DEADLINE FOR APPLICATIONS30 September 2024-23:59-GMT Greenwich Mean Time (São Tomé)
WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.
ABOUT WFP
The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.
At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.
To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter.
WHY JOIN WFP?
WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).
RESPONSABILIDADES:
Responsabilidades Administrativas:
1. Verificar os requisitos de recursos na área de responsabilidade (instalações, ativos, frota de veículos leves, etc.) e auxiliar na identificação de novos requisitos para facilitar a eficiência e a relação custo-benefício das operações e serviços.
2. Responsável pela prestação de serviços como gestão de instalações, viagens, protocolo e gestão de veículos ligeiros, etc., reportando quaisquer discrepâncias ao supervisor para uma entrega consistente e atempada dos serviços, de forma a garantir a disponibilização de um ambiente de trabalho seguro e confortável para o pessoal do PAM.
3. Apoiar a produção de vários dados, compilar e preparar relatórios, a fim de contribuir para o fornecimento de informações precisas para a tomada de decisões informativas e apoiar a gestão eficaz e oportuna dos recursos do PAM.
4. Contribuir para o planejamento, monitoramento e processamento de ações administrativas relacionadas a compras, finanças, recursos humanos, etc., incluindo contratos com fornecedores externos para garantir que todos os dados sejam registrados com precisão e tempo, processados nos sistemas corporativos do PAM e quaisquer questões operacionais abordadas.
5. Adaptar e atualizar os processos administrativos, apoiando a implementação de procedimentos operacionais, de forma a contribuir para a melhoria contínua dos serviços administrativos na área de responsabilidade. 6. Responder a um conjunto de questões relacionadas com a prestação de serviços administrativos, de forma a apoiar a resolução de questões do dia-a-dia.
7. Coordenar as atividades de uma equipe de funcionários que trabalham na área, para garantir que os objetivos individuais e da equipe sejam cumpridos em conformidade com todos os regulamentos, políticas e procedimentos relevantes e o plano de desempenho.
8. Fornecer treinamento e orientação aos funcionários na interpretação de procedimentos administrativos, políticas, processos e uso de sistemas corporativos para garantir a consistência e eficiência dos serviços prestados a todos os clientes.
Responsabilidades financeiras:
1. Apoio na manutenção da consciência das estratégias de finanças corporativas e gestão de recursos e das principais iniciativas programáticas em curso, participando, quando apropriado, usando a experiência em finanças e gestão de recursos.
2. Contribuir para o desenvolvimento de planos e processos específicos por país, alinhados com a estratégia, políticas e processos regionais e mais amplos do PAM para atender às necessidades de assistência alimentar dos beneficiários no País.
3. Reportar os principais dados para a situação financeira e resultados dos projetos de acordo com os requisitos de governança corporativa, garantindo que a precisão, os prazos e os processos contábeis sejam cumpridos.
4. Realizar conciliações bancárias, desembolsos, apuramento de recebíveis, gestão geral de caixa e fechamentos financeiros mensais regularmente de acordo com os requisitos corporativos.
5. Quando necessário, forneça serviços administrativos essenciais, trabalhando com contratantes e seguindo processos padrão para fornecer serviços econômicos, de qualidade e oportunos para a equipe do PAM.
6. Coligir dados e contribuir para a preparação de relatórios precisos e oportunos, fornecendo à gerência informações financeiras, de pessoal e de uso de recursos para permitir que tomem decisões informadas.
7. Contribuir para a entrega de controles financeiros e insights sobre o desempenho do PAM, apoiando avaliações periódicas de risco e controle interno para identificar áreas que possam apresentar riscos potenciais de auditoria, conformidade ou financeiros.
8. Conforme delegado, representar a unidade/CO em reuniões internas, reuniões externas e eventos com outras agências da ONU, bancos e outras instituições financeiras, ou outros parceiros e entidades, conforme necessário.
QUALIFICAÇÕES E EXPERIÊNCIA EXIGIDAS:
Formação:
Experiência:
Língua :
Fluência (nível C) em língua inglesa. O conhecimento de francês e português é altamente desejável.
Termos e condições:
Posição do posto: Assistente de Administração e Finanças
Numero de posto : 1
Tipo de contrato: Contrato de serviço
Grau : SC5
Duração de contrato : 12 meses
WFP LEADERSHIP FRAMEWORK
WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.
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REASONABLE ACCOMMODATION
WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.
NO FEE DISCLAIMER
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION
We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
Please make sure you upload your professional CV in the English language
Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
Only shortlisted candidates will be notified
All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.
No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.