclusion :    

  NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination  

  Compétences transversales et techniques 

  Domaine thématique Nom Définition Gestion d'entreprise Gestion du risque Capacité à identifier et à organiser des actions pour atténuer et gérer activement les risques Administration et opérations Gestion des documents et des dossiers Gestion globale des documents (matériels ou électroniques) ; Politique de registre et de rétention, y compris le stockage et l'archivage Administration et opérations  Gestion des stocks Chaque bureau doit s'assurer qu'il y a suffisamment d'articles en stock et qu'il doit produire des rapports pour les articles qui dépassent le seuil ministériel de 5 000 $ et plus. Administration et opérations Gestion d'événements (y compris des retraites, des formations et des réunions) Capacité à gérer des événements, y compris l'identification du lieu, l'hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements d'argent, etc Finance Gestion budgétaire  Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, l'élaboration et la gestion des budgets d'équipe

   Qualifications

  Exigences minimum en matière de formation 

  • Diplôme d’études secondaire est requis , OU
  • Diplôme universitaire (Licence) en Gestion, administration, sciences sociales ou équivalent sera dument pris en considération mais pas un requis.
  • Un diplôme/certification en administration, Gestion, Finances ou Comptabilité ou autres qualifications similaires sera un atout

    Minimum d'années d'expérience professionnelle pertinente 

    • Minimum 6 années (avec le diplôme d’études secondaires) ou 3 années (avec le diplôme universitaire) d'expérience professionnelle progressive en gestion administrative et financière des projets est requise.
       

      Expériences requises 

      • Maîtrise des outils et procédures de gestion administrative et financière 
      • Parfaite connaissance de l’outil informatique (feuille de calcul et processeur des textes indispensables)

        Compétences souhaitées    

        • Un minimum de six (2) ans d’expériences pertinentes dans la gestion administrative et financière des projets
        • Une expérience antérieure dans le Système des Nations Unies constitue un atout
        • Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies 
        • Expérience en Gestion et Apprentissage de la Connaissance 
        • Expérience en Partage de  connaissance et d’expérience  
        • Capacité prouvee à fournir des services-conseils
        • Bonne capacité (prouvee) en communication
        • Aptitude prouvee à communiquer et à travailler sous pression
           

          Langue    

          • Maîtrise parfaite du français est requis 
          • Une bonne connaissance de l’anglais est souhaitable