Back Assistant(e) Administratif(ve) et financier(e) - G6 (DC)

Grade: G6

No. du poste: DC/ABIDJAN/GS/2022/16
Date de publication: 27 Mai 2022
Date de clôture (minuit, heure locale): 16 juin 2022

Job ID: 8573
Départment: BR-Afrique
Unité: BR-Afrique
Lieu d'affectation: Abidjan
Type de contrat: Durée déterminée

Durée du contract: 12 mois (renouvelable)

Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.

Dans le but de s'assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.

Peuvent soumettre leur candidature:

  • Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'Annexe I du statut du Personnel.
  • Les candidats/tes externes*

    *Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local.

    Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

    Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l'Organisation. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.

    *Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.

    Introduction

    L’Organisation internationale du Travail est l’institution des Nations Unies qui a pour vocation de promouvoir et mettre en œuvre les droits fondamentaux au travail, d’accroître les opportunités d’emplois et de revenus pour les femmes et pour les hommes, d’étendre le bénéfice et l’efficacité de la protection sociale pour tous, et de renforcer le tripartisme et le dialogue social.

    Le Bureau Régional Afrique de l’OIT cherche à recruter un(e) Assistant(e) Administratif (ve) et Financier(e) à Abidjan, afin d’appuyer deux projets à part égale (environ 50% du temps dédié à chaque projet):
    - Le projet conjoint OIT avec la Banque Africaine de Développement consistant à développer un ‘marqueur emplois’ au sein de la Banque ; et
    - Le Programme intégré de recrutement équitable (FAIR) contribuant à la promotion de pratiques de recrutement équitables à l'échelle mondiale et dans des corridors migratoires spécifiques en Afrique (Tunisie, Cote d’Ivoire, Ghana, Afrique du Sud).

    Supervision

    L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) travaillera sous la responsabilité et sous la supervision directe du spécialiste technique emploi jeune, basé à Abidjan avec l’appui du/de la coordinateur/trice nationale de projet FAIR, basé/e à Abidjan.

    Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les coordinateurs nationaux et les autres assistants administratifs et financiers du bureau régional Afrique d’Abidjan. Le poste est basé à Abidjan en Côte d’Ivoire.

    Principales tâches et responsabilités

    Tâches administratives

    • Effectuer le travail administratif de gestion des deux projets ainsi que le maintien des documents officiels et des fichiers ;
    • Participer à l'organisation et la préparation des réunions et/ou missions organisées par ces deux projets et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l'organisation de ces ateliers, réunions, séminaires et missions ;
    • Fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour les réunions, séminaires et/ou ateliers organisés par ces projets ;
    • Préparer les documents administratifs nécessaires pour les missions officielles ainsi que pour les activités de renforcement de capacités organisées par ces 2 projets ;
    • Préparer la documentation nécessaire pour les contrats de service, les contrats de collaboration extérieure ainsi que des contrats avec les fournisseurs de biens et de services et tout type de contrat exigé par les projets ;
    • Faire les arrangements de voyage, les réservations d'hôtel et préparer les formulaires d'autorisation de voyage et de Security clearance pour le personnel des projets ;
    • Aider les autres collègues du Bureau Régional Afrique, en fonction des impératifs, aves les tâches administratives et financières du Bureau Régional ou de son portefeuille de projets.

      Tâches financières

      • Préparer les estimations de coûts et les prévisions budgétaires ;
      • Fournir un appui en matière de procédure et d’enregistrement pour analyser, documenter, classer, consigner et traiter différentes transactions financières ;
      • Préparer et suivre les demandes d’engagement de crédits et de paiements ;
      • Calculer et compiler les estimations de coûts et les dépenses budgétaires prévisionnelles et collaborer à l’établissement des états budgétaires des deux projets ;
      • Vérifier les allocations budgétaires des projets ; établir les engagements de dépenses et assigner des codes ;
      • Classer et archiver les documents financiers du projet et tenir à jour les dossiers et registres administratifs et financiers du projet ;
      • Rédiger toute correspondance relevant de la gestion administrative et financière des projets conformément aux procédures régulières du bureau en assurant le suivi ;
      • Exécuter toutes autres tâches qui pourraient lui être assignées par les responsables des projets.

        Qualifications requises

        Formation

        Le/la titulaire du poste doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’un diplôme en comptabilité et/ou finances et/ou gestion de projets, ou une formation jugée équivalente.

        Expérience

        Six ans d’expérience dans le domaine de la gestion administrative et financière. Une expérience professionnelle au sein de l’OIT ou du système des Nations Unies sera considérée comme un atout, ainsi qu’une expérience dans la gestion des projets d’aide au développement.

        Connaissance linguistique

        Excellente connaissance du français et bonne connaissance de l’anglais à l’écrit ainsi qu’à l’oral.

        Aptitudes professionnelles

        Connaissance des concepts de programme et de budget et des procédures d’administration de projet et d’évaluation, ainsi que du règlement financier et des règles financières de l’OIT ;
        Bonnes compétences de rédaction et d’analyse et bonne maîtrise de l’outil informatique ;
        Aptitude à communiquer efficacement tant à l’oral qu’à l’écrit et à défendre le mandat de l’OIT et la vision du projet ;
        Aptitude à traiter les gens avec tact et diplomatie ;
        Aptitude à forger une culture collaborative en encourageant la coopération, en sollicitant l’opinion des autres et en construisant des réseaux vastes et efficaces au sein de l’OIT et à l’extérieur ;
        Bonne faculté d’organisation et excellente faculté de gestion du temps ;
        Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;
        Avoir le sens de responsabilité et le sens du détail ;
        Fait preuve d’honnêteté et d’intégrité.
        Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

        Processus de recrutement

        Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

        Alerte à la fraude

        Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.

        Le recrutement est conditionné par la disponibilité des fonds.

        NB : Les candidats évalués et considérés comme pouvant être recommandés, mais qui n’auront pas été sélectionnés, pour ce poste vacant pourraient se voir offrir un contrat sur un autre poste temporaire au même grade ou à un grade inférieur dans la mesure où lesdits candidats possèdent les qualifications minimales requises pour cet emploi.

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