DEADLINE FOR APPLICATIONS11 February 2025-23:59-GMT-05:00 Colombia Standard Time (Bogota)

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.


ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.


At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP?

  • WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

  • WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

  • WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

  • A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

  • We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

    TÍTULO DEL CARGO: Asistente Senior de Servicios de Gestión

    UNIDAD: Tecnologías de Información (TEC)

    LUGAR DE TRABAJO: Bogotá D.C.

    DURACIÓN DEL CONTRATO Seis (6) meses, prorrogable

    NIVEL: SC-5

    CONTEXTO ORGANIZATIVO:

    El Programa Mundial de Alimentos (WFP) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que WFP brinda al gobierno nacional responden a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores. Las actividades del WFP en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos étnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.

    Bajo la supervisión directa del Asociado/a de Operaciones de Tecnología de la Información será responsable de apoyar el desarrollo y ejecución de las actividades administrativas y operativas requeridas, así como también gestionar de manera eficiente el inventario a cargo de tecnología manteniendo siempre informes actualizados, ordenados y disponibles acorde a lo requerido por la organización.

    En este nivel se espera que su trabajo se haga bajo mínima supervisión trabajando de manera organizada, autónoma y precisa apoyando las actividades específicas requeridas por la unidad de Tecnología.

    RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

    • Gestión de Contratos y Proveedores – Analizar y monitorear el cumplimiento del ciclo de vida de los contratos administrados por la unidad de TEC generando relaciones comerciales eficientes con proveedores alineados con los estándares y lineamientos del WFP.
      • Creación y gestión de MPOs (Micro Purchase Orders) PRs (Purchase Requisitions) y Ordenes de compra asociadas a la unidad de Tecnología incluyendo la documentación de soporte requerida y elaboración de informes periódicos.
      • Recibir, revisar y gestionar facturas de productos y/o servicios de Tecnología incluyendo informes de consumos y gastos asociados a los servicios gestionados consolidando toda la información relacionada.
      • Seguimiento al cumplimiento del ciclo de vida de los contratos administrados por Tecnología (Incluyendo renovaciones y/o extensiones, evaluación, recepción de bienes, gestión de cartera, PQRs y los demás relacionados)
      • Fomentar y gestionar la creación de Acuerdos a Largo Plazo con proveedores (incluyendo la generación de términos de referencia, listas cortas y los demás requeridos) para una correcta gestión de adquisiciones por parte de la unidad de Tecnología.
        • Documentación, Informes y Procesos. – Fortalecer la gestión de conocimiento dentro de la unidad de tecnología generando documentación de soporte y consulta que permita la administración de procesos de una forma efectiva y eficiente por parte del recurso humano de la unidad.
          • Generación y socialización de documentación aplicable a la gestión administrativa de la unidad de TI (SOPs, manuales, listas de chequeo, entre otros).
          • Garantizar la disponibilidad de todos los soportes documentales asociados a contratos en la plataforma GLASS y/o Sharepoint de la unidad según corresponda.
          • Generación de los reportes requeridos asociados a la gestión administrativa, de Inventarios y los demás que le sean requeridos.
            • Gestión de Inventario de Tecnología – Actualizar de forma periódica los archivos y sistemas de información para control de Inventario de Tecnología a fin de garantizar que la información sea precisa, actualizada y disponible generando los reportes que sean pertinentes. – Realizar la gestión del inventario de tecnología de acuerdo con las políticas del WFP.
              • Ejecutar las acciones requeridas por el comité LPSB relacionadas con el inventario de tecnología realizar de forma periódica las bajas de inventario a cargo de TEC.
              • Recibir e inspeccionar todos los activos entrantes y gestionar las novedades (ingresos, asignaciones, cambios de estado y demás aplicables) del inventario de tecnología en GEMS.
              • Proveer información y seguimiento acerca del hardware del WFP que necesita ser reemplazado para asegurar el cumplimiento de los estándares globales.
              • Realizar periódicamente el análisis para identificar bajas de Inventario.
              • Realizar el conteo del inventario a cargo de tecnología.
                • Apoyar otras actividades inherentes al cargo que se reciban por designación de su línea de mando.

                  CUALIFICACIONES Y EXPERIENCIA ESTÁNDAR MÍNIMAS:

                  Formación:

                  Finalización del ciclo de educación secundaria. Deseable, título profesional en ciencias económicas, administrativas, ingenierías o afines a las funciones del cargo.

                  Experiencia y Conocimientos Requeridos:

                  • Mínimo de cinco (5) años de experiencia en labores administrativas.
                  • Experiencia comprobable en:
                    • Gestión de contratos y de cartera de servicios.
                    • Gestión de proveedores.
                    • Gestión de inventarios y elaboración de reportes.
                    • Conocimiento avanzado de Excel.

                      Experiencia y Conocimientos Deseables:

                      • Gestión del tiempo: habilidad para moverse fácilmente entre tareas y responsabilidades para priorizar y administrar sus propios horarios de manera efectiva.
                      • Actitud positiva y proactividad para enfrentar los retos y dificultades de su cargo y la capacidad de trabajar bajo presión.

                        Idiomas: Se requiere fluidez en español e inglés básico. Fluidez en inglés (Nivel Intermedio) será valorada positivamente.

                        WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

                        WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

                        Click here to access WFP Leadership Framework

                        REASONABLE ACCOMMODATION

                        WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.

                        NO FEE DISCLAIMER

                        The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

                        REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

                        • We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

                        • Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

                        • Please make sure you upload your professional CV in the English language

                        • Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

                        • Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

                        • Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application

                        • Only shortlisted candidates will be notified

                          All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.


                          No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.

Recommended for you