Back Secrétaire - G4 (DC)

Grade: G4

No. du poste: DC/ISSA/G/2023/02
Date de publication: 25 septembre 2023
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 20 novembre 2023

Job ID: 11283
Départment: ISSA
Unité: ISSA
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée

Durée du contract: 12 mois (durée renouvelable à concurrence de trois années consécutives)

Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.

Dans le but de s'assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.

Peuvent soumettre leur candidature:

• Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'Annexe I du statut du Personnel.
• Les candidats/tes externes*

  *Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.

  Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

  Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l'Organisation. Un an de contrat à durée déterminée sera accordé. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.

  *Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 70,872 CHF par an.

  📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐

  ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

  Introduction

  L’Association internationale de la sécurité sociale (AISS) est la principale organisation internationale au service des institutions et ministères compétents en matière de sécurité sociale. Fondée en 1927 sous l’égide de l’Organisation internationale du Travail (OIT), elle compte plus de 320 membres dans plus de 150 pays.

  Le poste est à pourvoir au sein de la branche Services aux membres et Promotion (MSP) de l’AISS, chargée de la communication, du site Web, des publications, des événements et des activités favorisant l’engagement des membres et envers les membres.

  L’équipe de la MSP est responsable de la logistique des événements et de la communication relative aux événements. Ceux-ci évoluant rapidement, l’AISS a besoin de renforcer temporairement les capacités dont elle dispose dans ce domaine. Le financement disponible pour ce poste ne couvre que le triennium en cours (2023-2025), et le poste sera renouvelé annuellement à concurrence de trois années au maximum.

  Le poste est placé sous l’autorité directe du Directeur de la branche MSP, et son titulaire travaillera en étroite collaboration avec le coordinateur des événements. Le ou la titulaire du poste exécutera des tâches logistiques administratives et techniques en lien avec les événements organisés par l’AISS, qu’ils soient virtuels ou présentiels. Elle ou il pourra être amené/e à travailler au sein d’équipes chargées de tâches spécifiques afin de contribuer à d’autres activités de l’AISS dans son domaine de compétence.
  

  Fonctions et responsabilités essentielles

  • Participation à l’organisation de la logistique des événements importants de l’AISS: préparation des informations à publier sur le site Web (ex.: informations pratiques, hébergement), mise en page du programme en ligne, gestion et mise à jour des intervenants sur Excel, rédaction et envoi d’invitations aux intervenants et gestion des réponses, préparation d’informations pour l’application mobile Événements, etc.
  • Création dans au moins trois langues de «boîtes à outils» (lettres types, invitations, réponses types) concernant les événements, étant entendu que ces outils devront être en partie préparés par le ou la titulaire du poste.
  • Apporter un soutien pour l’organisation des événements et l’exécution des tâches de secrétariat en lien avec les événements de l’AISS. Les tâches à exécuter seront notamment les suivantes: réponse aux demandes d’informations/questions des membres; gestion des problèmes d’accès aux événements en ligne, établissement des attestations de participation, production de matériel pour les événements (chevalets porte-nom, badges, présentations, etc.). Soutien sur place si nécessaire.
  • Tenir à jour les données relatives à la fonction de gestion des événements du système de gestion de la relation client (CRM) de l’AISS, afin que les informations soient structurées et puissent être consultées facilement.
  • Préparer, mettre en page et relire la correspondance, les rapports, la documentation, la liste des participants, etc.; préparer, modifier, mettre en page et relire des supports et documents (présentations PowerPoint, lettres, invitations, bonnes pratiques soumises) en amont des événements de l’AISS et du Prix AISS des bonnes pratiques, en respectant les règles rédactionnelles de l’AISS.
  • Apporter son concours concernant les outils de communication relatifs aux événements de l’AISS – traduction de textes courts dans trois langues au maximum.
  • Le cas échéant, le ou la titulaire du poste pourra être amené/e à accomplir diverses autres tâches et à mener des activités de soutien opérationnel en collaboration avec d’autres unités de travail de l’AISS sur des questions opérationnelles/administratives selon les besoins, et plus particulièrement durant les événements/réunions, les conférences, l’Assemblée générale et autres périodes de forte activité.

    Qualifications requises

    Formation

    Avoir suivi jusqu’à son terme une formation dans un établissement d’enseignement secondaire.

    Expérience

    Quatre années d’expérience pertinente en lien avec l’organisation d’événements et de domaines d’activité connexes.

    Langues

    Excellente maîtrise de l’anglais et d’une autre langue de travail de l’AISS (français, allemand ou espagnol) et bonne connaissance d’une troisième langue (français, allemand ou espagnol).

    Compétences

    • Excellentes capacités d’organisation.
    • Bonne connaissance des procédures en matière de correspondance officielle et/ou d’autres services en lien avec l’organisation de conférences.
    • Connaissance des bases de données informatisées pertinentes.
    • Capacité à bien gérer le stress et à travailler dans des délais serrés en portant une attention particulière aux détails.
    • Capacité à faire preuve de tact et de diplomatie avec des partenaires de cultures diverses.
    • Bonnes capacités de communication (verbale et écrite).
    • Bonnes capacités de gestion du temps.
    • Capacité à prendre des initiatives et à travailler en équipe.
    • Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter des attitudes et un comportement respectueux de l’égalité de genre et non discriminatoires.

      Processus de recrutement

      Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

      Alerte à la fraude

      Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.