Antecedentes del puesto
El UNFPA es el principal organismo de las Naciones Unidas para conseguir un mundo en el que todos los embarazos sean deseados, todos los partos sean seguros y todos los jóvenes desarrollen su potencial. El plan estratégico del UNFPA (2022-2025), reafirma la relevancia de la actual dirección estratégica del UNFPA y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas evitables; acabar con las necesidades insatisfechas de planificación familiar; y acabar con la violencia de género y las prácticas nocivas. Estos resultados recogen nuestros compromisos estratégicos para acelerar el progreso hacia la realización de la CIPD y los ODS en la Década de Acción que conduce a 2030. Nuestro plan estratégico hace un llamamiento a los Estados Miembros de las Naciones Unidas, a las organizaciones y a las personas para que \"avancen mejor\", al tiempo que abordan las limitaciones en el acceso de las mujeres y las niñas a la salud sexual y reproductiva y a los derechos reproductivos.
En un mundo en el que los derechos humanos fundamentales están en peligro, necesitamos personal con principios y ética, que apropie estas normas y estándares internacionales, y que los defienda con valentía y plena convicción.
El UNFPA busca candidato/as que transformen, inspiren y ofrezcan resultados sostenidos y de gran impacto; necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la forma de gestionar los recursos que se le confían y que se comprometa a ofrecer resultados de excelencia en los programas.
Los socios implementadores del Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) son organizaciones que colaboran con el UNFPA en el desarrollo de proyectos. El UNFPA en Colombia requiere para su equipo un/a Asistente de Socios Implementadores y Administración que brinde soporte a los diferentes procesos de implementación de programa mediante Socios Implementadores y brinde soporte a procesos de administración de la CO.
3. Responsabilidades del puesto
Apoya la gestión eficaz de las actividades del programa del UNFPA en acompañamiento a los proyectos mediante la identificación, contratación y seguimiento de socios implementadores, prepara informes y elaborá manuales de procedimiento estándar. Adopta un enfoque orientado al cliente y centrado en los resultados, brinda orientación y soporte en la ejecución al equipo de programa y de proyectos de la Oficina del UNFPA en Colombia con las siguientes funciones:
Liderar los procesos relacionados con la gestión de socios implementadores Elaborar y/o actualizar SOP acorde a las normas y políticas del UNFPA en relación a Socios Implementadores. Asegurar el cumplimiento de las políticas, herramientas, manuales y directrices Mapeo de Socios Implementadores que cumplan con los criterios de elegibilidad para el UNFPA. Acompañamiento a las áreas en la elaboración de propuestas de invitación a socios implementadores. Divulgación de invitación a presentar propuestas bajo el análisis de posibles IPs identificados en UNPP y en mapeo. Acompañr la resolución de inquietudes y consolidación de propuestas, en apoyo a los proyectos para una correcta identificación de socios implementadores que cuenten con las capacidades requeridas. Acompañar al proyecto en el establecimiento final de acuerdo de acciones conjuntas, firma de acuerdos de asociado en la implementación y planes de trabajo, así como sus actualizaciones. Registrar en UNPP y Quantum de los Socios Implementadores. Acompañamiento para el establecimiento junto con los Socios Implementadores de evaluación de capacidades mínimas en protocolos de contratación de personal, jurídica, viajes, eventos, entre otros y de acuerdo a las necesidades de implementación, del socio implementador. Capacitación junto con Monitoreo y Evaluación del personal involucrado en la ejecución de la implementación tanto para proyectos como para los IP, para la puesta en marcha, gestión, control y seguimiento de los acuerdos incluído el manejo de Quantum+ a nivel técnico y financiero. Socialización con IPs de checklist establecido en SOP que garantice la hegemonía de la información soporte requerida para la legalización de los acuerdos. Monitoreos mensuales financieros y operativos, que brinden recomendaciones al seguimiento de los acuerdos iniciales y ejecución de spot checks trimestrales que garanticen la efectividad de acción de las recomendaciones brindadas durante la vigencia del trimestre. Monitoreo de tasas de cambio que permita elevar alertas en la ejecución a los proyectos, para la toma de decisiones. Dar seguimiento a la legalización de actas de acuerdos modificatorios y ajustes a los planes de trbajo para garantizar firma oportuna de todos los documentos. Implementar las funciones de soporte delegadas a nivel local y con HQ. Preparar y desarrollar reportes de estados requeridos por la gerencia Promover y compartir ideas de mejoramiento de la función de soporte4. Acuerdo institucional
El Asistente de Socios Implementadores y Administración estará bajo la supervisión de el/la Gerente de Operaciones del UNFPA o su delegado/a
5. Competencias
Valores del UNFPA
Ejemplificando integridad
X
Demostrando compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas
X
Abrazando la diversidad cultural
X
Abrazando el cambio
X
Competencias básicas del UNFPA
Consecución de resultados
X
Ser responsable
X
Desarrollar y aplicar conocimientos profesionales y perspicacia empresarial
X
Pensar analítica y estratégicamente
X
Trabajar en equipo/gestionarnos a nosotros mismos y
nuestras relaciones
X
Comunicar para generar impacto
X
Otras competencias técnicas y multifuncionales relacionadas con el UNFPA Manejo de datos (de acuerdo con las políticas y protocolos establecidos)
X Planificación, organización y gestión de resultados. X
Manejo de información, documentos, correspondencia y reportes (de acuerdo con las políticas y protocolos establecidos)
X
Capacidad de planeación, organización y desempeño de múltiples tareas
X
Tomar decisiones y ejercer el juicio
X
6. Requisitos mínimos Requisitos mínimos de educación
Serequiere educación secundaria completa. Es preferible un título universitario de primer nivel en administración o cualquier otro campo relevante a las áreas de las ciencias sociales. Conocimientos en auditoría serán bien valorados. Mínimo años de experiencia laboral relevante Cinco (5) años en cargos administrativos, logística y compras incluido Deseable al menos un (1) año de experiencia específica en adquisiciones, procesos de nacionalización, transporte y/o seguros. Experiencia, conocimientos y habilidades Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Se evaluará organización y disciplina en las actividades a realizar, así como el manejo de buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturalesHabilidades para la comunicación efectiva y para la comunicación en inglés y español. Habilidades deseadas adicionales a las competencias cubiertas en la sección Competencias
Liderazgo y habilidades para trabajar en equipo. Excelentes capacidades analíticas y de comunicación oral y escrita. Orientación analítica, con iniciativa y flexibilidad. Gestión de iniciativas y manejo del tiempo. Deseable contar con experiencia en agencias de cooperación internacional y del Sistema de Naciones Unidas en Colombia.