Marco organizativo
La Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO) como agencia de implementación de proyectos con diversos donantes, como el Fondo para el Medio Ambiente Mundial (FMAM; GEF, por sus siglas en inglés), del Fondo Verde del Clima y otros, ejecuta proyectos a lo largo del país en diversas temáticas La Oficina de la Representación cuenta actualmente con una cartera de proyectos, en su mayoría de donantes GEF y GCF. Dentro de esta cartera se incluyen proyectos como el GEF de Agricultura Regenerativa, que se encuentra en fase de inicio y requieren apoyo administrativo para la gestión oportuna y eficiente de los procesos vinculados a contrataciones, viajes y otras acciones administrativas necesarias para su adecuada ejecución y puesta en marcha. De igual modo, la Oficina de la Representación requiere soporte administrativo y operativo para la realización de las tareas diarias de revisión y gestión necesarias para el adecuado funcionamiento.
Dependencia jerárquica
El/La asistente estará bajo la supervisión del Representante de FAO en Chile y de la Asociada de Programa.
Campo de especialización
El/La Asistente Administrativo tiene como objetivo, basado en el conocimiento de las condiciones locales, la cultura, y las instituciones del país de asignación (Chile), garantizar la implementación y coordinación fluida de los proyectos en términos administrativos y financieros, además de atender y dar seguimiento a los asuntos administrativos de la Representación.
Tareas y responsabilidades
• Llevar a cabo y coordinar todos los procesos administrativos y logísticos de proyectos que incluyen: preparación de viajes, contratos de consultores, compras, pagos, etc.
• Apoyar a los consultores y contrapartes de los proyectos en la organización de seminarios y talleres.
• Apoyo en la elaboración del plan de adquisiciones del proyecto.
• Participar en la elaboración de criterios de selección para la adquisición de servicios y bienes.
• Asegurar que todas las acciones administrativas se hagan en estricto cumplimiento de las normas FAO.
• Proporcionar información administrativa a tiempo, para la toma de decisiones por parte de la Coordinación del proyecto, equipo de proyecto, y Oficina de FAO Chile
• Apoyo en el control de presupuesto y revisión del plan de trabajo de los proyectos.
• Apoyo en la preparación de tablas de presupuesto de los documentos de proyectos y todos los subproductos relacionados al mismo.
• Apoyar en la elaboración de revisiones presupuestarias cuando sea necesario.
• Elaborar las solicitudes de acción de personal del proyecto tales como contratos, extensiones y enmiendas, vacaciones, etc.
• Elaboración de procesos de pago.
• Resguardar de forma organizada y entendible la documentación que respalde todos los procesos administrativos del proyecto en FPMIS
• Apoyo en tareas administrativas de la Representación, seguimiento del mail FAO Chile, preparación respuesta a invitaciones a eventos, actividades, reuniones con autoridades, etc.
• Apoyo en tareas secretariales que requiera el Representante Regional Adjunto y Representante de Chile, como revisión de agenda y respuesta de correos.
• Desarrollar otras tareas según se requiera
LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS:
Requisitos mínimos
• Título universitario/Diploma técnico en un campo relacionado con administración, relaciones públicas, comunicación y secretarial.
• Tres años de experiencia relevante en administración.
• Conocimiento práctico (nivel C) de español y nivel medio de inglés.
• Nacional de Chile
Competencias fundamentales de la FAO
• Enfoque basado en los resultados
• Trabajo en equipo
• Comunicación
• Establecimiento de relaciones eficaces
• Intercambio de conocimientos y mejora continua
Criterios de selección
• Conocimiento de la Organización.
• Experiencia comprobada en el área de trabajo.
• Capacidad comprobada para realizar trabajos en equipo y para establecer relaciones de trabajo con instituciones de gobierno central, gobiernos locales y otras organizaciones.
ADDITIONAL INFORMATION
FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview meeting, processing)Applications received after the closing date will not be acceptedPlease note that FAO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU) / United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed at http://www.whed.net/ For additional employment opportunities visit the FAO employment website: http://www.fao.org/employment/home/en/ Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, and security clearances.