Poste : Coordinateur Administration
Grade : 7
Superviseur Direct: Head of Support Soudan
Superviseur Technique : HR/Admin Manager Tchad
Supervise : Admin Officier
Département : HR/ Administration
Lieu d’affectation : N’Djamena
Déplacement : 30%
Type et durée de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD), 06 mois renouvelables,
Contexte
En avril 2023, un conflit de vaste échelle a éclaté au Soudan, provoquant un déplacement massif dans tous les pays limitrophes. Le Tchad a accueilli jusqu'à présent plus de 720 000 réfugiés soudanais et 220 000 rapatriés tchadiens, soit environ 20% de la population déplacée totale. Depuis le début, la population fuyant la guerre a trouvé une première sécurité le long des zones frontalières avec le Darfour, puis a été progressivement relocalisée dans des camps de réfugiés dans les trois provinces de l'Est.
NRC contribue à la réponse d'urgence en fournissant une assistance à la population refugiée relocalisée dans les nouveaux camps de Ouaddaï, notamment Metche, Ourang et Arkoum. L'intervention proposée se focalisera sur une programmation intégrée dans les secteurs où NRC peut apporter une valeur ajoutée, Abris, Education, ICLA.
En même temps NRC a redémarré ses operations au Darfour, en réponse d’urgence aux déplacements internes, ainsi à la situation de famine qui perdure. Actuellement le staff expatrie qui travaillent au Darfour sont obligés de passes par le Tchad pour y accéder aux opérations humanitaires.
NRC est à la recherche Coordinateur Administration, motivé engagé et qualifié qui contribuera activement à gérer les activités opérationnelles Admin du bureau de NRC Soudan de manière anticipée pour donner un support à la mise en œuvre des projets en lien avec la stratégie pays.
Rôle et responsabilitésL’objet du poste de Coordinateur Administration est responsable de la coordination des activités de la gestion administrative de l’équipe du Soudan.
Responsabilités générales :
Implémente les systèmes et procédures Admin pour NRC SoudanS'assure de l'adhérence aux politiques, manuels, directives NRC et aux exigences des donateurs.Prépare et soumet les rapports et analyses.Apporte un appui technique au Managers et s'assure que l'équipe de l’Administration soit formée.Veiller au classement et à l’archivage électronique (sur SharePoint) approprié des documents administratifs clés. Encadre et gère l'équipe Administration.Responsabilités spécifiques :
S’assure que les trackers Admin sont à jour et fait des alertes au besoin à l’Officier Admin d’Adre. Supervise la gestion des vol UNHAS avec l’Officier Admin d’Adre pour l’équipe du Soudan et responsable réservation vol,hotel pour la zone de N’djamena . Suit la gestion et l'organisation des réunions / ateliers à N'Djamena de manière efficace pour le Soudan au besoin Suivre avec le HR/A Manager les formations et le plan de renforcement de capacité du personnel en charge de l’Administration. Préparation Welcome pack pour visiteurs sur N’djamenaEst responsable de la liaison avec les services publics de l’état à N'Djamena : SPONGAH, CNAAR, MATBG, ministère de la Sécurité, ministère de l’Immigration et émigration, etc. Supervise et appui l’Officier Admin d’Adre dans la gestion administrative du personnel international et des visiteurs dans l’obtention des visas et tous autres dossiers administratifs pour le compte du Soudan.Participe si nécessaire aux réunions administratives inter-ONG et autres réunions pertinentes à N’djamena .Assiste à la gestion des contrats de bail du Soudan (paiement loyers, résiliation, renouvellement)Responsable du vetting des entreprises et responsables avec qui NRC Soudan a des relations contractuelles . Préparer les documents de paiement admin pour la zone de N’djamena et s'assurer qu'ils sont soumis aux Finances.Redige ou revise les correspondances administratives soumis au superieur hierachique avant signature. Responsable de la compilation de tous les contrats Admin avec les tiers (Contrat de bail, etc.)Supervise l’Officier Admin et supervise techniquement l’Assistant AchatResponsable de la gestion de tous les contrats avec les prestataires pour l’équipe du Soudan (loyer, les sociétés de gardiennage, nettoyage, etc.) en collaboration avec la Logistique ;Veille au bon déroulement des activités admin récurrentes sur N’djamena (réservations vol, Hôtel, organisation des séminaires, réunion et ateliers interne et externes...)Accompagne dans la gestion du personnel de nettoyage et gardiennage, Flotte pour les nationaux et internationaux, des Guest house pour l’équipe du SoudanEtablir les contrats de prestations et mise à jour de la base de donnéesEst garant de l’archivage correcte des documents administratifs. Compétences1. Compétences professionnelles
Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.
Compétences professionnelles générales :
Titulaire d'au moins une licence (Bac +3) en Administration, droit public, ou tout autre diplôme équivalentAu minimum 2 années d’expérience à un poste similaire en milieu humanitaire ou une année d’expérience en tant que Coordinateur Administration ou 02 ans en tant qu’Officier Administration dans un contexte humanitaire.Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.Résultats avérés sur les responsabilités du poste.Connaissance de son style/profil de dirigeant.Maîtrise du français, de l’anglais et l’arabe local à l’écrit comme à l’oral.Bonne connaissance des outils informatiques (Excel/ word ) Internet et autres logiciels.Expérience en tant que formateurBonne maitrise de la législation du travail en vigueur en lien avec le domaine administratif The Norwegian Refugee Council (NRC) is a global humanitarian organisation helping people forced to flee. Join us in assisting millions of people in areas where others cannot, tackling some of the world's most dangerous and difficult crises. Bring your skills and dedication to an organisation recognised for providing high quality aid and for defending the rights of refugees and internally displaced people. At NRC, we give responsibility to employees at all levels and foster professional growth and innovative teams. You can expect a supportive culture and an open dialogue with management. We are committed to diversity, equity and inclusion. Together, we save lives and rebuild futures. Safeguarding is central to NRC’s work. We expect all employees to: • treat everyone with respect and dignity • contribute to building a safe environment for all • never engage in any form of exploitation, harassment and specifically sexual exploitation, abuse and sexual harassment (SEAH) • always report. NRC has a zero-tolerance approach to inaction against exploitation, abuse and SEAHAt NORCAP, we work to better protect and empower people affected by crises and climate change. With expertise in the humanitarian, development and peacebuilding sectors, we collaborate with local, national and international partners on finding solutions to meet the needs of people at risk. NORCAP is part of the Norwegian Refugee Council.