Background Information - Job-specific
Situé à Dakar, le bureau multi-pays de l'UNOPS Sénégal couvre tous les pays francophones d'Afrique de l'Ouest et du Nord. Au fil des ans, il a développé une solide relation de travail avec les gouvernements et les partenaires internationaux. Il fournit un soutien technique dans les domaines de développement stratégique, y compris les élections ; passation des marchés et renforcement des capacités connexes ; Protection de l'environnement, ainsi que réhabilitation et développement des infrastructures. Il comprend un portefeuille de plus de 60 projets en cours dont la moitié est dédiée à des projets d'infrastructure, tandis que le reste est composé de projets transactionnels, d'approvisionnement et d'appui en fonds, subventions ou maîtrise d'ouvrage.
Côte d’ivoire
UNOPS, le Bureau des Nations Unies pour les Services d’Appui aux Projets, intervient comme partenaire opérationnel clé dans des projets de développement humanitaire et durable à l’échelle mondiale. En Côte d’Ivoire, UNOPS œuvre avec le Ministère de la Santé et ses partenaires pour fournir des infrastructures et des solutions d’énergie renouvelable dans les zones rurales, dans le respect des normes environnementales et sociales. Contexte du Projet d’Électrification en Côte d'Ivoire
Dans le cadre de l’appui à la Couverture Maladie Universelle, UNOPS s’associe avec le Ministère de la Santé, de l'Hygiène Publique et de la Couverture Maladie Universelle (MSHPCMU) et l’Unité de Coordination des Projets Santé Nutrition (UCP Santé Nutrition), soutenue par la Banque mondiale, pour renforcer l’accès à l’énergie dans 166 centres de santé situés en zones rurales. Le projet vise à installer des systèmes d’énergie solaire dans des zones non couvertes par la Compagnie Ivoirienne d'Électricité (CIE) pour améliorer l'accès aux soins, en particulier dans les régions éloignées.
Rôle de l’UCP Santé Nutrition Banque mondiale
L’UCP Santé Nutrition, appuyée par la Banque mondiale, joue un rôle central en tant que coordinateur local du projet. Elle assure le lien direct avec les communautés bénéficiaires et veille à ce que les actions sur le terrain soient alignées avec les priorités nationales en matière de santé publique. L’UCP est impliquée dans la sélection des sites des centres de santé, dans la planification logistique et dans le suivi des activités menées par UNOPS et les prestataires, afin de garantir la qualité et la pertinence des installations solaires en fonction des besoins locaux.
Objectifs du Projet
Ce projet s’inscrit dans un programme stratégique visant à :
Améliorer la Résilience des Services de Santé en Zone Rurale : Assurer une source d’énergie stable et propre pour les centres de santé, permettant une meilleure qualité de soins.
Renforcer les capacités locales : Par le biais de l’UCP Santé Nutrition, garantir la formation des équipes locales et des comités de maintenance pour une utilisation durable des équipements.
Contribuer aux Objectifs de Développement Durable : En particulier les ODD 3 (Bonne santé et bien-être), 7 (Énergie propre et abordable), et 17 (Partenariats pour les objectifs).
Sous la direction et la supervision directe du Chef de Projet et du.de la Spécialiste aux Finances, l'Adjoint.e aux Finances assure une exécution efficace des services et processus financiers et une utilisation transparente des ressources financières.Il/elle promeut une approche axée sur le client conformément aux règles et règlements financiers de l'UNOPS.
Summary of Key Functions:
1. Administration des budgets et système de recouvrement des coûts
2. Comptabilité. Paiements, Paie
3. Gestion de la trésorerie du bureau
4. Renforcement des connaissances et partage des connaissances
Assure l’administration des budgets et le fonctionnement du système optimal de recouvrement des coûts en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
● Préparation et modifications des budgets des projets,
● Présentation des informations recherchées pour la planification et l'état des ressources financières du bureau
● Fourniture d'intrants pour la mise en œuvre de stratégies d'économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau.
● Préparation des accords de partage des coûts et de fonds fiduciaires, suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du bureau
Fonctions Comptabilité, Paiements, Paie axées sur l'atteinte des résultats suivants :
● Contrôle approprié des pièces justificatives des paiements et des rapports financiers des projets ; préparation de tous types de bons; Cycle de paie et exécution des paiements.
● Réception correcte des biens, des services et établissement des régularisations.
● Approbation des fournisseurs dans le système d'entreprise (s'il s'agit d'un membre senior de l'équipe financière).
● Traitement de la paie globale dans le système Enterprise.
● Maintenance du système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les pièces justificatives traitées sont appariées et complétées, des mesures correctives en temps opportun sur les pièces justificatives non comptabilisées, y compris celles comportant des erreurs de vérification budgétaire, des exceptions de correspondance et des pièces justificatives non approuvées ; les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées ; les paies sont dûment préparées et traitées ; les demandes de remboursement, les MPO et autres droits sont dûment traités
● Examen des demandes de paiement, y compris les pièces justificatives, par rapport au plan de travail annuel.
● Clôture des comptes dans les délais
● Réponse rapide aux demandes du siège pour résoudre les problèmes de données financières.
● Actions correctives en temps opportun sur les données erronées dans le système d'entreprise. Préparation des rapports financiers selon les besoins.
● Maintien des comptes clients des projets et suivi avec les partenaires des apports, création des dépôts dans le système Entreprise et leur application aux postes en attente.
● Remboursements dans les délais, paiements des frais par le gouvernement
● Préparation des bons de projets.
Pour les positions itinérantes en dehors des systèmes ERP :
● Administrer les avances, les rapprochements et les réapprovisionnements du projet, sous approbations autorisées comme suit
● Assurer la liaison avec les responsables du programme et effectuer les visites de projet nécessaires pour obtenir tous les documents certifiés prouvant l'achèvement d'une activité, les dépenses engagées et l'identité de la partie/fournisseur ;
● Vérifier et surveiller l'exactitude des déclarations et la conformité du plan de travail pour assurer la reconstitution des fonds d'amorçage
● Recueillir toutes les pièces justificatives certifiées, signatures, noms et autres informations des bénéficiaires dans les récépissés de demandes/remboursements ;
● Entreprendre l'enregistrement requis des transactions
● Rapprocher le solde des fonds disponibles avec le solde indiqué dans le registre ;
● Lorsque cela est autorisé, reconstituer les fonds dès réception des documents originaux pertinents et d'autres preuves, et effectuer un rapprochement des chiffres, des bénéficiaires, du plan de travail et du budget ;
● Assurer le règlement du solde de trésorerie.
● Remplacer l'associé financier superviseur/l'associé financier principal pour examiner en temps opportun la situation de trésorerie des comptes locaux afin de garantir des fonds suffisants pour les décaissements. Identification et enregistrement en temps opportun des reçus pour la demande de revenus.
● Remplacer l'associé financier superviseur/l'associé financier principal pour l'examen quotidien des relevés bancaires des comptes à solde nul dans le système d'entreprise afin de surveiller le niveau des avances ; identification et enregistrement des contributions.
● Préparation ponctuelle et précise des rapprochements bancaires.
● Remplacer l'associé financier superviseur/l'associé financier principal pour la préparation en temps opportun des prévisions mensuelles de flux de trésorerie à l'usage du responsable des opérations/analyste financier. Liaison avec les clients pour obtenir une estimation de leurs besoins de trésorerie.
● Initiation des virements bancaires et des transactions dans le système Enterprise.
● Création des virements bancaires (réapprovisionnement), traitement des transactions et rapprochements bancaires.
● Réalisation des avances opérationnelles après remise du rapprochement et du règlement des avances précédentes.
● Organiser, faciliter et/ou proposer des initiatives de formation et d'apprentissage pour le personnel sur des sujets liés aux finances.
● Fournir des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière de ressources humaines.
● Apporter des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utiliser de manière productive.
● En tant qu'utilisateur clé de l'entreprise, fournir un support de gestion financière dans le module de gestion financière du système d'entreprise aux clients internes.
A. Formation
Un diplôme d'études secondaires ou équivalent est requis.
Un diplôme universitaire en finance et ou comptabilité et/ou administration des affaires, ou dans une discipline équivalente est souhaitable mais non requis, et peut remplacer une partie des années d'expérience requises.
B. Expérience professionnelle
Un minimum de 6 années d'expérience professionnelle pertinente dans les domaines de la finance, de la comptabilité, de l'administration des affaires ou dans un domaine connexe est requis.
Une expérience avec MS Office/google suite et avec la gestion financière, l'utilisation de systèmes et d'environnements électroniques est un atout.
C. Langues requises:
La maîtrise du français écrit et oral est requise.
La maîtrise de l’anglais est un atout
La connaissance d'une autre langue officielle de l'UNOPS est un atout.
L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.
L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.
L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.
Conditions
Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi.
Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Il pourra également leur être demandé de suivre des cours visant à rafraîchir leurs connaissances ou de nouvelles formations obligatoires dans le cadre de leur contrat. Aucune compensation ne sera versée pour le temps consacré à ces formations. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».
La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.