Back Assistant (e) administratif (ve) et financièr (e)

Tags: finance

Administration

  • 0rganiser et faire les comptes rendus de réunions etdes ateliers,
  • Prendre des notes et préparer des rapports lors de la réunion interne
  • Gérer la petite caisse et l'argent liquide pour les ateliers
  • Aider à assurer la liaison avec les agences de voyages et les compagnies aériennes pour sécuriser les réservations (vol, hôtels et salle de conférence) et les billets d'avion, ainsi que l'hébergement à l'hôtel et obtenir des visas et des assurances pour les voyages pour tous les visiteurs et le personnel lors de réunions et de séminaires ou de voyages avec des ordres autorisés de voyage.
  • Rédaction, Réception, enregistrement et envoi de courrier et des e-mails:
  • Assurer un classement adéquat des documents du projet; rédiger des lettres d'invitation ;
  • Recevoir et filtrer les visiteurs, faire l'enregistrement et l'envoi de correspondances externes et internes,
  • Aider à collecter  les factures pro forma au besoin,
  • Aider à recevoir/compter les livraisons de matériel et équipements et les enregistrer
  • Aider à l'expédition de matériels et de matériaux aux utilisateurs finaux,
  • Aider à vérifier les cahiers de bord du véhicule et de  l'équipement de sécurité embarqué du véhicule,
  • Aider à effectuer l'inventaire et l'étiquetage de l'équipement
  • Effectuer toute autre tâche sollicitée par le superviseur

    Finance

    • Vérifier tous les packs de paiement pour s'assurer de la disponibilité du budget, de l'exhaustivité des pièces justificatives et de l'exactitude du codage des transactions d'écriture de journal à comptabiliser dans le système (avance de voyage ; salaires ; taxes ; paiement des achats, etc.) ;
    • Effectuer le paiement dans un délai raisonnable.
    • Aider à la préparation de la réconciliation des comptes de bilan sur une base mensuelle (Caisse, comptes du personnel, fournisseurs, comptes partenairesu2026)
    • Aider à la préparation des prévisions de trésorerie mensuelles basées sur la planification des dépenses effectuées sur différents projets/ordres de travail actifs, les demandes de paiement approuvées, les relevés de compte, les factures et les bons de commande, etc.
    • Aider à la préparation et au paiement des salaires mensuels et des indemnités du personnel et des collaborateurs
    • Aider à la préparation du budget annuel du pays et de la contribution à OCS après approbation
    • Veiller à ce que la déclaration et le paiement des impôts sur les salaires du personnel et la cotisation nationale à l'assurance sociale soient effectués en temps opportun chaque mois pour éviter les pénalités.
    • Assurez-vous que toutes les transactions de paiement et de remboursement sont correctement enregistrées dans OCS.
    • Apposez le cachet ''PAID'' sur tous les bons déjà payés.
    • Aider la passation des marchés à utiliser correctement le code budgétaire.
    • Remplir les documents financiers (copies papier dans les fichiers et copies numérisées sur SharePoint) et faciliter les audits (audits externes, internes et de projet) ;
    • Aider à la préparation en temps opportun des rapports des donateurs
    • Assure la transparence, la régularité, l'exactitude et la cohérence de toutes les transactions financières et tient le superviseur informé de toute initiative ou difficulté liée aux responsabilités du poste;
    • Effectuer toute autre tâche requise par le superviseur


      Requirements

      Le diplôme scolaire requis sera au minimum DUT (Bac + 2), en finance et comptabilité, études en administration des affaires ou domaine connexe .

      Jusqu'à trois (3) ans d'expérience en comptabilité et audit ou en gestion de bureau

      Expérience dans un environnement d'ONG ou d'organisation internationale

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