Back Assistant(e) administratif(ve)

Grade: G5

No. du poste:GENEVA/GS/2024/08

Date de publication: 6 mai 2024
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 6 juin 2024

Job ID: 11951
Département: FINANCE
Unité: BUDFIN
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée

Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.

Peuvent participer:

• Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
• Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation.
• Candidats/tes externes*

  Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

  Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.

  *Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 77 571 CHF par an.

  Structure organisationnelle

  Le poste est situé à la Direction du budget et des finances (BUDFIN) au sein du Département de la gestion financière (FINANCE). Le BUDFIN est chargé de la gestion et du contrôle de toutes les opérations budgétaires, salariales et de paiement lié aux fonds gérés par l'OIT, ainsi que de l'élaboration et de la mise en œuvre des directives, politiques et procédures financières, dans le but d'assurer une gouvernance efficace de l'OIT.

  Mission principale

  Le (la) titulaire fournit une série de services d’appui administratif et bureautique qui contribuent au fonctionnement harmonieux et efficace du service/département. Les domaines de travail comprennent l’administration générale et l’appui bureautique, ainsi que l’appui lié aux ressources humaines, aux finances et aux achats, ce qui nécessite l’utilisation et l’application correctes des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et processus administratifs et financiers du BIT (normes applicables).

  Supervision reçue/exercée

  Le/la titulaire travaille sous la supervision directe du (de la) chef(fe) de Budget et des finances (BUDFIN). Le (la) titulaire travaille de manière indépendante pour fournir des services d’appui spécialisés. Son travail est revu pour s’assurer que les résultats sont fournis en temps voulu. La supervision reçue est centrée sur la qualité de l’exécution des processus et sur la fourniture d’un appui technique et d’une aide au développement. Le (la) titulaire fournit des orientations et peut attribuer des tâches au personnel de bureau et d’appui administratif.

  Relations de travail

  Les contacts internes ont lieu avec diverses unités administratives de l’ensemble de l’Organisation afin de coordonner les réunions, d’obtenir un appui, de clarifier et d’échanger des informations et d’assurer le suivi des mesures administratives et des délais. Les contacts externes ont lieu avec les visiteurs, les participants à des réunions et les prestataires de services; ils visent à échanger des informations pour la résolution de questions en instance.

  Fonctions et responsabilités essentielles

  1. Effectuer et coordonner un large éventail de tâches d’appui administratif et bureautique, en veillant au respect des normes applicables. Surveiller et guider le travail du personnel d’appui administratif et bureautique, établir des priorités de travail, attribuer des tâches et fournir une formation en cours d’emploi, le cas échéant.
  2. Se tenir informé(e) des règles, dispositions réglementaires, procédures et processus administratifs et financiers pertinents et fournir des conseils et un appui à cet égard, le cas échéant. Se tenir informé(e) des activités et des priorités de travail de l’unité administrative.
  3. Examiner, traiter et assurer le suivi des communications entrantes, y compris sur des questions sensibles et confidentielles. Traiter les demandes d’informations administratives et générales. Préparer, rédiger, effectuer un contrôle de la qualité, finaliser et/ou télécharger sur des pages web/diffuser divers courriers généraux et administratifs sortants, rapports, publications et autres documents. Fournir des traductions informelles.
  4. Tenir à jour l’agenda du (de la) supérieur(e) hiérarchique. Fixer les rendez-vous et les réunions en fonction des priorités, y compris pour les délégués et les autres fonctionnaires de haut niveau. Accueillir et guider les visiteurs dans les salles de réunion. Préparer les dossiers de mission. Aider à l’organisation des voyages officiels. Préparer des estimations de coûts.
  5. Veiller à ce que les systèmes de gestion de l’information et des dossiers et les espaces de travail électroniques soient maintenus, mis à jour, accessibles et structurés de manière efficace.
  6. Gérer les données de base pour les flux de travail de la hiérarchie d'approbation financière pour les achats et les voyages, y compris la gestion et l'affectation des groupes d'approbation dans MS Visio et le système de planification des ressources de l'entreprise (ERP).
  7. Contrôler et traiter les demandes de nouveaux accès financiers dans le portail de services de l'OIT (Jira).Traiter et assurer le suivi d’un large éventail de transactions à l’aide du progiciel de gestion intégré (ERP), en vérifiant que les informations sont complètes et conformes aux normes applicables.
  8. Fournir, organiser et coordonner une série de services d’appui administratif et logistique pour les réunions et autres manifestations. Assurer, dans les délais impartis, l’établissement, la traduction, la publication et la diffusion de documents (supports d’exposé, dossiers d’information et documentation connexe). Rédiger les procès-verbaux des réunions sur demande.
  9. Effectuer des tâches d’administration des congés. A la demande du (de la) supérieur(e) hiérarchique, fournir des informations sur les déplacements officiels, les congés et les horaires de télétravail.
  10. Servir de point de contact pour les questions administratives relatives à la gestion des performances, aux stagiaires et à d’autres questions de ressources humaines.
  11. Gérer les fournitures, le mobilier et l’équipement de bureau. Organiser les déménagements de bureaux en fonction de calendriers convenus et aider à leur exécution. Gérer la logistique des mouvements de personnel.
  12. S’acquitter des autres tâches pertinentes assignées.

      section facultative (si nécessaire)

      -

      Exigences minimales

      Formation

      Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.

      Expérience

      Au moins cinq ans d’expérience professionnelle pertinente.

      Langues

      Excellente maîtrise de l’une des langues de travail (anglais, français, espagnol) de l’Organisation et connaissance pratique d’une deuxième langue de travail.

      📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐

      ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

      Connaissances et compétences

      Outre les compétences essentielles définies par le BIT (intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration), ce poste requiert les compétences suivantes:

      Bonne connaissance des normes établies régissant les domaines opérationnels concernés. Capacité à interpréter et à travailler dans le cadre des règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.

      Connaissance des programmes et activités de l’OIT.

      Maîtrise de l’utilisation de logiciels bureautiques, tels qu’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).

      Bonne connaissance de SharePoint ou d’un autre système de gestion des documents.

      Bonne capacité à travailler avec le progiciel de gestion intégré (ERP).

      Capacité à comprendre rapidement et à travailler efficacement, en bénéficiant d’un minimum d’assistance et de formation, avec les outils et les logiciels bureautiques, les systèmes, les applications et les plateformes web.

      Capacité à utiliser un système de gestion de contenu pour copier, coller et mettre en forme le contenu d’une page d’un site web public.

      Solides aptitudes à rédiger.

      Capacités d’analyse et souci du détail.

      Aptitudes interpersonnelles et à la communication. Tact et diplomatie. Discrétion en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.

      Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre, non discriminatoires et inclusifs.

      Processus de recrutement

      Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site ILO People. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

      L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

      Alerte à la fraude

      Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.