Grado: G4
Número de la vacante: GENEVA/GS/2023/17
Fecha de publicación: 12 de diciembre de 2023
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 15 de enero de 2024
Job ID: 11467
Departamento: EMPLOYMENT
Unidad: SKILLS
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duración determinada
El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.
Pueden participar:
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que estén o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.
Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.
*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 70 872 francos suizos por año.
El puesto está ubicado en la Subdivisión de Cualificaciones y Empleabilidad (SKILLS) del Departamento de Política de Empleo. SKILLS lleva a cabo investigaciones comparativas y proporciona directrices políticas y asistencia técnica para ayudar a los mandantes a integrar el desarrollo de las capacidades en las estrategias de desarrollo nacionales y sectoriales. SKILLS apoya el desarrollo de capacidades para mejorar la empleabilidad de los trabajadores y la productividad y competitividad de las empresas, así como el carácter integrador del crecimiento económico. Trabaja en estrecha colaboración con otras ramas del Departamento de Políticas de Empleo para integrar las políticas de desarrollo de competencias en estrategias nacionales de empleo coherentes y apoya a las oficinas exteriores de la OIT en el desarrollo y la aplicación de componentes de desarrollo de competencias en sus Programas y agendas de Trabajo Decente por País.
El puesto proporcionará apoyo de secretaría y de oficina al personal profesional de la Subdivisión.
El puesto dependerá del Jefe de SKILLS.
1. Procesar las acciones administrativas rutinarias en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y realizar el seguimiento con los servicios administrativos pertinentes según sea necesario.
2. Ayudar a organizar los viajes oficiales del personal profesional.
3. Prestar apoyo a reuniones y actos, incluida la tramitación de acciones administrativas en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), la preparación y distribución de cartas de invitación, órdenes del día y otros materiales, la organización de instalaciones y equipos para reuniones, la organización de viajes, la preparación de estimaciones rutinarias de costes y la prestación de apoyo e información a los participantes sobre asuntos de carácter rutinario.
4. Mantenerse al corriente de los cambios en las normas, reglamentos, políticas, procedimientos, directrices y procesos operativos pertinentes.
5. Realizar otras tareas pertinentes que se le asignen.
Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:
1. Procesar textos de diversos documentos (correspondencia, informes, tablas, presentaciones, manuscritos) utilizando los programas informáticos adecuados. Corregir la sintaxis, la puntuación y la gramática, así como el formato adecuado del material y los documentos preparados por otros para ajustarse a los requisitos de la casa. Enviar correo electrónico. Puede ser necesario actualizar bases de datos especializadas y/o sitios web.
2. Examinar, registrar si es necesario y redirigir el correo y la correspondencia. Informar y recordar al personal responsable las fechas de seguimiento y controlar los plazos de respuesta o de acciones específicas. Redactar correspondencia estándar en una lengua y mecanografiar en dos lenguas. Seguimiento de las acciones administrativas.
3. Crear y mantener los sistemas de archivo y referencia de la unidad de trabajo. Aclarar las necesidades con el personal profesional en cuanto a las especificaciones de los documentos y su ubicación para facilitar su búsqueda y consulta. Mantener el material de papelería y otros suministros básicos de la unidad.
4. Proporcionar servicios generales de apoyo de secretaría para reuniones.
5. Recibir, evaluar y remitir las consultas telefónicas y personales en dos idiomas al personal adecuado para su respuesta y responder a las consultas generales. Concertar citas para el Jefe y el personal profesional de la unidad, recibir visitas.
Educación secundaria completa.
Cuatro años de experiencia pertinente.
Excelente conocimiento de una lengua de trabajo (inglés, francés, español) de la Organización y conocimiento práctico de una segunda lengua de trabajo para responder a consultas, encaminar el correo y recibir visitas.
Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:
Buen conocimiento de programas informáticos (incluido procesador de textos y programas de hojas de cálculo y presentaciones) como Microsoft Office. Capacidad para adaptarse rápidamente a nuevos programas y sistemas informáticos. Conocimiento de las normas internas de la OIT para la preparación de documentos. Capacidad para responder a las consultas de forma adecuada (por teléfono y en persona). Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad para organizar su propio trabajo y priorizar tareas. Conocimiento de las técnicas de creación y mantenimiento de sistemas de archivo. Conocimiento de los procedimientos de preparación de formularios administrativos, incluso en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Capacidad para mantener registros y archivos y actualizar bases de datos. Capacidad para obtener servicios para la realización de tareas de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la oficina. Capacidad de evaluar la correspondencia y las consultas para determinar la mejor forma de proceder. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y demostrar un comportamiento y unas actitudes no discriminatorias y que tengan en cuenta las cuestiones de género.
Proceso de reclutamiento
Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.