Post Number : 6SNIEP0091PA
Grade : G-5
Parent Sector : Education Sector (ED)
Duty Station: Dakar
Job Family: Education
Type of contract : Project Appointment
Duration of contract : 1 year
Recruitment open to : Internal and external candidates
Application Deadline (Midnight Paris Time) : 20-DEC-2024
UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism
Seuls les candidats ayant le droit de travailler au Sénégal peuvent présenter leur candidature à ce poste.
L’IIPE-UNESCO Dakar est le Bureau Afrique de l'Institut international de planification de l'éducation de l'UNESCO (IIPE-UNESCO). L'IIPE-UNESCO est un institut spécialisé dont le mandat est de renforcer la capacité des États membres de l'UNESCO à planifier et à gérer leurs systèmes éducatifs. L’IIPE-UNESCO Dakar est réputé pour ses analyses du secteur éducatif et aide les pays africains à élaborer des plans crédibles de développement des systèmes éducatifs dans le cadre de l’agenda 2030 pour l’éducation. Par une approche de renforcement des capacités, l’IIPE-UNESCO Dakar contribue à la production d'analyses diagnostiques, de plans sectoriels et d'outils pédagogiques qui contribuent à des politiques éducatives plus pertinentes et durables. L’IIPE-UNESCO Dakar est également activement impliqué dans la création de connaissances pour le secteur de l'éducation en Afrique. Vous trouverez de plus amples informations sur ses activités en cliquant sur le lien suivant IIPE-UNESCO Dakar. Sous l'autorité générale de la Cheffe du Bureau de l’IIPE-UNESCO Dakar et sous la supervision directe du Chargé des finances et de l’administration, l'assistant.e administratif.ve appuiera les équipes programmes de l'IIPE-UNESCO Dakar en terme de secrétariat, organisation d'événements, mission et achat de biens et services. L'assistant.e administratif.ve pourra être déployé.e sur un ou plusieurs de ces axes, en fonctions des activités menées par le bureau.
1. Fournir des services de secrétariat
Préparer la réception de visiteurs et de nouveaux membres et non-membres du personnel. Organiser et participer aux réunions, préparer les ordre du jour, prendre des notes et rédiger les comptes rendus des réunions. Rédiger et préparer les correspondances courantes, les notes de service et les rapports non substantiels (Français et Anglais). Assurer au besoin la traduction divers textes (correspondances, courriers, documents brefs, présentations PowerPoint) en anglais ou en français. Maintenir un répertoire des noms et contacts de tous les partenaires. Appuyer la communication avec les partenaires, participants aux ateliers, etc. Organiser le système de classement et le tenir à jour régulièrement.
2. Organiser les voyages en mission pour les spécialistes de programme en lien avec l’administration:
Assister les voyageurs dans toutes les démarches nécessaires en lien avec leurs voyages. Cela inclus de manière non exhaustive : Etablir des plans de voyage, réservation des billets d’avion, visas, Security Clearance, d’hôtel, transferts, calcul des DSA, appui à la communication avec l'agence de voyage, etc. Informe et coopère avec les bureaux de l'UNESCO, les commissions nationales, les délégations permanentes, les agences des Nations Unies pour le bon déroulement des missions. Faire le suivi de la soumission des rapports et des claims de mission. Gestion de la clôture des missions en collaboration avec les spécialistes de programme.
3. Organiser les événements (ateliers, regroupements de formation, rencontres, etc.)
Appuyer la préparation des documents et supports techniques tels que les notes d’information, programmes, invitations, supports documentaires, gestion des aspects liés aux hôtels, contrats de prestataires. Assurer la prise en charge des participants : réservation des fonds, achats des billets d’avions, appui à l'obtention de visa, à l'identification et à la réservation d'hébergement, navette depuis/vers l'aéroport, paiement des perdiems, etc. En cas d'événement en ligne, gérer les sessions en créant le lien d'invitation, ajouter des interprètes à la réunion, assister les sessions en enregistrant, en réalisant des sondages, en partageant des documents, etc. Etablir les contrats, appuyer l'organisation de la logistique ainsi que le déroulement de l'événement.
4. Apporter un appui pour les achats des biens et services:
Assurer la préparation les bons de commande et des contrats, suivre l'état des demandes et maintenir un contact privilégié avec les fournisseurs. Appuyer la préparation des dossiers d’établissement des contrats de consultants, des interprètes, des traducteurs, entreprises en s’assurant de l’exigence et de l’exhaustivité de documents justificatifs. Fournir un soutien logistique aux consultants le cas échéant (visa, itinéraire, etc.). Faire le suivi de l'exécution des contrats initiés jusqu'à leur clôture et notifier les membres du personnel concernés des échéances à venir. Effectuer le traitement des demandes et suivi de paiements. Vérifier l'effectivité des paiements et informer les parties concernées.
5. Maintenir l’intégrité financière de l’Unité Administrative et du bureau. Identifie des anomalies, erreurs, alerte AO et entreprend des opérations pour corriger les erreurs/omissions.
6. Maintien d'un dossier de connaissances et de mémoire institutionnelle sur les tâches effectuées.
Education
Etudes secondaires, générales, techniques ou professionnel complétées.