Grade: G5
No. du poste:GENEVA/GS/2023/19
Date de publication: 12 décembre 2023
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 15 janvier 2024
Job ID: 11469
Département: GOVERNANCE
Unité: DIALOGUE
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée
Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.
Peuvent participer:
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.
*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 77 571 CHF par an.
Le poste est à pourvoir au sein de l’Unité du dialogue social et du tripartisme (DIALOGUE) du Département de la gouvernance et tripartisme. Le mandat général de l'unité DIALOGUE est d'aider les États membres à établir et à renforcer les cadres institutionnels et juridiques du dialogue social et de la coopération tripartite entre et parmi les gouvernements et les organisations représentatives d'employeurs et de travailleurs, à renforcer la capacité des acteurs du dialogue social et à accroître le rôle et l'impact du dialogue social et du tripartisme dans la conception des politiques du travail, économiques et sociales en vue de faire progresser la justice sociale et le travail décent pour tous.
Le/la titulaire de ce poste fournit un ensemble de services d’appui administratif aux membres de l’unité DIALOGUE. Ces services sont fournis dans divers domaines : appui administratif, finances, organisation de voyages et réunions, site internet. Le/la titulaire veille à l’application rigoureuse des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies pour recommander la marche à suivre dans le(s) domaines qui relève(nt) de sa compétence.
Le (la) titulaire travaille sous la supervision du chef de DIALOGUE.
1. Assurer la préparation, le traitement d’actions administratives telles que des actions du personnel (PA), des autorisations de voyage (TA), des bons de commandes (PO), des contrats de collaborateurs(trices) extérieurs(es), des contrats de service pour le budget régulier et les projets de la coopération pour le développement, en vérifiant que les informations sont conformes aux normes applicables. Entrer des données complètes dans le Système intégré d’information sur les ressources (IRIS). Assurer le suivi avec les services administratifs concernés pour leur traitement.
2. Contrôler la qualité des documents sortant (mise en forme, grammaire, style et respect des normes applicables). Suivre le processus de publication à différents niveaux en consultation avec les spécialistes de l’unité. Préparer les demandes de numéro ISBN pour les couvertures de rapports et autres publications. Assurer la liaison avec les différents services et unités techniques de l'Organisation pour la livraison et l'impression des publications dans les délais impartis.
3. Actualiser la page Web de l’unité. Mettre à jour des informations telles que les publications des unités, la liste des membres du personnel au siège et sur le terrain et toute autre information importante concernant le travail de l’unité.
4. Se tenir informé(e) de l’évolution des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives administratives, et en informer le personnel en lui fournissant de plus amples précisions selon les besoins.
5. Accomplir et/ou coordonner d’autres tâches administratives générales, comme celles relatives aux registres des présences et des absences, la gestion du stock des documents et publications de l’unité.
6. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.
Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:
1. Mener à bien toutes les opérations nécessaires afin d’autoriser et d’effectuer les dépenses au titre des différentes sources de financement, notamment effectuer les calculs, demander des fonds et régler les paiements.
2. Maintenir et actualiser les bases de données relatives aux opérations administratives susmentionnées.
3. Contrôler la comptabilité de l’unité de travail concernant les engagements et les dépenses et procéder aux ajustements nécessaires pour optimiser l’utilisation des ressources. Maintenir des systèmes de suivi, de surveillance et/ou d’information comptable relatifs aux engagements et aux dépenses.
4. Maintenir et concilier une série de registres et de dossiers administratifs. La titulaire ou le titulaire peut être amené(ée) à agir en qualité de contrôleur/contrôleuse des dépenses engagées pour l’unité de travail.
5. Fournir un appui administratif à l’occasion de réunions et de séminaires organisés à Genève et ailleurs. Ce soutien comprend la préparation des budgets, la coordination des voyages et du logement des participants, le paiement de DSA, le recrutement, la rétribution des intervenants et la rédaction de la correspondance y relative.
6. Initier les actions pertinentes concernant le recrutement ou la mutation de membres du personnel, d’experts et de consultants. Ces activités impliquent la saisie des informations contractuelles dans une base de données, la rédaction de la correspondance et l’actualisation des dossiers.
7. Mettre les membres du personnel, les experts et/ou les consultants au courant des procédures administratives. Répondre aux questions qui émanent de l’organisation comme de l’extérieur. Participer à des réunions internes afin de fournir des informations sur des questions administratives.
8. Rédiger les rapports et la correspondance relatifs aux attributions susmentionnées.
9. Participer à la mise au point de procédures administratives assistées par ordinateur.
Avoir achevé ses études secondaires.
Au moins cinq ans d’expérience pertinente.
Excellente maîtrise de deux langues de travail (français, anglais, espagnol) de l’Organisation.
En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
Aptitudes professionnelles – Connaître les dispositions réglementaires propres au domaine de spécialisation (finances, personnel, relations, publications). Bonne maîtrise des procédures administratives et des principes comptables. Aptitude à rechercher et à extraire des informations à partir de bases de données et à répertorier des rapports. Bonne maîtrise des programmes informatiques et des progiciels pour la réalisation de diverses tâches administratives. Bonnes aptitudes rédactionnelles et de communication. Aptitude à établir et entretenir des relations professionnelles efficaces avec les fonctionnaires de toutes les classes et aussi avec les mandants et les représentants des institutions partenaires. Aptitude à travailler précisément avec des données administratives et parfois sous pression. Capacité à établir des priorités lors de l'accomplissement de tâches multiples. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.