Grade: G5
No. du poste:CALL_TEMP_GS_INTSERV_01
Date de publication: 9 fevrier 2024
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 3 mars 2024
Job ID: 11633
Département: INTSERV
Unité: DST
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Courte durée
Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.
Peuvent participer:
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.
*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 75384 CHF par an.
Le poste temporaire d’ Assistant(e) financier(ère) est situé dans l'équipe de soutien du département (DST) au sein du département des services internes et de l'administration (INTSERV). INTSERV est responsable de la gestion du bâtiment, de la sécurité, de la logistique et des services, y compris les publications, la production, l'impression et la distribution des documents, l'écologisation de l'OIT, les voyages et les privilèges diplomatiques. La DST apporte un soutien général à la directrice et aux autres responsables hiérarchiques du département dans les domaines du contrôle financier, des ressources humaines et de la gestion générale du bureau.
Le titulaire du poste fournira principalement un soutien financier et administratif à l'unité de publication, de production, d'impression et de distribution (PRODOC). Il fournira également un soutien administratif et financier aux autres unités du département.
Le titulaire du poste travaillera sous la supervision du chef de DST.
1. Effectuer les transactions financières nécessaires au financement des travaux de publication interne. Administrer les codes budgétaires des départements demandeurs, contrôler, rapprocher et traiter les transferts de dépenses vers les comptes correspondants. Fournir une ventilation des coûts et facturer en conséquence le coût des services aux départements de l'OIT et aux bureaux extérieurs en collaboration avec leurs fonctionnaires chargés du contrôle financier.
2. Contrôler les comptes et les transactions de plusieurs budgets et les comptes transitoires (I) de toutes les unités du département. Examiner les comptes pour détecter les divergences et prendre les mesures correctives appropriées. Fournir de manière régulière des rapports et des statistiques sur les états financiers et les transactions de l’ensemble des comptes transitoires à l’aide du système IRIS et des outils Microsoft Office (principalement EXCEL).
3. Préparer les contrats de biens et de services, les réservations de fonds, les contrats de collaboration extérieure, les reçus et les factures pour toutes les unités d'INTSERV à l’aide du progiciel de gestion intégré. Vérifier les factures et les paiements en fonction des services fournis. Réceptionner les factures, les comparer avec les devis et préparer les reçus en conséquence.
4. Effectuer et coordonner un large éventail de tâches administratives et de soutien de bureau pour toutes les unités d'INTSERV, en veillant à respecter les normes applicables. Assurer la formation en cours d'emploi des autres membres du personnel, le cas échéant.
5. Mettre à jour les fichiers de fournisseurs et informer l’Unité des états de paie de tout changement de nom, d'adresse ou de coordonnées bancaires.
6. Compiler des documents d'information et de référence pour le superviseur sur des sujets spécifiques, selon les besoins, et fournir un soutien administratif et financier aux professionnels du département.
7. Préparer et contrôler les factures internes pour les services fournis par les unités du département d’INTSERV à des homologues internes et externes, tel que la location d’espace de travail, de stationnement, des services publics, etc. Tenir à jour les outils de suivi appropriés à cette tâche.
8. Le titulaire peut être appelé à agir en qualité de contrôleur des dépenses, dans le cadre des limites prescrites.
9. S'acquitter d'autres tâches pertinentes qui lui sont confiées.
Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires
Au moins cinq ans d’expérience pertinente.
Excellente maîtrise de l’une des langues de travail (anglais, français, espagnol) de l’Organisation et connaissance pratique d’une deuxième langue de travail.
Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes :
Bonne connaissance des normes établies régissant les domaines opérationnels concernés. Capacité à interpréter et à travailler dans le cadre des règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.
Connaissance des programmes et activités de l’OIT.
Maîtrise de l’utilisation de logiciels bureautiques, tels qu’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).
Bonne connaissance de SharePoint ou d’un autre système de gestion des documents.
Bonne capacité à travailler avec le progiciel de gestion intégré (ERP).
Capacité à comprendre rapidement et à travailler efficacement, en bénéficiant d’un minimum d’assistance et de formation, avec les outils et les logiciels bureautiques, les systèmes, les applications et les plateformes web.
Capacité à utiliser un système de gestion de contenu pour copier, coller et mettre en forme le contenu d’une page d’un site web public.
Solides aptitudes à rédiger.
Capacités d’analyse et souci du détail.
Aptitudes interpersonnelles et à la communication. Tact et diplomatie. Discrétion en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.
Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre, non discriminatoires et inclusifs.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.