Back Asociado/a de Apoyo a la Gestión de Proyectos

Background Information - Job-specific

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:

i) Infraestructura sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte,educación y salud, entre otras áreas.

ii) Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y los Gobiernos. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente,transparente y sostenible.

iii) Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares.

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera, promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe. Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.

Sobre Nuestra Cultura:

Nuestro trabajo contribuye a construir las bases para que los países y las comunidades alcancen la paz y el desarrollo sostenible, guiándonos por nuestros valores: Inclusión, Integridad, Humildad y Humanidad.

UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.

Contexto local:

La oficina multipaís gestiona proyectos en Perú y Ecuador, por lo que está ampliando su cartera en los países de la región andina (Ecuador y Bolivia). El/la Gerente Senior de Proyecto estará a cargo de los proyectos relacionados con la implementación de infraestructura para el Gobierno de Ecuador con posibilidad de realizar proyectos en el resto de países de la región andina. Las áreas en las que UNOPS trabaja la región andina son: agua y saneamiento,transporte público, infraestructura de salud, adquisiciones de equipos médicos, ambulancias y adquisición de bienes en general.

UNOPS viene ejecutado diversos proyectos en Ecuador para la adquisición y contratación de bienes como Trolebuses y Adquisición de ambulancias, en base a lo cual se ha logrado alcanzar una sólida relación con diferentes agentes de desarrollo. También a nivel de la población o usuarios se tiene una buena percepción de los servicios que presta UNOPS y como viene contribuyendo al logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible en Ecuador.

Información del proyecto:

La oficina Multipaís de la zona andina de UNOPS desarrolla proyectos en Ecuador y en la Ciudad de Quito ha firmado recientemente un convenio con la EPMMOP, que tiene como propósito, el mejoramiento de la transitabilidad a través de proyectos de infraestructura vial nueva y la rehabilitación de vías existentes, para lo cual se deberá gestionar el proyecto con diferentes interesados, los beneficiarios del proyecto y otras entidades públicas.

La asignación de los/las Asociados/as de Apoyo a la Gestión de Proyectos tiene por propósito apoyar a los/las gerentes de proyecto en sus funciones de aseguramiento de la correcta gestión técnica y administrativa del proyecto.

Los/Las Asociados/as de Apoyo a la Gestión de Proyectos reportarán a los/las Gerentes de Proyecto, interactuando en su trabajo con el personal técnico del proyecto, con el personal de servicios de soporte y con otros/as asociados/as de soporte de la oficina.

Resultados esperados

Implementación del proyecto

Apoyar a los miembros del equipo técnico operativo en la correcta administración de la información, asegurando correspondencia, veracidad y prontitud en el reporte de la misma.

Asistir a las reuniones semanales del proyecto aportando información actualizada sobre el estado de los mismos y apoyar en la realización de las actas correspondientes.

Apoyo en el control de la calidad de los procesos y procedimientos administrativos.

Apoyar al equipo del proyecto en los procesos de convocatoria y logística de misiones, eventos y talleres en todas sus fases así como en la organización y logística de reuniones de trabajo del proyecto teniendo en cuenta los procedimientos y requerimientos de las áreas pertinentes (Gerencia, Técnica, Administración, Comunicaciones, Adquisiciones, etc.).

Revisar que todas las actas y memorias requeridas en cada una de las estrategias del proyecto cumplan con los requisitos exigidos por el Asociado y lineamientos de UNOPS.

Velar por que el flujo de información entre el equipo de proyecto y las unidades de servicios de soporte y gerencia de la oficina esté coordinado y organizado.

Apoyar en temas operativos generales según se le solicite.

Gestión financiera y de adquisiciones

Apoyo en el control presupuestario, ejecución y en la elaboración de flujos de caja proyectados del proyecto a través de mecanismos de control y seguimiento para cada componente, anticipando variaciones y/o desviaciones e informando oportunamente a los/las PMs (Project Managers o Gerentes de Proyecto).

Asegurar de manera apropiada el registro de información en los sistemas de UNOPS (OneUNOPS ERP y OneUNOPS Projects)

Producir informes de monitoreo financiero bajo los estándares y requerimientos de UNOPS, utilizando las plataformas corporativas.

Alertar de manera oportuna al gerente de proyecto sobre déficits y sobrecostos generados en el proyecto.

Apoyar en la revisión presupuestaria de los proyectos y en la implementación de iniciativas correctivas si fuera el caso.

Apoyar el seguimiento a la gestión de contratos, procesos de pagos a proveedores y terceros.

Monitoreo y reporte del proyecto

Apoyo en la generación de reportes técnicos incorporando gráficas y tablas dinámicas en caso necesario.

Apoyar en el seguimiento de cumplimiento de hitos y compromisos en los cronogramas de trabajo de los proyectos, apoyando en el diseño y la actualización de los mismos.

Apoyar en la elaboración de los informes técnicos y financieros mensuales y periódicos. Apoyar a los/las PM en mantener ordenado y actualizado los registros requeridos para los proyectos.

Apoyar la gestión de documentación del proyecto (incluyendo la elaboración supervisada de formatos específicos en caso que sea necesario) siguiendo las normas del manual de archivo. Velar por que la documentación esté siempre al día comunicándose transversalmente con todas las áreas involucradas.

Mantener actualizado y de manera apropiada el drive del proyecto, asegurando la debida gestión documental del proyecto.

Gestión y coordinación de las partes

Apoyo en la preparación, organización y seguimiento a los documentos/comunicaciones con y para las contrapartes teniendo en cuenta las normas y directrices de las áreas competentes.

Participar en cualquier reunión de interés para el proyecto a petición de los/las gerentes del mismo.

Apoyo a la actualización y desarrollo del plan de comunicación del proyecto.

Educación

Diploma de estudios secundarios es requerido.

Diploma de estudios Universitarios (Ingeniería/Arquitectura, Administración de Empresas o Economía, Ciencias Sociales o carreras afines), será considerado valorable y podrá sustituir algunos años de experiencia requeridos.

Experiencia

Se requiere aportar experiencia profesional pertinente entre dos y seis años, dependiendo del nivel de educación que aporte, en el ámbito de la asistencia a la gestión de proyectos, preferiblemente de proyectos de desarrollo en infraestructura pública.

Se valorará experiencia en:

Participación en proyectos de adquisiciones públicas o infraestructuras sociales o salud pública.

Planeación, seguimiento, medición y desarrollo de proyectos.

Elaboración de presupuestos y control de provisiones financieras.

Apoyo y ejecución de actividades encaminadas al desarrollo de negocios.

Utilización de herramientas informáticas Google Suite y MsProject.

Idioma

Se requiere dominio del español hablado y escrito.

Se valorará el conocimiento intermedio del idioma inglés.

La UNOPS es un empleador incluyente invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.
Información adicional

No se aceptarán candidaturas no solicitadas.

No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.

Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.

UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.

UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.

A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación. Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación.

Términos y condiciones

Para los puestos de funcionariado, UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.

Las personas titulares de contratos de modalidad ‌retainer‌ deben completar una serie
de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos
deben completarse fuera de las horas trabajadas para la organización y su duración
aproximada es de cuatro horas. Es posible que durante el período de vigencia de su
contrato deba realizar cursos de actualización o nuevos cursos obligatorios. Tenga
en cuenta que no recibirá ninguna compensación por la realización de estos cursos.
Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.

Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.

En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.