Se espera que todos los empleados de NRC trabajen de acuerdo con los valores fundamentales de la organización: dedicación, innovación, inclusión y rendición de cuentas. Estos valores y actitudes deben guiar nuestras acciones y relaciones.
Antecedentes
El asistente de logística apoya la implementación diaria de la gestión de actividades relacionadas con la logística y administración, incluidas las compras, la distribución, la gestión de activos y las verificaciones de rutina, contribuyendo a las estrategias para el funcionamiento eficiente y efectivo de la logística.
Función y ResponsabilidadesEl propósito de un asistente técnico de logística es apoyar la implementación diaria de la gestión de actividades relacionadas con la logística y el correcto desarrollo de la operación.
Responsabilidades Generales:
Adherirse a las políticas, manuales, directrices y requisitos de los donantes del NRCAyudar con la implementación del portafolio de la función logística de acuerdo con el Plan de Acción.Proporcionar administración logística y soporte básico.Preparar y desarrollar informes de estado según lo requerido por la gerencia.Asegurar la correcta presentación de todos los documentos de soporte.Asistir en la planificación y entrega de la actividad logística.Mantener registros logísticos, proveedores y equipos.Promover y compartir ideas para la mejora de soporte.Asegurar el archivo adecuado de los documentos.Realizar otras tareas, según lo asignado por el Gerente de Línea
Responsabilidades Específicas:
Compras
1. Consultar y apoyar en estudios de mercado y proporcionar precios estimados.
2. Participar en la planificación compras del proyecto PPP.
3. Asegurar el correcto diligenciamiento de la documentación de procedimientos de compras de acuerdo a los requerimientos de Gestión Documental (documentos de ofertas, actas de reuniones y notas generales de recibo).
4. Hacer gestión y seguimiento de toda la documentación de compra, como solicitudes de compra, solicitudes de cotizaciones, análisis de ofertas, actas y contratos / acuerdos / órdenes de compra, debidamente firmados/autorizados por el personal pertinente antes de establecer un compromiso contractual con los proveedores.
5. Preparar una copia impresa del archivo de compras junto con los documentos de pago y asegurar el envío a Finanzas
6. Verificar la exactitud de las facturas contra pedidos / contratos / acuerdos y hacer un seguimiento de entregas parciales.
7. Garantizar la documentación adecuada para los bienes pedidos y recibidos del extranjero.
8. Responsable de la marcación de todos los activos de NRC recién comprados y de su registro en AR y Agresso antes del envío a cualquier oficina local en Colombia.
9. Ingresar todos los datos requeridos en todas las etapas de la compra en el sistema de compras de Agresso
10. Preparar borradores de excepciones (waiver) y notas de archivo si es necesario
11. Realizar compras de menor cuantía de acuerdo a las necesidades del programa
12. Realizar la gestión logística que se requieran para lograr las transferencias de efectivo solicitadas por el programa.
13. Participe en la evaluación de proveedores y asista al Oficial de Logística (Adquisiciones) con la actualización de la Base de Datos de Proveedores
Bodegas / Activos
Garantizar el correcto almacenamiento y rotación de las existencias, así como el mantenimiento estructural adecuado de los almacenes con el fin de mantener todas las existencias en buenas condiciones.Asegurar que solo el personal autorizado ingrese al almacén y reciba suministros o materiales.Supervisar el embalaje, carga y descarga de todos los materiales.Garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad para las operaciones de manipulación en los almacenes.Reportar cualquier pérdida, daño o discrepancia.Garantizar el envío y la recepción oportuna y eficiente de mercancías.Mantener registros de existencias y controles precisosOrganizar la mano de obra local para afectar la recepción y el envío oportuno y eficiente de los bienes.Asistir al Líder de Logística para preparar y presentar los documentos de respaldo apropiados.Apoyar y capacitar a los auxiliares de Bodega y empleados locales, según sea necesario.Contar físicamente todo el inventario, artículos de inventario y activos al menos dos veces al año y documentar los resultados en el informe de inventario con notas en el Registro de Activos o el Reporte de Inventario de Bodegas.Mantener y actualizar la lista de activos de NRC y actualizar la información en AgressoMantener el registro de Notas de Generales de Recibo y Listados de Distribución y gestionar a partir de esto la gestión de pago a proveedores y justificación de salidas de almacén.Preparar documentos para el pago de contratos.Gestión de Flota
Asegurar que los vehículos se usen y mantengan de acuerdo con el Manual de Logística, el Plan Estratégico de Seguridad Vial y las políticas de NRC.Asegurar que los vehículos de NRC estén equipados con los documentos y equipos necesariosPlanificar, programar y monitorear el transporte de personal y material / equipo de acuerdo con las solicitudes y procedimientos por medio de la correcta gestión del app de flota.Asegurar que todos los vehículos de NRC estén en condiciones de funcionamiento adecuadas y con un plan adecuado de mantenimientos. Gestionar solicitudes de repuestos para vehículos.Coordinar y facilitar la notificación oportuna de eventualidades como accidentes y averías.Garantizar el correcto archivo de todos los registros e informes del vehículo.Asegurar de que la flota de vehículos esté optimizada en su tamaño, modelos de vehículos, utilización y costos operativos.Apoyar al Líder de Equipo de Logística en la gestión, evaluación y presentación de informes sobre la actividad / desempeño de la gestión de la flota.Brindar apoyo en pruebas, capacitación de conductores y personal autorizado.Asegurar la entrada de datos oportuna, precisa y correcta en el sistema de gestión de flota.Garantizar el archivo de las hojas de registro del movimiento diario del vehículo y mantenerse atento a la comunicación con los conductores cuando esté en el terreno.Garantizar el archivo de informes diarios, semanales y mensuales del uso del vehículo / combustible; preparar informes estadísticos sobre el uso / distribución de vehículosPreparar documentos para el pago de contratos.Administración
Gestionar la solicitud, envío y recepción de correspondencia, adjuntando las pruebas y documentos soporte de cada servicio, desde su emisión hasta su facturación. Gestionar y dar seguimiento al pago de gastos fijos para el buen funcionamiento de la oficina central. Apoyar a la Gerencia de Soporte en el registro, consolidación y validación de datos correspondientes a los procesos administrativos. Realizar el flujo pertinente para asegurar la gestión documental de los procesos administrativos. Gestionar y hacer seguimiento al proceso de reserva, confirmación, facturación y conciliación de los servicios de alojamiento. Gestionar y brindar soporte de las plataformas dispuestas para la solicitud de servicios de viajes del personal de NRC y visitantes, de acuerdo con los procedimientos y acuerdos marco vigentes estipulados por la unidad de administración; asegurando la gestión adecuada desde la reserva hasta la facturación. (Seguimiento a la cartera)Apoyar la elaboración de solicitudes de compra para la unidad de Soporte, dando seguimiento al proceso desde la solicitud hasta su entrega. Elaboración de actas de reuniones de gerencia, cuando sea requerido.Las demás tareas asignadas por el supervisor inmediato en el cumplimiento de los objetivos del cargo.Competencias
Competencias profesionales:
Competencias profesionales generales:
Experiencia de trabajo en funciones de logística en contextos de ayuda humanitaria.Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes.Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo.Algún conocimiento en el uso del idioma inglés e interés por su perfeccionamiento.Habilidades específicas, conocimientos y experiencia del contexto:
Egresados o graduados de las carreras universitarias, técnicas, tecnólogas en carreas Logística, Administración de empresas, Negocios internacionales u otras ramas similares. Mínimo dos (2) años de experiencia comprobada en una responsabilidad similar.Conocimientos sólidos en Gestión de Abastecimientos - Cadenas de Suministro. Experiencia en Manejo de Bodegas y almacenes.Experiencia en Gestión de Activos Fijos.Conocimientos en Gestión de flota.Conocimientos en Gestión de transporte de mercaderías a nivel nacional e internacional.Conocimiento de proficiente de utilidades ofimáticas MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook) y experiencia en manejo de software ERP.Competencias comportamentales:
El marco de competencias del NRC establece 12 competencias comportamentales y son esenciales las siguientes para este cargo:
Manejar entornos inseguros.Planear y lograr resultados.Empoderar y construir confianza.Comunicar con impacto y respeto.Animamos activamente a personas con discapacidades y/o sustitutos a postularse. Valoramos la diversidad y estamos comprometidos a crear un ambiente inclusivo. En aplicación a la Ley orgánica de discapacidades, art. 7 inclusión laboral.