Grade: G4
No. du poste:GENEVA/GS/2024/20
Date de publication:11 novembre 2024
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 12 décembre 2024
Job ID: 12538
Département: INTSERV
Unité: DST
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée
Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.
Peuvent participer:
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.
*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 71,936 CHF par an.
Ce poste est à pourvoir au sein de l’Equipe de Soutien du Département (DST) au sein du département des services internes et de l'administration (INTSERV). INTSERV est responsable d'un large éventail de services concernant la gestion des installations et des biens, la durabilité environnementale, la sécurité et la santé au travail, la sécurité et la sûreté, la logistique et les services de courrier, la gestion et la production de publications, les privilèges diplomatiques, les voyages et les transports, ainsi que de la mise à disposition d'autres services centraux. Au-delà de la prestation de services au siège de l'OIT, chaque unité fournit, dans son domaine respectif, une expertise, des conseils et des orientations au siège de l'OIT et sur le terrain. DST apporte un soutien général à la directrice et aux autres responsables hiérarchiques du département dans les domaines des finances et de la programmation, de l’administration, du contrôle financier, des ressources humaines et de la gestion générale du bureau.
Le (la) titulaire du poste fournira principalement un soutien administratif à l'unité de sécurité (SECURITY). Il/elle fournira également un soutien administratif aux autres unités du département, selon les besoins et sous la direction du Chef de DST].
Le (la) titulaire exécute diverses tâches courantes d’appui administratif et bureautique qui contribuent au déroulement efficace et en temps voulu des activités de l’unité administrative. Ces tâches concernent principalement la préparation de la correspondance et de documents, le déroulement des mesures administratives, l’appui à la gestion des informations et des dossiers ainsi qu’aux réunions, ce qui nécessite l’utilisation et l’application correctes des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et processus administratifs du BIT (normes applicables).
Le/la titulaire travaille sous la supervision directe du chef du DST. Le (la) titulaire dispose d’un certain degré d’autonomie opérationnelle dans son travail quotidien et consulte son (sa) supérieur(e) hiérarchique pour obtenir des orientations sur des questions inhabituelles. La supervision reçue est centrée sur la qualité du travail à accomplir et sur le respect des délais des tâches assignées.
Les contacts internes ont lieu avec le personnel de l’unité administrative et d’autres unités administratives dans le même domaine de travail et visent à obtenir, fournir ou préciser des informations sur des questions liées à des missions spécifiques et à transmettre les instructions émanant du (de la) supérieur(e) hiérarchique. Les contacts externes ont lieu avec des visiteurs, des participants à des réunions et des prestataires de services; ils visent à assurer le suivi des questions courantes et à échanger des informations ou les transmettre à la personne compétente.
Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.
Au moins quatre ans d’expérience professionnelle pertinente.
Excellente maîtrise de l’une des langues de travail (anglais, français, espagnol) de l’Organisation et connaissance pratique d’une deuxième langue de travail.
Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:
Connaissance des procédures administratives générales et capacité à travailler dans le respect des règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.
Maîtrise de l’utilisation de logiciels bureautiques, tels qu’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).
Connaissance de SharePoint ou d’un autre système de gestion des documents.
Bonne capacité à travailler avec le progiciel de gestion intégré (ERP).
Capacité à comprendre et à travailler efficacement avec les outils et les logiciels bureautiques, les systèmes, les applications et les plateformes web.
Capacité à utiliser un système de gestion de contenu pour copier, coller et mettre en forme le contenu d’une page d’un site web public.
Aptitude à rédiger la correspondance courante.
Souci du détail afin de pouvoir relever d’éventuelles incohérences dans les courriers.
Tact, courtoisie et capacité à partager des informations de manière appropriée et respectueuse.
Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à faire preuve d’un comportement et d’attitudes respectueux de l’égalité de genre, non discriminatoires et inclusifs.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site ILO People. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.