Función y Responsabilidades
El propósito del cargo de Asistente Técnico – Recursos Humanos es apoyar diariamente el servicio de soporte en la Oficina País de NRC.
Responsabilidades generales:
- Asegurar la adherencia con las políticas, herramientas, manuales y directrices de NRC.
- Apoyar con la implementación del portafolio de funciones de soporte de acuerdo con el plan de acción
- Preparar y desarrollar reportes de estado requeridos por la gerencia
- Asegurar el archivo adecuado de los documentos
- Promover y compartir ideas para fortalecer las funciones de apoyo
- Asegurar el adecuado diligenciamiento de documentos.
Responsabilidades específicas:
- Elaborar toda la documentación necesaria durante los procesos de preselección y selección, según los lineamientos y manuales de NRC.
- Elaborar los documentos contractuales del personal que ingresa a La Organización.
- Ingresar y actualizar información del personal en los sistemas NRC People, Novasoft y/o Bases de datos.
- Gestionar con el proveedor externo los exámenes médicos de ingreso, periódico y de salida y todos aquellos requeridos para el desarrollo de la labor dentro del área.
- Solicitar o procesar la emisión del Carné institucional para el nuevo personal y en caso de pérdida.
- Hacer el mantenimiento de los registros del personal como los cambios de información y base de datos del personal.
- Realizar afiliaciones de personal (seguridad social, ARL, caja de compensación, fondos de pensiones y cesantías y otras que se requieran), así como los traslados solicitados por el personal.
- Elaboración de certificaciones laborales y solicitudes para retiro de cesantías parciales de acuerdo con lo establecido por ley y debidamente aprobado.
- Realizar el proceso operativo de retiro de empleados según indicaciones, lineamientos y manuales de RRHH en NRC (cartas de preaviso, examen médico de retiro, actas de finalización de contrato, solicitudes de paz y salvos, entrevistas de retiro, etc.).
- Verificación y solicitud de los formatos de inducción y pruebas de vida “PoL“ (Proof of Life) para los archivos del personal.
- Asegurar la gestión documental del personal, administrando el archivo físico y digital en Microsoft Office365.
- Realizar seguimiento a la implementación y desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Seguimiento y reporte a la documentación del Ciclo de Gestión del Desempeño para G1.
- Reporte de las Novedades de Nomina de la Oficina País y contribución en el cargue del sistema nómina
- Gestionar y monitorear el cobro de las incapacidades, licencias de maternidad y paternidad, y de la información emitida por las entidades de seguridad social en temas como multi-afiliaciones, deudas presuntas y otras que se presenten.
- Realizar las actividades establecidas en el plan de bienestar.
- Suministrar la documentación para los procesos de auditoría interna y externa.
- Preparar documentos relacionados con otrosí, actas de encargo, notificaciones previamente aprobadas.
- Solicitar la asignación de exámenes médicos de egreso del personal.
- Las demás tareas asignadas por el supervisor inmediato en el cumplimiento de los objetivos del cargo.
Competencias
Las competencias son importantes para que el empleado y la organización puedan lograr los resultados deseados. Estas son relevantes para todo el personal y se dividen en las siguientes dos categorías:
Competencias profesionales
Estas son las habilidades, conocimientos y experiencias que son importantes para el desempeño eficaz.
Competencias profesionales generales:
- Experiencia mínima de trabajo de 1 (un) año en funciones de soporte en contextos de ayuda humanitaria.
- Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes
- Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo
- Algún conocimiento en el idioma Inglés
Habilidades específicas, conocimientos y experiencia del contexto:
- Técnico, Tecnólogo, estudiante de últimos semestres o Profesional recién graduado en Gestión/Administración del Talento Humano y/o áreas afines.
- Alguna experiencia en el campo de Recursos Humanos, en particular en los aspectos operativos de contratación, afiliación de seguridad social, novedades de liquidación de nómina, cesantías, certificaciones, vacaciones, conceptos básicos de ley laboral, salud y seguridad en el trabajo.
- Conocimientos en norma laboral colombiana.
- Conocimientos del Sistema de Seguridad Social colombiano.
- Conocimientos Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- La experiencia previa en el uso de paquetes contables de nómina y MS Office es bien valorada.
Competencias comportamentales:
El marco de competencias del NRC establece 12 competencias comportamentales y son esenciales las siguientes para este cargo:
- Manejar entornos inseguros.
- Planear y lograr resultados.
- Empoderar y construir confianza.
- Comunicar con impacto y respeto.
El NRC podría revisar las solicitudes antes de la fecha límite anunciada, por lo que se recomienda a los/las candidatos/as interesados/as que presenten su solicitud con antelación.
Sólo se contactará con los candidatos preseleccionados. The Norwegian Refugee Council (NRC) is an independent humanitarian organisation helping people forced to flee. We work in crises across more than 31 countries, providing emergencies and long-term assistance to millions of people every year. We stand up for people forced to flee, advocating their rights. NORCAP, our global provider of expertise, helps improve international and local ability to prevent, prepare for, respond to and recover from crises. NRC also runs the Internal Displacement Monitoring Centre in Geneva, a global leader in reporting on and advocating for people displaced within their own country. Employment with NRC may lead to employment in or deployment to Regions, Countries, Areas or Offices that may be host to considerable health, safety and security risks. NRC takes this very seriously and we have procedures in place to reduce known risks, but will never be able to take away all risks. NRC is an equal opportunities employer and aims to have staffing diversity in terms of age, gender, ethnicity, nationality and physical ability.