Bajo la supervisión directa de el/la Operations Associate de la Unidad de Movilidad Internacional y Operaciones de Movimientos, el/la Asistente de Programa será responsable de ejecutar las funciones vinculadas a temas operativos y administrativos dentro de la Unidad, que se detallan a continuación:
1. Gestionar la movilidad aérea y terrestre de las personas beneficiarias, consultores, invitadas/os y personal de la OIM México, a través de las plataformas disponibles dentro de la Organización como AMADEUS, Implant Virtual, Call Center y Sitios oficiales de línas de autobús y aerolíneas.
2. Realizar los procesos administrativos correspondientes a los traslado aéreos y terrestres y registro en base de datos y sistema interno, así como la entrega de expedientes a supervisor y Unidad de Administación y Finanzas.
3. Realizar la gestión, dar seguimiento y registro a cancelaciones, reprogramaciones y cambios de los itinerarios aéreos y terrestres de consultores y miembros del staff de OIM México.
4. Llevar a cabo el control, actualización, resguardo de la base de datos y archivo tanto del boletos aéros y terrestres de personal de OIM, así como consultores y población beneficiaria.
5. Completar la información referente a la emisión de boletaje en los reportes semanales enviados por proveedores.
6. Entregar expedientes de boletos aéreos / terrestres, así como validación de facturas, en tiempo y forma a supervisor para conciliación y pago a proveedores.
7. Brindar orientación y atención directa a beneficiarios del Programa Facilitated International Travel for Students (FIT por sus siglas en inglés), así como a los beneficiarios de otros programas de la OIM en México.
8. Recibir, acusar de recibido y archivar los documentos enviados por personas beneficiariass, en tiempo y forma, en versión física y electrónica.
9. Realizar reservaciones áreas y emitir boletos aéreos a través del sistema AMADEUS, bajo los convenios de la OIM con las aerolíneas a nivel global.
10. Realizar los procesos administrativos referentes a las reservas y boletos aéreos emitidos (registros en MiMOSA y en ATOMS)
11. Apoyar en la vinculación con Universidades y Gobiernos locales, así como participación en ferias para difusión del Programa FIT for Students y la colaboración conjunta para el mismo.
12. Revisar y mantenerse actualizado en información referente a rutas aéreas, suspensión o activación de nuevas opciones y alternativas de traslado de los programas de OIM.
13. Otras funciones asociadas y relevantes para la correcta ejecución de los Proyectos que le sean asignados por supervisor conforme a las necesidades del puesto.
Education
Licenciatura en Turismo, Relaciones Internacionales, Comunicación, Humanidades o afines, o, bien, experiencia demostrada en alguna de estas áreas.
Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database. Experience
El marco de competencias de la OIM se puede consultar en este enlace. Las competencias se evaluarán durante el proceso de selección.
Valores - Todos los miembros del personal de la OIM deben respetar y demostrar estos valores:
Inclusión y respeto por la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Fomenta la diversidad y la inclusión.
Integridad y transparencia: Respeta estrictas normas éticas y actúa de manera coherente con los principios, reglas y normas de conducta institucionales.
Profesionalidad: Demuestra capacidad para trabajar de manera serena, competente y comprometida y afronta con buen juicio los retos diarios.
Coraje: Da muestras de voluntad para posicionarse en relación con cuestiones de importancia.
Empatía: Demuestra capacidad para ponerse en el lugar de los demás, hace que las personas en su entorno se sientan seguras, respetadas y tratadas con justicia.
Competencias básicas - indicadores de comportamiento (Nivel 1)
Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve una colaboración eficaz en todas las instancias para lograr objetivos compartidos y optimizar los resultados.
Logro de resultados: Produce y logra resultados de calidad de manera oportuna y orientada a la prestación de servicios. Encamina sus esfuerzos a la acción y está comprometido con el logro de resultados.
Gestión e intercambio de conocimientos: Busca continuamente oportunidades para aprender, compartir conocimientos e innovar.
Rendición de cuentas: Hace suya la consecución de las prioridades de la Organización y asume la responsabilidad de las acciones propias y del trabajo delegado.
Comunicación: Alienta y facilita una comunicación clara y abierta. Explica asuntos complejos de manera informativa, inspiradora y motivante.
Notes