Background
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) apoya el fortalecimiento de las capacidades nacionales y subnacionales den Bolivia y promueve el alcance de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) los derechos humanos y la igualdad de género, a través de asistencia técnica a fin de alcanzar un desarrollo humano sostenible a través del cierre de brechas para que nadie se quede atrás. El PNUD forja alianzas con todos los niveles de la sociedad para ayudar a construir naciones que puedan resistir a la crisis; promueve y sostiene un tipo de crecimiento que mejora la calidad de vida de todos y todas. Presentes sobre el terreno en unos 170 países y territorios, ofrece una perspectiva global y un conocimiento local al servicio de las personas y las naciones.
El PNUD fue designado como receptor principal de los Fondos de los Programas de Tuberculosis, Malaria y VIH, los cuales son administradores a través de la Unidad Ejecutora de Proyectos – Fondo Mundial.
A través de la Unidad de Proyectos, el PNUD busca promover el cumplimiento de los proyectos anteriormente mencionados y establecer como base sobre la cual se construya las estrategias de lucha contra la pobreza, la reducción de la vulnerabilidad de la población y el desarrollo de las actividades centrales de la economía nacional boliviana.
PNUD es Receptor Principal de estos recursos desde 2006, donde en los inicios ha sido electo por el Mecanismo de Coordinación País y el Fondo Mundial como Transitorio para las enfermedades de Malaria, Tuberculosis y VIH/SIDA. A partir de la gestión 2007 luego de haber estabilizado las tres subvenciones, el Fondo Mundial decide transferir la responsabilidad de recipiente principal de VIH a la fundación HIVOS/IBIS.
La última propuesta de país enviada por el MCP Bolivia, fusiona dos componentes en uno TB y VIH, es así que luego de un proceso de selección, se designa al PNUD Bolivia como receptor principal de esta propuesta para el periodo 2023-2025.
Duties and ResponsibilitiesBajo la supervisión directa de el/la Asociado/a de Administración, el/la titular del cargo Asistente Administrativo/a prestará sus funciones al Proyecto asignado en todas las áreas relacionadas, cumpliendo con las normas y procedimientos administrativos del PNUD en el desarrollo de su trabajo, enfocándose en el logro de las siguientes actividades y/o resultados:
1.Apoyar con los procesos de adquisiciones del proyecto.
Emitir las solicitudes de inicio de proceso, realizar cotizaciones, cuadros comparativos, revisión de contratos, órdenes de servicio o de compra, etc., asegurándose que cumplen los estándares de transparencia, equidad, oportunidad, competencia efectiva integridad, y valor por el dinero. Iniciar los procesos de adquisiciones de montos mayores, siguiendo los procedimientos de la unidad de Adquisiciones y recopilando los requisitos que deben haber sido revisados por el área técnica y la administración del proyecto2. Apoyar en la logística de talleres, seminarios, conversatorios y otros eventos previamente definidos en el proyecto.
Coordinar con las contrapartes locales, verificando el cumplimiento de las condiciones previas para su realización. Preparar el material logístico para efectuar los eventos del proyecto (material de escritorio, papelógrafos, listas de participantes, equipos, documentos, etc.). Apoyar con los procesos de contratación de los servicios que demande el evento. Apoyar en la gestión del plan de viajes del equipo, asistentes a talleres y consultores/as, incluida la coordinación de reserva y compra de pasajes aéreos, el cálculo y pago de viáticos, la recopilación de informes de viaje de forma oportuna y haciendo seguimiento al cierre del proceso de viaje, de acuerdo con lo establecido en la normativa del PNUD.3.Apoyar en la gestión financiera del proyecto.
Apoyar en la elaboración de pagos, vouchers, registro de suppliers, emisión de e-requisitions y Órdenes de Compra (PO´s) de manera oportuna, verificando la documentación de respaldo en cada caso. Apoyar con la elaboración de solicitudes de Anticipos de Fondos, elaborando los presupuestos y justificaciones, y posteriormente, realizando el seguimiento, la revisión y control de los descargos a ser entregados a la unidad de finanzas, asegurando que cumplen con los requisitos del PNUD. Apoyar con el seguimiento de contratos de consultorías por producto, los procesos de pago y la recopilación de respaldos. Apoyar con las revisiones presupuestarias, y emisión de reportes en el sistema. Elaborar informes mensuales de cumplimiento sobre el grado de ejecución de actividades planificadas y ejecución presupuestaria. Mantener los sistemas de seguimiento del proyecto al día con la información de la ejecución presupuestaria y la información de adquisiciones, para monitoreo y toma de decisiones.4.Apoyar en la administración del proyecto.
Apoyar con la gestión y el archivo físico y digital del área administrativa, relacionada a todos los procesos realizados en el proyecto. Mantener el registro de activos fijos e insumos actualizado y validar periódicamente su adecuado resguardo mediante inventarios físicos. Apoyar con el envío y recepción de correspondencia. Conciliar la documentación con las unidades de Programas y Operaciones en todo lo relacionado con la ejecución del proyecto.5.Apoyar en todas las actividades relevantes del proyecto para alcanzar las metas y objetivos, según plan de trabajo del proyecto. Competencies
Esenciales: Lograr resultados: Nivel 1: Planifica y monitores el trabajo propio, presta atención a los detalles, entrega trabajo de calidad en los límites establecidos. Pensar innovadoramente: Nivel 1: Tiene apertura a ideas creativas/riesgos conocidos, resuelve problemas de manera pragmática, realiza mejoras. Aprender continuamente: Nivel 1: Tiene mente abierta y curiosidad, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación. Adaptarse con agilidad: Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de manera constructiva, es flexible. Actuar con determinación: Nivel 1: Muestra determinación y compromiso, capaz deresponder calmadamente ante la adversidad, confiado. Participar y asociarse: Nivel 1: Demuestra compasión/entendimiento hacia los demás, formarelaciones positivas. Facilitar la diversidad y la inclusión: Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, reconoce los sesgos inconscientes, confronta la discriminación. Competencias Transversales y Técnicas Área temática Nombre Definición Administración de negocios Comunicación
Comunicarse de manera clara, concisa y sin ambigüedades tanto por escrito como verbalmente; adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia.
Capacidad para gestionar las comunicaciones interna y externamente, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales apropiados.
Adquisiciones Gestión de contratos Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de gestión de contratos, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas. Digital Facilitación creativaCapacidad para diseñar talleres que consideren y aborden múltiples intereses, agendas y perspectivas; establecer objetivos claros y actividades atractivas; seleccionar las herramientas, materiales y recursos adecuados necesarios para habilitar o apoyar las actividades.
Capacidad para establecer rápidamente relaciones con los participantes y crear un espacio seguro (en línea y fuera de línea) donde se sientan cómodos para compartir sus opiniones, preocupaciones, experiencias y reflexiones; apoyando esto con una variedad de herramientas para estimular la participación activa.
Capacidad para facilitar conversaciones inclusivas, capacidad para trabajar con un conjunto diverso de personas con diferentes orígenes, antigüedad y niveles de experiencia, utilizando diferentes enfoques adaptados a las personas en la sala, sacando a la luz las perspectivas e ideas de cada individuo y tomando decisiones a través de la deliberación y la discusión grupal. Capacidad para marcar el ritmo de una sesión, ajustarse a las habilidades y niveles de energía de los asistentes y a la naturaleza o propósito de un ejercicio. Ser flexible y capaz de improvisar; adaptar y cambiar los enfoques en respuesta a las necesidades, sin perder de vista el propósito y los objetivos de la sesión.
Finanzas Contabilidad (General) Conocimiento de los conceptos, principios, marcos, estándares, regulaciones, políticas y tendencias contables, y capacidad de aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas. Agenda 2030: Personas Salud Servicios de adquisición de productos sanitarios Agenda 2030: Personas Salud Apoyo al Fondo Mundial y otros programas de salud Required Skills and ExperienceHabilidades Requeridas:
Conocimiento en sistemas ERP (planificación de recursos empresariales por sus siglas en inglés) a nivel usuario. Conocimiento de normas, regulaciones financieras y contables nacionales. Conocimiento intermedio/avanzado de la aplicación de sistemas bajo la plataforma de Microsoft Office.Habilidades deseadas, adicionales a las competencias mencionadas en la sección de competencias:
Excelentes habilidades de comunicación, orales y escritas. Espíritu creativo, dinámico y con capacidad de trabajo en equipo. Alto nivel de dedicación y proactividad en procesos complejosLenguaje(s) Requerido(s)
Fluidez en español (hablado y escrito).Certificados Profesionales
El PNUD se reserva el derecho de solicitar documentación física de verificación a los postulantes que calificaran a la última etapa o al ganador/a del proceso de selección
Disclaimer Important information for US Permanent Residents ('Green Card' holders)
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.
Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
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