Back Asistente Administrativo/a

DEADLINE FOR APPLICATIONS30 October 2024-23:59-GMT-05:00 Colombia Standard Time (Bogota)

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

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WHY JOIN WFP?

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

  TÍTULO DEL CARGO: Asistente Administrativo/a

  UNIDAD: Oficinas de Terreno

  LUGAR DE TRABAJO: Riohacha

  DURACIÓN DEL CONTRATO Un (1) año, prorrogable

  NIVEL: GS-4

  CONTEXTO ORGANIZATIVO:

  El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que PMA brinda al gobierno nacional responden a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores. Las actividades del PMA en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos étnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.

  Estos puestos han de cubrirse en las cinco (5) oficinas de terreno de WFP Colombia (Cali, Cúcuta, Medellín, Pasto y Riohacha) y sus tres (3) oficinas satélites (Arauca, Montería y Quibdó). Los titulares de este puesto desempeñarán funciones de apoyo administrativo en las oficinas de terreno y rendirán cuenta al Jefe de la Oficina a la que sean asignados con supervisión funcional de la Unidad de Administración y Finanzas en Bogotá.

  En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisión mínima. Los titulares deben realizar un trabajo organizado y preciso, encargándose de actividades específicas de apoyo operativo y administrativo. Cabe también la posibilidad de que proporcionen orientación sobre prácticas estándar a funcionarios menos experimentados en su esfera de actividad.

  FINALIDAD DEL PUESTO:

  Llevar a término procesos de apoyo operativo y administrativo estándar en relación con una esfera profesional específica, con el fin de facilitar la prestación eficaz de servicios.

  En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisión mínima. Los titulares deben realizar un trabajo organizado y preciso, encargándose de actividades específicas de apoyo operativo y administrativo. Cabe también la posibilidad de que proporcionen orientación sobre prácticas estándar a funcionarios menos experimentados en su esfera de actividad.

  RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

  • Reunir información destinada claramente a servir de base para la redacción de documentos y la preparación de informes por parte de otros miembros del personal.
  • Responder a consultas y remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes.
  • Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas y financieras ordinarias en diversas esferas funcionales, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.
  • Prestar servicios de revisión y corrección de documentos estándar, para contribuir a la elaboración de documentación exacta.
  • Encargarse del mantenimiento de los sistemas y archivos estándar establecidos para garantizar que la información sea precisa y esté fácilmente disponible para la función de que se trate.
  • Detectar discrepancias sencillas en las estadísticas y los datos, como información faltante, y comunicarlas a funcionarios de categoría superior para ayudar a los clientes a realizar su trabajo.
  • Encargarse de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de información precisa en los sistemas institucionales.
  • Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas ordinarios de apoyo operativo a los colegas menos experimentados para velar por que los servicios se presten de forma coherente y de acuerdo con los requisitos establecidos.
  • Trabajar con una gran variedad de personas, recabando retroinformación, cuando proceda, para ayudar en la prestación de apoyo operativo al personal.

    OTROS REQUISITOS DEL PUESTO

    • Cargar la información de facturación y procesar los recibos de bienes y servicios en los sistemas corporativos (ITS y Wings) de acuerdo con políticas de la organización.
    • Llevar un adecuado control de los contratos administrativos y llevar a cabo los procesos de compras requeridas en la Oficina de Terreno de acuerdo con el plan de gastos para el normal desarrollo de las acciones implementadas, garantizando la transparencia y cumplimiento de las normas y procedimientos del WFP.
    • Cumplir los estándares operativos de viajes de misiones a terreno de sus colegas de equipo y brindar apoyo logístico requerido, de manera oportuna y en cumplimiento a las normas y procedimientos del WFP.
    • Hacer seguimiento a la asignación y movimientos de activos, bienes y equipos de la OT, implementando los mecanismos de control y reporte conforme a las normas y procedimientos corporativos.
    • Administrar la caja menor y recursos (fund reservation) bajo el principio de honestidad y responsabilidad, efectuar reembolsos oportunamente y arqueo de caja mensualmente y cumplir con el arqueo aleatorio semestral auditado por el/la Jefe de la Oficina de Terreno.

      Formación:

      Finalización del ciclo de educación secundaria. Deseable, estudios postsecundarios en temas administrativos, contables o afines a las funciones del cargo.

      Experiencia:

      Cuatro (4) años como mínimo de experiencia con responsabilidades cada vez mayores en la esfera operativa correspondiente, y experiencia en tareas administrativas de carácter general.

      📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐

      ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

      Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.). Conocimientos avanzados en hojas de cálculo y paquetes de bases de datos

      Experiencia en el manejo de sistemas de gestión basados en la web, preferiblemente SAP.

      Conocimientos:

      • Conocimiento de las tareas y métodos de trabajo cotidianos con el fin de finalizar los procesos con supervisión mínima.
      • Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas.
      • Capacidad para detectar discrepancias de datos y resolver los problemas que requieren atención.
      • Capacidad para ofrecer orientación o capacitación básica en el puesto de trabajo al personal subalterno.
      • Conocimiento y entendimiento del enfoque de género y protección es deseable
      • Conocimiento general de las políticas, normas, reglamentos y procedimientos del sistema de las Naciones Unidas en el área de administración y finanzas, será valorado positivamente.

        Idiomas:

        Dominio del español. Deseable conocimiento intermedio de inglés.

        WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

        WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

        Click here to access WFP Leadership Framework

        REASONABLE ACCOMMODATION

        WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.

        NO FEE DISCLAIMER

        The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

        REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

        • We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

        • Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

        • Please make sure you upload your professional CV in the English language

        • Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

        • Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

        • Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application

        • Only shortlisted candidates will be notified

          All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

          
          No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.