1. Contexte
Le Cadre de Liaison Inter-Organisations (CLIO) est une association d’Organisations créée en 2005 et qui regroupe à ce jour environ 50 Organisations haïtiennes et étrangères. Le CLIO est en relation avec de multiples acteurs de la société civile haïtienne.
Le CLIO est un espace de concertation et d’échange qui a pour Objectifs :
1) Offrir à la communauté des Organisations une structure permanente d’information et de consultation sur des questions d’intérêts communs ;
2) Servir d’interface entre ses membres et les institutions gouvernementales, les partenaires techniques et financiers, les regroupements de la société civile organisée, les médias et d’autres partenaires privés ;
3) Promouvoir le partenariat entre les Organisations et la formation de plates-formes thématiques, sectorielles ;
4) Mener des actions de plaidoyer dans le cadre des commissions thématiques ou sur des sujets transversaux ;
5) Supporter la coordination entre les Organisations en cas de réponse humanitaire ;
6) Promouvoir la reddition de compte, la redevabilité, le respect de l’éthique en conformité avec les lois Haïtiennes et les standards internationaux ;
7) Accompagner les Organisations locales qui le désirent dans leur processus d’intégration de la plateforme.
En tant qu’association d’Organisations, le CLIO est autonome, sans but lucratif, apolitique et non confessionnel. Le CLIO fonctionne grâce à 3 entités :
· Une Assemblée générale regroupant tous les membres qui se réunit 3 à 4 fois par an,
· Un Comité Exécutif, composé de 5 à 9 membres bénévoles parmi les organisations membres du CLIO, élu chaque année en assemblée générale et qui se réunit mensuellement,
· Un bureau administratif qui assure le suivi des décisions et la gestion quotidienne sous le leadership d’un coodinateur/trice. Le bureau sert aussi de relais entre les membres.
La coordonnatrice/ coordonnateur du CLIO aura à assumer les responsabilités et tâches suivantes :
2. Responsabilités et tâches
2.1. Assurer une coordination efficace de l’administration
o Suivi intégration nouveaux membres et suivi actualisation fiche des membres
o Suivi Rappels divers aux membres (délai paiement cotisations, etc.)
o Rappel rapport DCAONG, Rappel infos charte, dates importantes et date AG)
o Planification AG et CE avec coordination et CE
o Participation à l’alimentation du site internet de CLIO
o Développent des propositions de financement externe
o Suivi Gestion mailing lists (ajouts et suppression d’abonnés)
o Suivi quotidien des mails (adresse info@clio et coordonnatrice@clio)
o Gestion des différentes adresses CLIO et du domaine
o Suivi Diffusion des offres d’emploi
Participation à l’alimentation du site
BIC
o Suivi et relecture BIC
o Appui/ Suivi élaboration et soumission rapports narratifs et financiers pour bailleurs
o Supervision préparation propositions pour bailleurs et appui à membres pour introduire demande de financement pour CLIO
o Contact et supervision pour potentielle demande à bailleurs
o Préparation et supervision audit
2.2. Assurer la coordination de équipe CLIO pour une performance accrue;
o Rencontre hebdomadaire pour planification semaine avec autres membres de l’équipe
o Rencontre hebdomadaire ou bi mensuelle ? Et au besoin avec présidente et/ou trésorier, vice-présidente, autres conseillers ? pour échange sur stratégie, approches, avances de la planification et tâches ponctuelles
o Rapport mensuel des activités de CLIO, de la coordination et suivi des rapports des autres membres de l’équipe
o Participation/ préparation facilitation ? des rencontres du CE
o Recommandations pour l’équipe, le CE et les commissions
o Elaboration, révision documents stratégiques et de communication (présentation CLIO, tdrs audit, protocoles divers)
o Participation à des propositions de stratégie pour mobiliser membres actifs et inactifs et potentiels…
o Orientation pour membres CE
o Préparation et participation à des rencontres stratégiques et activités importantes
o Validation documents stratégiques
2.3. Faciliter un fonctionnement efficace et coordonné des commissions
Appui et supervision officier de plaidoyer pour le support aux commissions
Support aux activités des commissions
Orientation et provision de documents de support aux commissions.
Assurer l’organisation et l’archivage des documents de CLIO
2.4. Assurer la représentation pertinente de CLIO dans différentes instances
Assurer la représentation continue et la correspondance avec les bailleurs, les entités gouvernementales, les organisations non membres, etc
Participer activement aux activités des membres et à toute autre invitation pour le CLIO
2.5. Assumer tout autre tâche que le CE confie, et au besoin.**
3. Qualification, compétences et expériences
Qualification
· Licence ou Maitrise en lettre, droits ou sciences sociales
Expérience
· 5-6 ans d’expériences dans un poste de gestion ou de coordination
· Ayant assuré des responsabilités similaires
· Expérience en planification
· Expérience prouvée en gestion d’équipe
Compétences
· Forte capacité de coordination et de représentation
· Être autonome et organisé dans son travail et travailler sous pression
· Esprit d’équipe
· Être en mesure de gérer plusieurs taches à la fois
· Capacite de communication et de rédaction des documents
· Faire preuve d’intégrité et traiter les gens avec équité
· Être redevable et responsable devant le CE pour la qualité des livrables et dans les délais.
· Maitrise d l’outil informatique MS Excel et Word
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