Background Information - Job-specific
Situé à Dakar, le bureau multi-pays de l'UNOPS Sénégal couvre tous les pays francophones d'Afrique de l'Ouest et du Nord. Au fil des ans, il a développé une solide relation de travail avec les gouvernements et les partenaires internationaux. Il fournit un soutien technique dans les domaines de développement stratégique, y compris les élections ; passation des marchés et renforcement des capacités connexes ; Protection de l'environnement, ainsi que réhabilitation et développement des infrastructures. Il comprend un portefeuille de plus de 60 projets en cours dont la moitié est dédiée à des projets d'infrastructure, tandis que le reste est composé de projets transactionnels, d'approvisionnement et d'appui en fonds, subventions ou maîtrise d'ouvrage.
Côte d’ivoire
UNOPS, le Bureau des Nations Unies pour les Services d’Appui aux Projets, intervient comme partenaire opérationnel clé dans des projets de développement humanitaire et durable à l’échelle mondiale. En Côte d’Ivoire, UNOPS œuvre avec le Ministère de la Santé et ses partenaires pour fournir des infrastructures et des solutions d’énergie renouvelable dans les zones rurales, dans le respect des normes environnementales et sociales.
Contexte du Projet d’Électrification en Côte d'Ivoire
Dans le cadre de l’appui à la Couverture Maladie Universelle, UNOPS s’associe avec le Ministère de la Santé, de l'Hygiène Publique et de la Couverture Maladie Universelle (MSHPCMU) et l’Unité de Coordination des Projets Santé Nutrition (UCP Santé Nutrition), soutenue par la Banque mondiale, pour renforcer l’accès à l’énergie dans 166 centres de santé situés en zones rurales. Le projet vise à installer des systèmes d’énergie solaire dans des zones non couvertes par la Compagnie Ivoirienne d'Électricité (CIE) pour améliorer l'accès aux soins, en particulier dans les régions éloignées.
Rôle de l’UCP Santé Nutrition Banque mondiale
L’UCP Santé Nutrition, appuyée par la Banque mondiale, joue un rôle central en tant que coordinateur local du projet. Elle assure le lien direct avec les communautés bénéficiaires et veille à ce que les actions sur le terrain soient alignées avec les priorités nationales en matière de santé publique. L’UCP est impliquée dans la sélection des sites des centres de santé, dans la planification logistique et dans le suivi des activités menées par UNOPS et les prestataires, afin de garantir la qualité et la pertinence des installations solaires en fonction des besoins locaux.
Objectifs du Projet
Ce projet s’inscrit dans un programme stratégique visant à :
Renforcer les Capacités Locales : Par le biais de l’UCP Santé Nutrition, garantir la formation des équipes locales et des comités de maintenance pour une utilisation durable des équipements
Contribuer aux Objectifs de Développement Durable : En particulier les ODD 3 (Bonne santé et bien-être), 7 (Énergie propre et abordable), et 17 (Partenariats pour les objectifs)
Le.la Chef.fe de Projet jouera un rôle clé en collaborant étroitement avec l’UCP Santé Nutrition et les parties prenantes pour s'assurer que le projet soit exécuté dans les délais et respecte les exigences de qualité et de durabilité définies par la Banque mondiale.
Functional Responsibilities
Sous la direction et la supervision générale du. de la Chef.fe de projet, la/le titulaire du poste fournit et peut superviser du personnel dans la prestation de services de soutien technique et administratif, couvrant des processus et des transactions spécialisés et non spécialisés pour des domaines de travail distincts dans l'administration et la logistique, en assurant une prestation de services efficace et axée sur le client. L'adjoint.e administratif.ve favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats, en veillant à l'utilisation des ressources du bureau de la manière la plus rentable possible.
1. Soutien à la Gestion administrative et financière
Coordonner les différents domaines de travail et superviser le personnel de l’Administration, en appui aux projets dans l'exécution des transactions, processus et services du bureau, en veillant à la pleine conformité avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'UNOPS
Surveiller les performances de l'équipe administrative par rapport aux objectifs du bureau, des projets, et la satisfaction des partenaires
Appuyer le bureau et les projets dans la gestion des communications (préparation et finalisation des correspondances, transmission des rapports, etc) et démarches (organisation des rencontres et réunions, auprès des partenaires institutionnels du bureau
Mettre en œuvre le mécanisme de contrôle pour les services administratifs désignés, y compris la tenue de registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses
Appuyer les projets dans la gestion (demande, justification et réconciliation) des avances opérationnelles
Gérer la petite caisse du bureau, la justification des dépenses, la réconciliation des comptes en conformité avec le règlement financier de l’UNOPS
2. Gestion des voyages et formalités de visa
Jouer le rôle de point focal concernant les voyages du bureau pays et assurer l’organisation pratique des voyages du personnel du bureau et des projets conformément au SOP voyage
Préparer les autorisations de voyage (Travel authorization) dans le nouveau système et s’assurer que les frais de mission sont payés dans les délais
Effectuer les réservations de vols (UN et commerciaux) pour les missions locales et internationales
Gérer les demandes de visa et effectuer les formalités de voyage du bureau
Centraliser et traiter les dossiers de voyages et toute réclamation y relative
3. Appui logistique aux projets
Assurer la fourniture efficace et efficiente de services de soutien logistique aux projets en conformité avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'UNOPS
Superviser la mise en œuvre du système logistique conformément aux procédures logistiques de l'UNOPS
Coordonner et superviser les processus et services en matière d'expéditions et de dédouanement, de voyages, de gestion d'événements, d'enquêtes administratives, de services de transport et d'assurance, de gestion des bâtiments/installations/espaces, de fournitures de bureau
Coordonner les services de gestion des fournitures et des actifs et la vérification physique des articles en stock, en veillant à la préparation et à la présentation en temps utile des rapports d'inventaire périodiques
Superviser les questions de protocole, en veillant à la prestation efficace des services aux clients, y compris l'enregistrement du personnel et les autorisations du gouvernement hôte
Gérer la liaison et la coordination avec les autorités locales sur les autorisations/privilèges et immunités pour le personnel de l'UNOPS, les espaces de bureaux et autres questions administratives
4. Développement et partage des connaissances
Organiser, faciliter et/ou fournir des initiatives de formation et d'apprentissage pour le personnel sur des sujets liés à l'administration
Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines
Recueillir des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utiliser de manière productive
Impact des résultats
La réalisation efficace et réussie des résultats par l'Adjoint.e administratif.ve affecte directement l'efficacité globale de la fourniture de services administratifs par l'équipe individuelle, ce qui a un impact sur la capacité du bureau à répondre de manière efficace et efficiente aux besoins opérationnels du bureau/programme. La prestation de services en temps opportun et de manière responsable garantit la satisfaction du client et promeut l'image et la crédibilité de l'équipe et du bureau en tant que prestataire de services efficace en matière de services et de gestion de projets. Cela renforce la position concurrentielle de l'UNOPS en tant que partenaire de choix en matière de développement durable et de services de projets dans le pays/la région desservie.
Formation
Un diplôme d'études secondaires est requis.
Un diplôme universitaire de premier cycle en administration des affaires, en administration publique ou dans un autre domaine pertinent est un atout et peut remplacer une partie des années d'expérience requises.
Expérience
Six (6) ans d'expériences professionnelles pertinentes (ou moins selon le parcours universitaire) dans les services d'appui à l'administration générale, à la logistique ou aux opérations dans des organisations publiques ou privées nationales ou internationales
Une certaine expérience dans les organisations du système des Nations unies est souhaitable.
Connaissances linguistiques
Une excellente maîtrise du Français est requise
La connaissance de l’Anglais est un atout
L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.
L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.
L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.
Conditions
Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi.
Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Il pourra également leur être demandé de suivre des cours visant à rafraîchir leurs connaissances ou de nouvelles formations obligatoires dans le cadre de leur contrat. Aucune compensation ne sera versée pour le temps consacré à ces formations. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».
La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.