The Position:
El/la Asistente Administrativo / Financiero del Proyecto “Asegurando el derecho a una vida libre de violencia en contextos interculturales y en situación de emergencia” asistirá y apoyará en la gestión administrativa y financiera del segundo año de la segunda fase del proyecto.
Esta posición reportará al / a la Gerente(a) de Proyecto.
¿Cómo puedes marcar la diferencia?:
El UNFPA es la principal agencia de las Naciones Unidas para lograr un mundo en el que cada embarazo sea deseado, cada parto sea seguro y el potencial de cada joven se realice. El plan estratégico del UNFPA (2022-2025) reafirma la relevancia de la dirección estratégica actual del UNFPA y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas evitables; poner fin a la necesidad insatisfecha de planificación familiar; y poner fin a la violencia de género y las prácticas nocivas. Estos resultados reflejan nuestros compromisos estratégicos para acelerar el progreso hacia la realización de la CIPD y los ODS en la Década de Acción hasta 2030. Nuestro plan estratégico insta a los Estados miembros, las organizaciones y las personas de las Naciones Unidas a “construir mejor hacia adelante”, al tiempo que abordan los impactos negativos de la pandemia de Covid-19 en el acceso de las mujeres y las niñas a la salud sexual y reproductiva y a los derechos reproductivos, recuperar los logros perdidos y alcanzar nuestros objetivos.
En un mundo donde los derechos humanos fundamentales están en riesgo, necesitamos personal ético y con principios, que encarne estas normas y estándares internacionales y que los defienda con valentía y con plena convicción.
El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y brinden resultados sostenidos y de alto impacto; necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la forma en que gestiona los recursos que se le confían y que se comprometa a ofrecer excelencia en los resultados del programa.
Funciones / Resultados Clave Esperados
Implementación de proyectos y gestión logística
Apoyar con el registro y revisión de los planes de trabajo y presupuestos en los sistemas financieros y programáticos corporativos (ERP). Brindar el apoyo administrativo necesario para asegurar la implementación administrativo-financiera del proyecto en cumplimiento de las regulaciones, procedimientos y políticas del UNFPA. Elaborar y actualizar el plan de compras del proyecto de manera mensual o cuando se requiera. Apoyar en el proceso de screening de vendors. Apoyo en la participación de los distintos comités de compras, según sea requerido. Brindar apoyo en los procesos de adquisición: micro compras (shopping), solicitudes de cotización y comunicaciones con proveedores. Coordinar y proveer el apoyo logístico para las misiones relacionadas en el marco del proyecto/s. Coordinar requerimientos y documentación para contratación de consultores en el marco del proyecto. Apoyo administrativo en la organización de eventos a cargo del proyecto. Otras funciones y/o actividades que pudieran presentarse a lo largo del presente contrato.Administración financiera y manejo documentario
Desempeñar tareas en pleno cumplimiento de regulaciones financieras, políticas y procedimientos de la organización, incluyendo controles internos, tales como: Realizar revisiones presupuestales, Realizar seguimiento financiero de la ejecución del presupuesto del proyecto, Identificar avances, desafíos y proponer acciones para asegurar ejecución del presupuesto en los plazos establecidos y con calidad. Realizar la revisión detallada de rendiciones de eFACE y de los documentos necesarios para su proceso y posterior envío a aprobación del Oficial de Proyecto. Revisar y verificar transacciones financieras, actividades y documentación. Tomar acciones correctivas en la medida en que sea necesario. Garantizar la correcta elaboración de expediente para concretar el requerimiento de solicitudes de pago. Preparar requerimientos de pago, validar conformidades, documentos para creación y screening de suppliers (antes vendors), documentos para las órdenes de compra/servicio, verificar documentos de soporte y hacer seguimiento a pagos de proveedores y/o consultores. Realizar el apoyo administrativo para la convocatoria, selección, registro y seguimiento de Asociados en la Implementación (IP), cuando corresponda. Acompañar a los IP en el cumplimiento de los procesos administrativos a su cargo, brindándoles el soporte y los recursos necesarios para asegurar calidad y entrega oportuna de los documentos administrativos y financieros, según las políticas y procedimientos de UNFPA. Asistir a los Asociados en la Implementación implementadores en las funciones administrativo financieras relacionadas con el manejo de los Planes de Trabajo, incluyendo aquellas vinculadas con el registro de solicitudes de transferencias de efectivo y rendiciones en el sistema ERP Quantum y de los documentos necesarios para su proceso. Apoyo en el proceso de registro de planes de trabajo ante APCI, así como del proceso de recuperación del IGV. Apoyar la preparación, organización y distribución de todos los documentos relacionados con los proyectos según sea relevante, incluyendo correspondencia, contratos, informes financieros y otros. Asegurar que todos los documentos de los proyectos están debidamente archivados en el sistema de gestión documentario IDocs de acuerdo con las políticas de manejo y almacenamiento documentario de la organización. Mantener lista pertinente de contactos, en alineamiento con lista general de la Oficina de País.Monitoreo y reporte
Apoyar al/la Gerente de Proyectos en la planificación presupuestal y monitoreo de actividades sobre la base del marco de recursos y resultados. Hacer seguimiento de ejecución financiera de los proyectos. Apoyar al/la Gerente de Proyectos en la elaboración de reportes financieros. Apoyar la preparación de documentos y reportes para evaluaciones de los proyectos: spotchecks, micro assessments y/o auditorías.
Competencias
Valores:
Ejemplificar la integridad; Demostrar compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas Apreciar las diferencias en valores y aprender de la diversidad cultural. Demostrar compromiso con la igualdad de géneroCorporativas:
Tomar acciones apropiadas frente al contexto religioso y diversidad cultural. Alcanzar resultados / Ser responsable Desarrollar y aplicar experiencia profesional / visión para los negocios Pensar analítica y estratégicamente. Trabajar en equipo / administrándonos a nosotros mismos y nuestras relaciones Comunicarse para el impactoCompetencias Funcionales:
Manejo y Liderazgo:
Demostrar habilidades de organización; Capacidad para trabajar como parte de un equipo, compartir información y coordinar esfuerzos dentro del equipo; Enfoques consistentes para trabajar con energía y una actitud positiva y constructiva; Excelentes habilidades analíticas y de escritura. Comunicación: Buena capacidad de comunicación, tanto escrita como oral, que incluye el trabajo en red y las habilidades interpersonales; Capacidad comprobada de persuadir e influenciar a otros para cooperarOrientación al Cliente:
Investiga posibles soluciones a las necesidades del cliente interno y externo e informa de manera oportuna, sucinta y apropiada; Organiza y prioriza el horario de trabajo para cumplir con las necesidades y plazos del cliente; Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de la unidad de trabajo y con clientes internos y externos; Capacidad demostrada para establecer relaciones sólidas con socios y clientes para obtener comentarios positivos; Capacidad para emprender y aplicar análisis de género para garantizar soluciones equitativas de géneroAsociación:
Desarrollar, coordinar y asesorar sobre asociaciones estratégicas y programáticas Facilitar la participación de los principales interesados o grupos en la toma de decisiones sobre el medio ambiente y el desarrollo sostenible, su acceso y el intercambio de información para un cumplimiento efectivo.Profesionalismo:
Demostrar competencia profesional y dominio de la materia Es concienzuda/o y eficiente en el cumplimiento de los compromisos, observando los plazos y logrando resultados; Habla y escribe de manera clara y efectiva y demuestra apertura al compartir información y mantener informada a las personas. Dispuesta/o a realizar otras tareas según lo dispuesto por el/la supervisor(a)Liderazgo:
Proactivo en el desarrollo de estrategias para lograr objetivos, Establece y mantiene relaciones con una amplia gama de personas para comprender las necesidades y obtener apoyo, Propulsores para el cambio y las mejoras,Juicio / Toma de decisiones:
Identifica los problemas clave en una situación compleja, Reúne información relevante antes de tomar una decisión, Considera los impactos positivos y negativos de las decisiones antes de tomarlas, Propone un curso de acción basado en toda la información disponible, Verifica supuestos contra hechosCalificaciones Requeridas
Educación:
Bachiller y/o Título profesional en economía, administración, contabilidad, ingeniería empresarial oExperiencia:
Mínimo 7 años de experiencia en labores relacionadas a asistencia administrativa, financiera, compras y/o de proyectos. Experiencia previa en organizaciones de las Naciones Unidas, organismos internacionales y/o de cooperación, será considerada una ventaja. Deseable, experiencia previa en proyectos de respuesta humanitaria y/o violencia basada en género. Deseable conocimiento de sistema actualizado de ERP (Quantum y QuantumPlus).Otros:
Capacidad para el trabajo en equipo; Capacidad analítica y para la redacción de informes Habilidad para el manejo de sistemas informáticos, como el QuantumPlus.Idiomas:
Fluidez oral y escrita en el idioma español. Conocimiento intermedio del idioma inglés como mínimo.Sistemas informáticos:
Dominio a nivel de usuario de entorno de Windows, Internet y aplicaciones de oficina como Google Suite (Gmail, Google Docs, Drive) y MS Office (Word, Excel y Power-Point). Experiencia con el uso de ERP será una ventaja.
Compensación y beneficios:
Este puesto ofrece un paquete de remuneración atractivo que incluye un salario neto competitivo más seguro médico y otros beneficios según corresponda.
Ambiente de trabajo del UNFPA:
El UNFPA proporciona un entorno de trabajo que refleja los valores de igualdad de género, diversidad, integridad y equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Estamos comprometidos a garantizar la paridad de género en la organización y, por lo tanto, animamos a las mujeres a postularse. Se recomienda encarecidamente que presenten su solicitud las personas de la comunidad LGBTQIA+, grupos étnicos minoritarios, poblaciones indígenas, personas con discapacidades y otros grupos subrepresentados. El UNFPA promueve la igualdad de oportunidades en términos de nombramiento, capacitación, compensación y selección para todos, independientemente de las características personales y las dimensiones de la diversidad. La diversidad, la equidad y la inclusión están en el centro de la fuerza laboral del UNFPA; haga clic aquí here para obtener más información.
Disclaimer:
La selección y el nombramiento pueden estar sujetos a verificaciones de antecedentes y referencias, autorización médica, emisión de visas y otros requisitos administrativos.
El UNFPA no cobra ninguna tarifa de solicitud, procesamiento, capacitación, entrevista, prueba u otra tarifa en relación con la solicitud o el proceso de reclutamiento y no se preocupa por la información sobre las cuentas bancarias de los solicitantes.
Los solicitantes de cargos en las categorías Profesional internacional y superiores, que tengan la condición de residente permanente en un país distinto de su país de nacionalidad, podrán verse obligados a renunciar a dicha condición en el momento de su nombramiento.
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