Hardship Level (not applicable for home-based)A (least hardship)
Family Type (not applicable for home-based)
Family
Staff Member / Affiliate TypeInternship
Target Start Date2024-06-15
Job Posting End DateMay 30, 2024
Terms of ReferenceIMPORTANT INFORMATION:
• This position is advertised to internal and external applicants. Candidates must be legally present in México at the time of application, recruitment, and hire. Only Mexicans or candidates holding a permanent residency or valid work permit in México will be considered eligible.
• Recruitment as a UNHCR staff member and engagement under a UNHCR affiliate scheme or as an intern, is subject to proof of full vaccination against COVID-19, independently of contract type and duration. The selected candidate(s) will be required to provide the proof of vaccination prior to recruitment.
• Applications are encouraged from all qualified candidates without distinction on the grounds of race, colour, sex, national origin, age, religion, disability, sexual orientation and gender identity.
• Only short-listed candidates will be notified. The recruitment process might include written test and/or oral interview for this job opening. No late applications will be accepted.
• UNHCR does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview meeting, processing, training or any other fees).
• This position is offered under an Internship contract until 31/12/2024 with the possibility of extension.
Unidades de Administración (1) y Recursos Humanos (1)
ACNUR, la Agencia de las Naciones Unidas para los Refugiados, ofrece 2 pasantías de tiempo completo en las Unidades de Administración y Recursos Humanos en la sede de ACNUR Ciudad de México.
Fundada en diciembre de 1950, ACNUR es una organización mundial dedicada a salvar vidas, proteger los derechos y construir un futuro mejor para los solicitantes de asilo, refugiados, retornados, comunidades de desplazados internos y apátridas. Cada año, millones de hombres, mujeres y niños se ven obligados a huir de sus hogares para escapar de conflictos y persecuciones. ACNUR opera actualmente en más de 130 países, utilizando su larga experiencia para proteger y atender a millones de personas.
Título: Pasantía en Registro y Mantenimiento de Archivo
Duty Station: Ciudad de México
Duración: 6 meses
Tipo de contrato: Pasantía
Fecha de inicio: 1 de junio
Contexto Organizacional
ACNUR, la Agencia de las Naciones Unidas para los Refugiados, ofrece una pasantía con las Unidades de Administración y Recursos Humanos, en la Ciudad de México.
Esta interesante pasantía es una oportunidad única para ganar experiencia laboral con el ACNUR, en el campo de gestión de documentos y análisis de la información, para apoyar las iniciativas del ACNUR en todo el mundo.
La Posición
El objetivo general de la pasantía en Registro y Mantenimiento de Archivo consiste en brindar apoyo para la operación de las áreas de Administración y Recursos Humanos; administrando, organizando y sistematizando información en la Oficina del ACNUR en Ciudad de México, México.
La persona seleccionada será asignada a las Unidades de Administración (1) y de Recursos Humanos (1) por un periodo inicial de 6 meses. Estamos buscando a un/a joven profesional, dinámicx y capacitadx, que cuente con pensamiento analítico y alguna experiencia en el mejoramiento de los procesos de mantenimiento de archivos. La persona ideal, debe ser autónoma, orientada a resultados, altamente motivada además de contar con fuertes habilidades para trabajar en equipo.
Deberes y responsabilidades
Bajo la guía de la Oficial de Administración y la Oficial de Recursos Humanos respectivamente, el/la Pasante en Registro y Mantenimiento de Archivo deberá apoyar en:
Pasantía de Administración:
• Mantener los registros de la unidad de trabajo, crear archivos para correspondencia, informes y archivos confidenciales;
• Organizar y reenviar registros de archivos enviados y mantener su registro;
• Actualizar el sistema de archivo de la unidad y codificar material relacionado con la variedad de temas;
• Vincularse con otras unidades de ACNUR según las instrucciones de la supervisora;
• Digitalización de documentos;
• Asegurar que se mantenga un sistema ordenado y sistemático de archivo para su uso oportuno;
• Seguir la política de archivos de ACNUR y hacer recomendaciones relativas a la organización del sistema de archivo;
• Organizar, almacenar, conservar, proteger y eliminar los registros de la oficina de acuerdo con los procedimientos y lineamientos de Registros y Archivos del ACNUR;
Pasantía de Recursos Humanos:
• Organizar la paquetería de reclutamiento (CAR´s, Interview Report, PHF, pruebas escritas y documentación en general del proceso de reclutamiento) así como digitalizarlos para su conservación y difusión cuando sea necesario.
• Organizar las carpetas digitales y asegurarse que la documentación se encuentre ordenada y completa. Dar seguimiento a los archivos faltantes.
• Archivar documentos en el archivo físico e ingresar información en las bases de datos.
• Asegurar que se mantenga un sistema de archivo ordenado y sistemático (activo y pasivo) para la recuperación eficiente y oportuna de los archivos.
• Asegurarse que el movimiento de archivos nuevos se registre correctamente.
• Asegurar el mantenimiento general y el buen funcionamiento del sistema de archivo de la Unidad; disposición física, limpieza, así como tomar las acciones necesarias para garantizar la integridad y seguridad de los archivos.
Cualificaciones mínimas requeridas
Para ser considerado para la pasantía los candidatos deben cumplir los siguientes requisitos:
• Ser recién graduado (haber finalizado sus estudios al menos 2 años antes) o ser estudiante de licenciatura en una universidad o centro de enseñanza superior acreditado por IAU/UNESCO;
• Haber completado al menos dos años de estudios universitarios en Bibliotecología, Archivología, Administración, o áreas afines.
NOTE: Las personas cuyo padre, madre, hijo, hija, hermano o hermana sean miembros del personal de ACNUR, incluidas las personas con contrato Temporal o de Afiliado, no son elegibles para pasantías.
Cualificaciones y competencias deseables
• Manejo de tecnología MS Office.
• Excelente actitud y capacidad para trabajar en equipo.
• Hablar, leer y escribir en español e inglés.
Condiciones
Se trata de una pasantía de tiempo completo con un horario de 8:30 am a 17:00 pm de lunes a jueves y de 9:00 am a 14:30 pm los viernes (35 horas semanales). El candidato seleccionado será asignado para apoyar al equipo en la Ciudad de México.
Allowance: Los pasantes que no reciban apoyo financiero externo recibirán un subsidio para ayudar a cubrir parcialmente los gastos de alimentación, transporte local y manutención.
Como aplicar
Los candidatos interesados deben aplicar a través de www.unhcr.org/careers.html dar clic en vacntes y buscar el JR.
La fuerza laboral del ACNUR se compone de diversas nacionalidades, culturas, idiomas y opiniones. El ACNUR busca mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades y un entorno laboral inclusivo para toda su fuerza laboral. Se alienta a recibir solicitudes de cualquier candidato/a calificado/a sin distinción por motivos de raza, color, sexo, nacionalidad, edad, religión, discapacidad, orientación sexual o identidad de género.
ACNUR no cobra honorarios en ninguna fase de su proceso de contratación (solicitud, entrevista, reunión, viaje, tramitación o formación.
Recibimos con satisfacción las solicitudes de candidatos de origen refugiado o apátrida.
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Skills
Education
Certifications
Work Experience
Other informationThis position doesn't require a functional clearance
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