Grade: G6
No. du poste:GENEVA/GS/2024/18
Date de publication: 7 novembre 2024
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 9 décembre 2024
Job ID: 12526
Département: INTSERV
Unité: PMSERV
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée
Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.
Peuvent participer:
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.
*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 86,236 CHF par an.
Ce poste est à pourvoir au Service de la gestion de la production (PMSERV). Celui-ci relève de l’unité Production et de gestion des publications (PRODOC) qui est rattachée au Département des Services internes et administration (INTSERV). INTSERV est responsable de la gestion générale des installations, des biens et des stocks, de la sûreté et de la sécurité, de la production, de la gestion de la distribution des publications et, des privilèges diplomatiques, des voyages et des transports, de l'utilisation des espaces publics et des services internes généraux. PRODOC est responsable de tous les aspects liés à la production et à la gestion des publications, y compris le libre accès, les droits d'auteur, la conception, l’édition, la relecture et le contrôle de la qualité, la production numérique ainsi que l’impression interne et externe. L'unité produit et distribue les documents officiels de l'OIT ainsi que la plupart des publications produites au siège de l'OIT. PMSERV est responsable des droits d'édition, de la production numérique, de l'impression et des services de distribution.
Le ou la titulaire aura la charge de la coordination et de la supervision des activités relatives à l'impression et à la distribution des documents et publications de l'OIT à distribuer et à imprimer en interne et en externe.
Le titulaire du poste rendra compte au (à la) responsable de PMSERV.
1. Coordonner la production et la distribution de toutes les demandes d'impression reçues des départements et unités du siège de l'OIT, y compris l'attribution des tâches aux membres de l'équipe. Traiter toutes les commandes d'impression, assurer le contrôle de la qualité des produits finaux, superviser la livraison des documents et assurer le suivi avec le client.
2. Coordonner et superviser les services fournis par les prestataires externes de services d'impression. Planifier et coordonner la prestation et les dispositions administratives. Faire des propositions concernant les demandes d'impression externe en fonction de la charge de travail et des contraintes techniques.
3. Contrôler, suivre et rendre compte des performances du fournisseur. Contrôler les exigences de performance en termes de qualité, de calendrier et de facturation.
4. Préparer des analyses et des statistiques périodiques de la situation financière et de la production en ce qui concerne les opérations d'impression et de distribution. Ajuster et mettre à jour les informations relatives aux publications dans le système de gestion des publications une fois la production finalisée.
5. Vérifier la facturation des travaux d'impression et des devis pour les demandes spécifiques liées à la production et à la distribution de la documentation pour les réunions officielles et les autres départements.
6. Coordonner les opérations d'impression interne, d'acquisition de matériel et d'octroi de licences.
7. Procéder à l'évaluation des performances des membres de l'équipe.
8. Contribuer à l'amélioration des processus de travail et faire des propositions au responsable d'unité.
9. Fournir un soutien aux opérations de vente et de distribution ainsi qu'aux opérations quotidiennes.
10. S’acquitter des autres tâches pertinentes assignées.
Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.
Au moins cinq ans d'expérience professionnelle pertinente.
Excellente maîtrise du français et une connaissance pratique d’une deuxième langue de travail (anglais, espagnol).
En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert :
Compétences techniques
• Solide connaissance des règles et réglementations financières. Connaissance des procédures et pratiques administratives dans un environnement international.
• Bonne connaissance du secteur de l'impression et de la distribution. Solides compétences en matière de coordination de la production de documents et de publications imprimés et numériques.
• Bonne connaissance de la distribution, du stockage et de la gestion des stocks.
• Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles, capacité à établir et à entretenir des relations avec les principales parties prenantes.
• Solides compétences en matière d'analyse et de résolution de problèmes.
• Capacité à coordonner plusieurs projets et priorités. Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.
• Capacité à travailler de manière indépendante et au sein d'une équipe.
• Compétences informatiques - bonne connaissance des logiciels de prépresse, d'Adobe Acrobat, de Quite imposing et des systèmes de Publishing Management Asset.
• Capacité à favoriser un environnement de travail productif, ainsi qu'un esprit d'équipe pour établir et maintenir une communication efficace avec les collègues et les partenaires extérieurs.
• Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre, non discriminatoires et inclusifs.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.