Antecedentes del puesto
El UNFPA es el principal organismo de las Naciones Unidas para conseguir un mundo en el que todos los embarazos sean deseados, todos los partos sean seguros y todos los jóvenes desarrollen su potencial. El plan estratégico del UNFPA (2022-2025), reafirma la relevancia de la actual dirección estratégica del UNFPA y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas evitables; acabar con las necesidades insatisfechas de planificación familiar; y acabar con la violencia de género y las prácticas nocivas. Estos resultados recogen nuestros compromisos estratégicos para acelerar el progreso hacia la realización de la CIPD y los ODS en la Década de Acción que conduce a 2030. Nuestro plan estratégico hace un llamamiento a los Estados Miembros de las Naciones Unidas, a las organizaciones y a las personas para que \"avancen mejor\", al tiempo que abordan las limitaciones en el acceso de las mujeres y las niñas a la salud sexual y reproductiva y a los derechos reproductivos.
En un mundo en el que los derechos humanos fundamentales están en peligro, necesitamos personal con principios y ética, que apropie estas normas y estándares internacionales, y que los defienda con valentía y plena convicción.
El UNFPA busca candidato/as que transformen, inspiren y ofrezcan resultados sostenidos y de gran impacto; necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la forma de gestionar los recursos que se le confían y que se comprometa a ofrecer resultados de excelencia en los programas.
El UNFPA en Colombia requiere para su equipo un/a Asistente Programa que brinde soporte a los diferentes procesos administrativos del Programa que se generan en la operación de sus acciones de áreas y de proyectos así como apoyo administrativo, financiero y logístico en general a la Oficina de país.
3. Responsabilidades del puesto
Apoyará la gestión eficaz de las actividades administrativas del programa del UNFPA. Demostrará un enfoque orientado al cliente y a los resultados para interpretar las normas, los procedimientos y las directrices en relación con los procesos administrativos y programáticos, al tiempo que prestará apoyo y orientación a la oficina en el país (CO) y a los proyectos apoyados por el UNFPA:
Asistir a los Asesores/Coordinadores y demás consultores del área en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades, en aspectos contractuales, de viajes, adquisiciones, socios implementadores, entre otros. Asistir con el ingreso de requerimientos operativos de programa/planes de trabajo bajo la ejecución nacional en términos de personal, subcontratos, equipos, becas, giras de estudio y otros eventos relativos a programa y planes de trabajo para facilitar la ejecución de estos. Asistir en el seguimiento y control presupuestal de los recursos propios de áreas y de proyecto que sean ejecutados. Capacitar y supervisar la ejecución financiera encomendada a los Asistentes de Proyecto. Asistir en las acciones administrativas propias del programa para la movilización de recursos. Apoyar en la elaboración de Términos de Referencia asociados. Revisar procesos documentales propios y de proyecto garantizando el correcto cumplimiento de las normas y procedimientos del UNFPA. Participar en la cotización, organización y ejecución de eventos menores a USD <5.000 Elaboración de TDRS para órdenes de compra y contratos CSP nacionales y servicios hasta por la suma de USD$99.999 Ingreso de requisiciones, órdenes de compra, expedición de recibos y/o generación de invoice, según perfil en Quantum. Revisión de procesos y pagos generados por asistentes de proyecto y elaboración de propios concernientes a apoyos directos de las áreas. A cargo del reporte, mantenimiento y limpieza de requisiciones y órdenes de compra ingresadas en el Quantum. Mantener actualizado dentro de la carpeta compartida el registro de órdenes de compra de los planes de trabajo ingresados en el Quantum. Acompañar a las áreas y proyectos en procesos de viajes en la plataforma UNALL. Participar y orientar al personal de proyecto en las normas y procedimientos del UNFPA. Orientar al personal de proyecto en requerimientos referentes a normas y procedimientos del UFNPA. Concertar citas y organizar viajes oficiales del (la) supervisor(a) y asesores a cargo y llevar su agenda; responder consultas con discreción. Recibir y seleccionar la correspondencia, anexando los antecedentes necesarios, así como mantener un sistema de seguimiento. Mantener al día los archivos físicos y/o digitales de documentos y correspondencia del área. Apoyar con el levantamiento de información referente a nombres, direcciones y teléfonos de ministerios y oficinas de gobierno, ONGs, representantes de entidades nacionales e internacionales con quienes se tienen relaciones en el área. Traducir documentos y correspondencia. Podría servir eventualmente de intérprete. Preparar material y resúmenes para uso de su supervisor(a) y asesores a cargo durante sus viajes oficiales o reuniones especiales. Seleccionar y redactar resúmenes y buscar información. Entrenar y dar inducción a nuevos asistentes y personal de apoyo y orientarlos sobre procedimientos de la oficina. Preparar borradores de correspondencia no sustantiva. Transcribir correspondencia, documentos y reportes, etc., utilizando las aplicaciones de MS Office, algunos de ellos de carácter confidencial, asegurando que la ortografía, la puntuación y la estructura, sean correctas. Brindar apoyo logístico para las diferentes reuniones organizadas por el área y redactar Actas de Comités Técnicos. Preparar y tramitar solicitudes de viajes tanto internos como externos, Security Clearances y legalizaciones del equipo del área. Garantizar que todos los apoyos brindados, se rigen por las normas y procedimientos del UNFPA. Desarrollar sus actividades respetando la estricta confidencialidad de los procesos. Deberá garantizar conocer las normas y procedimientos del UNFPA en el ejercicio de sus funciones. Realizar otras labores, relativas al cargo asignadas, por el/la supervisor(a).4. Acuerdo institucional
El Asistente de Programa estará bajo la supervisión del/la Gerente de Operaciones del UNFPA o su delegado/a.
5. Competencias
Valores del UNFPA
Ejemplificando integridad
X
Demostrando compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas
X
Abrazando la diversidad cultural
X
Abrazando el cambio
X
Competencias básicas del UNFPA
Consecución de resultados
X
Ser responsable
X
Desarrollar y aplicar conocimientos profesionales y perspicacia empresarial
X
Pensar analítica y estratégicamente
X
Trabajar en equipo/gestionarnos a nosotros mismos y
nuestras relaciones
X
Comunicar para generar impacto
X
Otras competencias técnicas y multifuncionales relacionadas con el UNFPA Manejo de datos (de acuerdo con las políticas y protocolos establecidos)
X
Planificación, organización y gestión de resultados. XManejo de información, documentos, correspondencia y reportes (de acuerdo con las políticas y protocolos establecidos)
X
Capacidad de planeación, organización y desempeño de múltiples tareas
X
Tomar decisiones y ejercer el juicio
X
6. Requisitos mínimos Requisitos mínimos de educación
Se requiere educación secundaria completa. Se valorará estudios en administración, economía, contaduría o carreras afines. Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Mínimo años de experiencia laboral relevante Cinco (5) años en cargos administrativos, con atención a cliente interno y externo. Deseable experiencia adminsitrativa en agencias del SNU o en Organismos Internacionales. Experiencia, conocimientos y habilidades Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Se evaluará organización y disciplina en las actividades a realizar, así como el manejo de buenasrelaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturalesHabilidades para la comunicación efectiva y para la comunicación en inglés y español.
Habilidades deseadas adicionales a las competencias cubiertas en la sección Competencias Liderazgo y habilidades para trabajar en equipo. Excelentes capacidades analíticas y de comunicación oral y escrita. Orientación analítica, con iniciativa y flexibilidad. Gestión de iniciativas y manejo del tiempo. Deseable contar con experiencia en agencias de cooperación internacional y del Sistema de Naciones Unidas en Colombia. Idioma(s) requerido(s) Excelente dominio del Español, inglés intermedio. Certificados profesionales Ninguno.7. Se requerirá a los solicitantes los siguientes documentos:
a) CV personal o P11, indicando todos los cargos desempeñados anteriormente y sus principales funciones, su duración (mes/año), las titulaciones, así como los datos de contacto (correo electrónico y número de teléfono) del Candidato, y al menos tres (3) referencias profesionales más recientes de supervisores anteriores. Las referencias también pueden incluir pares.
b) Una carta de presentación (extensión máxima: 1 página) indicando por qué el candidato se considera apto para el puesto.