Nombre del puesto CRS: Asistente de Programa
Departamento: Proyecto APV
Reporta a: Especialista I de APV
Banda: 4
Supervisa a: N/A
País/Ubicación: Quetzaltenango, Guatemala
IntroducciónPor más de 50 años CRS -Catholic Relief Services, ha trabajado junto a socios locales apoyando programas de seguridad alimentaria, nutrición, salud, agricultura, educación, reducción del riesgo de desastres y respuesta a emergencias, con un enfoque en los más pobres y vulnerables de Guatemala.
Para hacer frente a los desafíos que Guatemala enfrenta CRS se esfuerza por promover comunidades, familias e individuos saludables, preparados y resilientes que puedan ejercer su liderazgo, generar medios de vida y vivir en entornos justos y pacíficos con el apoyo de organizaciones locales eficaces.
La Estrategia de País de CRS para Guatemala prioriza seis pilares u objetivos: 1) Supervivencia y prosperidad frente a los desastres; 2) Gestión del riesgo de desastres; 3) Medios de vida dignos y resilientes y paisajes prósperos; 4) Alimentación saludable; 5) Salud y desarrollo de la niñez y 6) Acceso a agua potable.
En todos nuestros programas profundizamos la integración de cinco áreas transversales: 1) Cohesión social e inclusión; 2) Género y programas seguros y dignos; 3) Juventud; 4) Liderazgo local y fortalecimiento de capacidades de nuestros socios y 5) Influencia y escala.
El desarrollo humano integral que inspira e impulsa CRS se basa en una concepción holística, multidimensional y en los Principios Rectores de CRS arraigados en la doctrina social católica, que coloca la dignidad de la persona humana en el centro e imagina un mundo en el que incluso las personas más vulnerables, pobres y marginadas tienen la oportunidad de prosperar en sociedades justas y pacíficas.
Acerca del Proyecto Aprendizaje Para La Vida Fase III (APV):El proyecto Aprendizaje para la Vida (APV) es financiado por el Departamento de Agricultura de Los Estados Unidos (USDA, por sus siglas en inglés) y ejecutado en el departamento de Totonicapán por CRS-USCCB Guatemala y sus cuatro socios: Proyecto de Desarrollo Santiago (PRODESSA), Pastoral Social Cáritas Arquidiócesis de los Altos, Global Communities y Plaza Sésamo. Los enfoques principales del proyecto son la alimentación escolar, las prácticas de salud e higiene en la escuela y la educación en lectoescritura inicial y comprensión lectora en k’iche’ y español.
El proyecto se ha implementado en tres fases, la primera de 2014 a 2016, la segunda de 2017 a 2021, y la tercera, en ejecución actual, de 2021 a 2025. El proyecto ha ampliado su área geográfica de cobertura y la cantidad de escuelas y participantes en cada cambio de fase. Actualmente, tiene intervención en seis de los ocho municipios del departamento de Totonicapán: Momostenango, San Andrés Xecul, San Bartolo Aguas Calientes, Santa Lucía La Reforma, Santa María Chiquimula y Totonicapán. La participación anual en el proyecto actualmente es de alrededor de 92,500 personas, incluyendo a 62,600 estudiantes de preprimaria y primaria de 415 escuelas del sector oficial; 2,660 docentes y directores; 24,160 madres y padres voluntarios preparando alimentación escolar y construyendo infraestructura escolar; 1,300 mujeres embarazadas o lactantes; 1,000 bebés de seis a 23 meses de edad; 580 promotores de alimentación escolar voluntarios y 200 productores locales.
Resumen del PuestoBrindará servicio en la entrega diaria de actividades administrativas y operativas, de manera atenta, efectiva y eficiente en apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Brindará un servicio consistente y de alta calidad y contribuirá a la administración correcta de los recursos para ayudar a asegurar programación de alta calidad.
Responsabilidades del Puesto: Actualización de papelería del proyecto incluyendo gestión semestral del RENAS del personal del proyecto y otros. Realiza los procedimientos involucrados en el manejo de la documentación de APV desde elaboración de cartas, memos, fotocopiado hasta el archivo electrónico y físico de las mismas. Está a cargo de la logística en la organización de reuniones, capacitaciones y actividades realizadas por APV de acuerdo con las diferentes solicitudes del personal técnico. Esto incluye logística digital usando la plataforma Microsoft Teams, u otras plataformas priorizadas por el programa de país/proyecto. Coordina el manejo de correspondencia hacia oficina de CRS-Guatemala, socios e instituciones afines. Elabora y mantiene actualizado un archivo con la información relevante, documentación de respaldo de la adquisición de bienes/servicios, administrativos y otros. Apoya en las actividades correspondientes a los procesos de compras: requisiciones, cotizaciones, autorizaciones, seguimiento a cuadros comparativos, recepción de materiales y pago de los proveedores, adhiriéndose a la plataforma y procesos establecidos de Insight (realizar las recepciones de las compras en los horarios y días establecidos). Socialización del avance de las compras del proyecto con personal de APV. Apoyar a la gerencia en preparar, organizar, editar y revisar los Flashpoints del proyecto y envío a MARCOM. Apoya en la actualización de los perfiles de los socios locales y del proyecto en el Sistema de Manejo de Adjudicaciones SAM (System for Award Management). Apoya a la gerencia del programa en los procesos de comunicación con las organizaciones socias ejecutoras y otras organizaciones cuando se requiera. Actualizar la base de datos con información de contactos de las personas en las organizaciones que tienen relación con las actividades del programa. Apoyar a MARCOM en la revisión de los materiales del proyecto para publicación a través de impresión o reimpresión que estén financiados por USDA, respecto al uso adecuado de los logos, ortografía, colores, tamaños, ubicación, información de branding y marketing de acuerdo a los lineamientos que sean publicados y establecidos por el donante, así como las directrices para eventos públicos. Apoya la logística en reservaciones de vehículos, hospedaje, montaje de salones, toma de fotografías, alimentación y otros eventos y actividades necesarias para el personal de APV, además de visitantes. Recopilación mensual de informes de viaje del personal a áreas de cobertura del proyecto APV y archivo en carpeta compartida con el equipo MEAL para documentación de actividades. Mantener actualizado el inventario de los materiales utilizados para los proyectos. Prepara documentos transaccionales en apoyo de procesos operativos generales y apoya la coordinación del procesamiento de transacciones. Ayuda a mejorar la calidad de redacciones del equipo para historias de éxito, briefs, y otros documentos del proyecto. Traducir documentos y facilitar traducciones para visitas importantes y eventos con participantes internacionales. Recopilación de fotografías del proyecto y actualización de archivo en Flickr y Microsoft Teams. Gestión de la cuenta de Flickr y apoyo a la socialización de los archivos cuando se requiera. Apoyo en capacitación al personal del proyecto en temas de uso de Insight cuando se requiera, tales como liquidación y solicitud de anticipos, liquidación de viáticos, ingreso de hojas de tiempo, uso de los POETS del proyecto. Actualización diaria del archivo digital compartido de control de requisiciones/recepciones de bienes/servicios del proyecto. Revisión de órdenes de compra abiertas pendientes de liquidación para cerrar compromisos existentes. Apoyo en la gestión administrativa de donaciones de bienes del proyecto. Seguimiento con equipo técnico para la entrega notas de recepción de bienes para descargo del inventario. Apoyo en la actualización de inventario de insumos fungibles en la bodega de APV e identificación de necesidades de compra de insumos de oficina. Apoyar en la solicitud de modificación de órdenes de compra asignada en Insight a socios implementadores y proceso administrativos cuando se requiera. Dar seguimiento y reportar sobre cualquier desafío y/o vacío identificado para informar ajustes a planes de implementación y presupuesto. Cumplimiento con políticas y procedimientos, administrativos, contables y de recursos humanos de CRS. Cumplimiento con los principios de la Enseñanza Social de la Iglesia, comportamientos basados en los valores de CRS, Principios de Calidad de Gerencia y de Calidad de Programa.Tomar en cuenta que esta no es una descripción exhaustiva del perfil del puesto; otros apoyos podrán serán requeridos de acuerdo a las necesidades del proyecto
Relaciones Laborales Claves:
Internas: Especialista en gestión de proyectos y operaciones, gerentes y coordinadores de programas. Personal del proyecto APV, gerentes y coordinadores de administración, compras y finanzas. Externas: Directores y coordinadores de proyectos de las organizaciones socios locales.Requisitos del Puesto
Educación y Experiencia:
De preferencia, graduado con licenciatura en administración, auditoría o carrera afín. Título a nivel medio en secretariado bilingüe o perito contador. 2 años de experiencia laboral en un ambiente de oficina desempeñando tareas administrativas y programáticas. Experiencia con una ONG local o internacional. Experiencia trabajando para proyectos de desarrollo. Dominio de principales paquetes de cómputo (Microsoft Office, Word, Excel, PowerPoint, Outlook) Experiencia en preparación de documentos a diversas audiencias.Habilidades Personales:
Capacidad para manejar recursos, procesos, personas y coordinación con instituciones socios. Excelentes habilidades de relaciones interpersonales, de comunicación, inteligencia emocional y servicio al cliente. Alta flexibilidad, dedicación, creatividad y orientación de servicio. Habilidad establecer planes de trabajo y habilidad de organización, priorización y manejo de detalles. Habilidad numérica y financiera. Altas habilidades de comunicación oral y escrita. Proactivo, ingenioso y orientado soluciones y a resultados. Atención al detalle, exactitud y puntualidad en la ejecución de responsabilidades asignadas.Competencias REDI Institucionales (para todo el Personal de CRS):
Estas están arraigadas en la visión, valores y principios guía de CRS y las usa cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr el resultado deseado:
Actúa con Integridad Construye y mantiene la confianza Colabora con otros Abierto al aprendizaje Lidera el cambio Desarrolla y reconoce a otros Mentalidad estratégica Responsabilidad personalIdioma extranjero deseado:
Nivel intermedio en el idioma inglés (deseable).
Disponibilidad para viajar:
20% del tiempo para viajes a campo
Descargo de Responsabilidad: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad,
esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición.
Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de
Niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación. CRS es un empleador que promueve la igualdad
de oportunidades laborales.