Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations aux prises avec des crises menaçant leur survie, principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de catastrophes naturelles ou encore d’exclusion des soins. La section française de MSF est présente dans une trentaine de pays.
Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un·e Assistant·e des Départements Logistique et Achat-Approvisionnement.
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Mission
Sous la responsabilité hiérarchique du directeur Logistique et du directeur Achat-Approvisionnement, votre mission est de faciliter la circulation de l’information au sein des deux départements et vers l’extérieur, d’en assurer la conservation et d’effectuer différentes tâches liées aux activités des départements.
Principales responsabilités Assurer la gestion administrative de chaque département :
Réaliser la gestion administrative (demandes de contrats & avenants, distribution des fiches de paie & tickets restaurant, réservations d'hôtel et billets d'avion/train, suivi des notes de frais, commande de fournitures, suivi de factures, suivi des bons de commande, gestion d’une carte achat),
Assurer un suivi administratif des contrats MiO et Référents Achats Régionaux (demande de contrat, suivi des déplacements et des absences, perdiem, déplacements en France, etc.),
Participer au processus de recrutement (aide à la rédaction de l’annonce, suivi avec le service recrutement, introduction des nouveaux salariés, etc…)
Gérer le suivi et la facturation des équipements satellites, apporter un support au suivi des factures achat du casier départs,
Gérer l’organisation des évènements des 2 départements (séminaire, etc.),
Apporter un appui, conseil et support polyvalent aux départements.
Gestion de l’information :
Organiser la collecte, la diffusion, la sauvegarde et l’organisation des informations partagées par l’ensemble des départements Logistique et Achat-Approvisionnement, ainsi qu’avec les autres départements et/ou en externe,
Etre le/la référent·e sur toutes les questions d’archivage (physique et électronique), notamment sur les toolbox de MyMSF (support pour la mise en ligne de documents, etc.),
Actualiser et dynamiser pour chaque département la communication sur les pages MyMSF,
Rédiger et diffuser des compte-rendus de réunion pour les deux départements et des notes de synthèse,
Organiser et animer le système de réunion de département, de service ou d’équipe.
Contribuer au pilotage du budget de chaque département :
Participer à l’élaboration du budget, assurer le suivi budgétaire en lien avec le contrôle de gestion.
Activités éventuelles de l’emploi :
Participer à des projets divers intra ou inter départements,**
Assurer les activités spécifiques liées à l’édition et à la diffusion des guides du département (PAO, maquette, contacts imprimeur, suivi d’édition, internet, etc.),**
Briefings premières missions du métier sur l’organisation du département, politiques, documents partagés.**
Profil recherché : **
Formation / Expérience : Formation d’assistant·e de direction ou licence en sciences sociales.
Une expérience de 2 ans minimum à un poste similaire dans une entreprise ou association est souhaitable.
Intérêt pour les enjeux humanitaire, la logistique, les achats-approvisionnement.
Langues : Maîtrise de l’anglais et du français.
Compétences : Maîtrise du Pack Office.
Aptitudes : Esprit de synthèse et très bonnes capacités rédactionnelles ; Esprit rigoureux, forte capacité d’adaptation, organisé, autonome, dynamique, esprit d’équipe.
Statut : CDD de 6 mois renouvelable, à temps plein. Assimilé cadre. Basé à Paris, métro Jaurès.
Conditions salariales :35,8k€ brut annuel sur 13 mois. 22 jours RTT par an. Complémentaire santé prise en charge à 100% par Médecins Sans Frontières. Titres restaurant d’une valeur faciale de 9 € (prise en charge à 60% par MSF). Prise en charge à 50% de l’abonnement transport en commun.
Prise de poste : Début-mi-décembre 2020.
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