Description du poste
L’assistant(e) administratif(ve)
CONTEXTE
FHI 360 est une organisation de développement mondial qui adopte une approche rigoureuse du développement humain, fondée sur des données probantes. Notre équipe de professionnels comprend des experts dans les domaines de la santé, de la nutrition, de l'éducation, du développement économique, de la société civile, de l'environnement et de la recherche. FHI 360 opère à partir de plus de 60 bureaux et emploie plus de 4 000 personnes aux États-Unis et dans le monde entier. Notre engagement en faveur de partenariats à tous les niveaux et notre approche multidisciplinaire nous permettent d'avoir un impact durable sur les personnes, les communautés et les pays dans lesquels nous travaillons en améliorant la vie de millions de personnes. Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour le poste d’assistant(e) administratif(ve), poste basé à Farafangana.
Description du projet
L'objectif du projet FIANTSO est de combler les lacunes des enseignants en matière de connaissances de contenu et d'améliorer le développement professionnel des enseignants dans la région mal desservie d'Atsimo Atsinanana à Madagascar. Le projet renforcera les initiatives Lova existantes, en se concentrant sur l'amélioration de la mise en œuvre du nouveau programme national pour le malgache et les mathématiques, tout en abordant les défis importants posés par la faible compétence des enseignants et l'accès limité à une formation de qualité. Ce projet se déroulera à Madagascar pour une durée prévue de 1,5 ans.
Description du poste
L’assistant(e) administratif(ve) travaillera sous la direction du Responsable des opérations et des finances et sera en étroite collaboration avec le personnel du département opérationnel du projet.
L’assistant(e) administratif(ve) exécutera une variété de tâches administratives et de bureau. Le poste exige une connaissance des politiques et procédures organisationnelles et départementales afin de communiquer des informations concernant les programmes et les services. Les tâches accomplies peuvent inclure la préparation de documents et de rapports, la bureautique, la compilation de dossiers, l'organisation et le classement des documents, la publication d'informations, l'accueil et l’orientation des visiteurs, la distribution du courrier et la photocopie. La gamme de fonctions comprend, mais sans s'y limiter, la collecte et la vérification des données, le résumé et la vérification des informations ou données financières, la revue et le traitement ainsi que l'inventaire.
Il/elle sera amené(e) à gérer et exécuter des fonctions administratives complexes et confidentielles pour assurer le bon déroulement des opérations exécutives et à fournir un soutien administratif et de secrétariat pour le projet.
Responsabilités générales du poste
Gérer toutes les correspondances entrantes et sortantes.
Maintenir / mettre à jour les calendriers de l'équipe de la haute direction, les rendez-vous et les réunions.
Aider aux procédures de passation de marché du projet.
Suivre les paiements des factures transmises à la comptabilité.
Communiquer avec le personnel interne et externe selon les besoins.
Rédiger la correspondance et les rapports demandés. Enregistrer les procès-verbaux des réunions et les diffuser parmi le personnel du bureau de pays. Gérer les dossiers et les dépôts de bureau, le cas échéant.
Aider l'équipe des opérations à fournir un soutien logistique pour les ateliers et les formations.
Fournir un soutien logistique.
Préparer et tenir à jour la documentation, les plans, les rapports, les calendriers, les bases de données, les feuilles de calcul, les journaux, etc. pour soutenir les fonctions.
Assister dans la traduction des documents.
Effectuer des tâches supplémentaires comme assignées par la direction.
Il/Elle assurera des tâches de soutien administratif, programmatique et logistique au projet et servira de ressource pour l'assistance administrative.
Qualifications requises
Bachelor Degree en administration des affaires ou son équivalent reconnu.
Connaissance des compétences administratives et/ou de secrétariat indispensable.
Minimum 3 ans en tant qu’assistant(e) administratif(ve), de préférence dans une grande organisation complexe.
Compétences considérables en communication orale et écrite.
Capacité à communiquer efficacement et avec tact avec tous les niveaux du personnel, les représentants des donateurs et des organismes collaborateurs, des personnes de cultures diverses et le public.
Capacité à négocier avec tact.
Initiative et discrétion dans le jugement et la gestion des questions confidentielles, des documents et des questions sensibles.
Maîtrise des compétences en secrétariat, y compris la grammaire, l'orthographe et la relecture.
Maîtrise des logiciels Word, PowerPoint et Excel.
Capacité à travailler de manière autonome et à organiser, coordonner et traiter efficacement les affectations de travail, tout en accordant une attention au détail.
Avec une supervision minimale, gérer efficacement le flux de travail à volume élevé.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à définir des priorités.
Capacité à gérer une charge de travail exigeante.