DEADLINE FOR APPLICATIONS5 November 2025-23:59-GMT-05:00 Colombia Standard Time (Bogota)
WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.
ABOUT WFP
The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.
At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.
To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.
WHY JOIN WFP?
WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).
TÍTULO DEL CARGO: Asistente Administrativo de Viajes
TIPO DE CONTRATO: Service Contract (SC)
UNIDAD: Programas
LUGAR DE TRABAJO: Bogotá, D.C.
DURACIÓN DEL CONTRATO: Seis (6) meses. Renovación sujeta a desempeño y fondos disponibles
NIVEL DE REMUNERACIÓN: SC4
ANTECEDENTES Y PROPOSITO DE LA ASIGNACION:
El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que PMA brinda al gobierno nacional responden a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores. Las actividades del PMA en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos étnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.
La orientación estratégica y las actividades propuestas en la Estrategia de País responden a los objetivos de desarrollo sostenible (ODS) 2 y 17 y a los retos que actualmente enfrentan las poblaciones más vulnerables y los gobiernos locales en Colombia. La Estrategia de País contribuye a la construcción de paz, la reintegración y el mejoramiento de los medios de vida de las personas más vulnerables.
Bajo la supervisión del/la Asociado/a de Información, Monitoreo y Registro o el designado, el asistente de viajes será responsable de apoyar eficientemente los procesos administrativos, financieros y operativos generales, necesarios para dar el soporte a la ejecución del convenio mediante el uso óptimo de los recursos disponibles bajo los principios de participación, respeto, convivencia, igualdad y equidad de género.
RESPONSABILIDADES:
1. Tramitar los viajes que le sean asignados, asegurando el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
2. Gestionar el pago de tiquetes, viáticos, anticipos, reembolso y demás gastos relacionados con viajes de los procesos que le sean asignados.
3. Hacer seguimiento a la legalización de gastos de viaje y transporte no convencional, asegurando que se realice dentro del mes correspondiente y no exceda los 30 días calendario.
4. Revisar las facturas pendientes de pago, identificar y reportar discrepancias, y realizar el seguimiento necesario para asegurar que el pago se efectúe dentro del plazo establecido.
5. Actualizar de forma continua la base de datos de gastos de viaje, con el fin de elaborar informes quincenales y mensuales que incluyan análisis cuantitativos y cualitativos de la información.
6. Monitorear los vencimientos de las MPO (Micro Purchase Orders) y emitir alertas correspondientes.
7. Controlar el inventario de elementos consumibles de oficina, promoviendo su uso racional.
8. Brindar apoyo logístico para la realización de eventos y reuniones, conforme a los protocolos establecidos.
9. Coordinar y supervisar los servicios de mensajería y envíos a nivel nacional.
10. Participar en la planificación y seguimiento semanal de actividades, alineadas con los objetivos definidos por la supervisión.
11. Atender consultas de clientes internos y externos, escalándolas cuando sea necesario para garantizar una respuesta oportuna.
12. Gestionar documentación y actuar como enlace administrativo con la oficina central, facilitando la optimización de actividades.
13. Mantener los sistemas estándar de archivos, registro de correspondencia, mensajes y llamadas telefónicas asegurando la disponibilidad y precisión de la información.
14. Apoyar el registro de información en los sistemas corporativos.
15. Las demás que le sean asignadas relacionadas con su cargo.
CALIFICACIONES Y EXPERIENCIA REQUERIDA:
Educación:
Finalización del ciclo de educación secundaria. Deseable, título profesional en ciencias administrativas, contables, económicas, financieras o afines a las funciones del cargo.
Experiencia Específica:
Cuatro (4) años de experiencia progresiva en administración, gestión de viajes, manejo de viáticos, cartera y trabajo administrativo de oficina.
Conocimientos intermedios en hojas de cálculo y paquetes de bases de datos.
Idiomas:
Fluidez en español y deseables conocimientos intermedios de inglés.
WFP LEADERSHIP FRAMEWORK
WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.
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REASONABLE ACCOMMODATION
WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact: global.inclusion@wfp.org
NO FEE DISCLAIMER
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION
We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
Please make sure you upload your professional CV in the English language
Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
Only shortlisted candidates will be notified
All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.
No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.