Poste : Responsable des Finances
Lieu : Kinshasa, République Démocratique du Congo
Relations fonctionnelles
Le gestionnaire des finances relève directement du directeur de programme (DP) et est membre de l'équipe de gestion du pays (CMT). Afin d'assurer la congruence et la cohérence des politiques et procédures financières, le directeur financier est également membre du département financier mondial et rend compte en pointillé aux membres de l'équipe mondiale qui supervisent et soutiennent la comptabilité, le budget et les finances, les systèmes financiers et la conformité des subventions dans les bureaux nationaux.
Le responsable financier travaille en étroite collaboration avec le DP, le CMT et les responsables de programme, en facilitant l'intégration entre le personnel chargé de la comptabilité, des finances et des programmes, dans le but commun de garantir la réalisation des objectifs du projet. Ce poste supervise une équipe de professionnels et de personnel de soutien et assure la liaison avec les donateurs et/ou les sous-bénéficiaires pour le portefeuille du pays, représentant Helen Keller aux réunions des donateurs et des partenaires du projet.
Helen Keller Intl a une structure hiérarchique matricielle qui respecte à la fois la gestion hiérarchique et l'autorité au sein des départements et des hiérarchies géographiques, ainsi que la responsabilité et les fonctions de supervision des experts en la matière en dehors de chaque département et de chaque région géographique. Une communication régulière et un esprit d'équipe entre collègues, tant au niveau hiérarchique que latéral, sont essentiels au bon fonctionnement de cette structure.
Portée du poste
Le Responsable des Finances est responsable de la gestion financière globale du portefeuille du bureau de pays, qui peut être composé de projets financés par l'USAID et/ou d'autres initiatives multilatérales ou privées. Il/elle gérera un effort de collaboration avec les collègues du bureau de pays et de la gestion globale pour assurer l'adhésion aux politiques et procédures de Helen Keller, maintenir des contrôles internes solides ; superviser la gestion et la maintenance du grand livre et de toutes les autres fonctions comptables et superviser et participer à l'administration et à la gestion des prix dans le portefeuille du bureau de pays ; et la mise en œuvre de mécanismes de surveillance financière pour assurer l'intégrité financière et la conformité avec les politiques des donateurs et de Helen Keller ainsi que les lois locales à travers les programmes.
Responsabilités spécifiques
Gestion globale et leadership
· En tant que membre du CMT, participer à la planification stratégique et à l'établissement des orientations pour le bureau de pays et ses programmes, en apportant votre point de vue et votre expertise uniques au processus.
· Diriger le département des finances dans un effort de collaboration avec les responsables de programme afin d'assurer une planification financière, une gestion, des rapports et des audits de haute qualité pour tous les programmes, y compris une préparation et une supervision budgétaires approfondies.
· Identifier les défis opérationnels qui affectent l'intégrité de la gestion des ressources.
· Participer à des groupes de travail internationaux chargés d'élaborer des politiques mondiales et/ou d'optimiser les systèmes et les procédures.
· Examiner et évaluer l'état des politiques, des procédures et des flux de travail du bureau de pays, identifier les lacunes ou les politiques obsolètes et donner la priorité aux améliorations.
· Se tenir au courant des changements dans les lois et règlements des autorités locales (par exemple, le consortium des organisations non gouvernementales, le département fiscal) et des constituants qui ont un impact sur les opérations d'Helen Keller.
· Faire des propositions pour les meilleures pratiques dans les opérations financières.
Comptabilité et gestion du grand livre
· Gérer et travailler directement avec le personnel de la comptabilité et des finances afin d'assurer la tenue du grand livre général, la gestion bancaire et de la trésorerie, les comptes créditeurs, la paie et les processus d'approvisionnement, pour le bureau principal et les bureaux secondaires.
· Maintenir une séparation claire des tâches au sein de l'équipe financière et comptable et s'assurer que de solides contrôles internes sont en place et que le personnel a une formation polyvalente afin que des remplaçants soient toujours disponibles.
o les soldes du grand livre sont analysés ;
o les rapprochements bancaires sont effectués avec précision, tous les mois, et les éléments de rapprochement sont résolus en temps opportun
o des rapports financiers de qualité sont produits selon les calendriers des donateurs et de Helen Keller
o la paie est analysée pour vérifier son exactitude et sa cohérence avant l'approbation finale par le DP ;
o les paiements de prestations et de taxes (cotisations de sécurité sociale, impôts, etc.) sont effectués à temps et que des preuves claires des paiements sont disponibles.
o Les données financières sont exactes et à jour pour un processus de clôture mensuelle en temps voulu.
o Les systèmes de classement et d'archivage des dossiers financiers sont maintenus.
· Gérer les flux de trésorerie pour garantir le maintien des liquidités ; surveiller les fluctuations des devises ; établir des procédures bancaires électroniques solides avec des contrôles d'accès au système bien documentés.
· Gérer les audits du pays et des projets.
· Servir de lien avec la banque sur le système de paiement électronique et autres facilités.
· Suivre les accords des donateurs et les sous-subventions aux partenaires et s'assurer que toutes les avances aux partenaires sont justifiées et que les livrables sont reçus.
Gestion du budget et des subventions
· Maintenir une connaissance financière complète du portefeuille de subventions du bureau de pays.
· Coordonner la préparation du budget annuel et à moyen terme du bureau de pays.
· Effectuer un suivi mensuel des taux d'exécution des projets et partager les rapports d'analyse des écarts avec le DP et les responsables du budget.
· Préparer les factures, les rapports financiers, analyser les comptes de régularisation, les prévisions et autres produits financiers pour les bourses.
· Rapprocher les rapports des donateurs avec le grand livre (trésorerie et dépenses).
· Suivre et rapporter les dépenses mensuelles des projets, les taux d'exécution des fonds et les fonds reçus des donateurs, et fournir les informations appropriées au directeur de pays et aux responsables de programme sur une base mensuelle.
· S'assurer que les budgets et autres informations financières sont correctement représentés dans les systèmes de gestion financière et de gestion de projet. Gérer les dossiers papier et électroniques pour chaque projet.
· Effectuer des visites sur le terrain auprès des sous-récipiendaires, selon les besoins, pour aider à l'évaluation de la gestion financière des sous-récipiendaires.
· Préparer les budgets des propositions et les amendements budgétaires. Examiner les budgets pour s'assurer de leur conformité avec le plan de travail
· Préparer les narratifs budgétaires pour les budgets des propositions de subventions.
· Gérer les processus de démarrage et/ou de clôture des projets, selon les besoins.
· Tenir à jour les connaissances des procédures des donateurs et des règles et règlements de l'USAID.
Gestion des ressources humaines
· Modélisez la collaboration pour votre équipe matricielle : consultez et informez efficacement vos collègues pour maximiser l'efficacité et le partage des connaissances, et intégrez les conseils et les directives des experts en la matière dans votre bureau et ailleurs dans l'organisation mondiale pour maximiser les performances.
· Constituer une équipe financière très efficace, en recrutant, supervisant, encadrant et évaluant le personnel, et en engageant des conversations fréquentes sur les performances avec les membres de l'équipe.
· Déléguer l'autorité, consulter et guider le personnel pour atteindre les objectifs et contribuer à une atmosphère propice à la croissance et au développement professionnels.
· Assurer la responsabilité envers les bénéficiaires, les partenaires, les collègues et les donateurs en fournissant un feedback continu dans un contexte de respect mutuel.
· Participer au processus de recrutement d'autres personnels à la demande de la direction.
Qualifications
· Maîtrise (Masters) en gestion financière, comptabilité ou un diplôme universitaire équivalent ; plus
· Expérience professionnelle d'au moins dix (10) ans dont au moins cinq (05) ans dans un poste similaire, de préférence dans une ONG internationale, ou combinaison équivalente d'études et d'expérience.
· Expérience avérée en matière de rapports financiers, de gestion des finances et du grand livre, de contrôles financiers et de gestion de projets, y compris une capacité avérée à élaborer et à suivre des budgets, et à gérer en collaboration des activités opérationnelles.
· Excellentes compétences en matière de renforcement des capacités, de constitution/gestion d'équipes et de coordination. Aptitude à déléguer efficacement les responsabilités et à encadrer et guider le personnel junior.
· La connaissance des règlements des donateurs, notamment de l'USAID et/ou d'autres agences de développement de gouvernements étrangers, et d'autres agences de développement multilatérales est un atout.
· Un intérêt pour les programmes de développement international et de santé publique ainsi qu'une compréhension de la synergie entre les composantes programmatiques, opérationnelles et financières de la conception et de la mise en œuvre des projets sont hautement souhaitables.
· Capacité à négocier/appuyer efficacement les négociations avec les donateurs, à résoudre les problèmes et à adopter des approches proactives pour améliorer les processus de gestion financière et budgétaire.
· Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en français.
· Bon niveau (parlé et écrit) en anglais.
· Connaissance avérée des systèmes de comptabilité en ligne indispensable ; QuickBooks est un atout.
· Très bonne connaissance de l'informatique, notamment de la suite bureautique Microsoft (Word ; PowerPoint ; Outlook), et solides compétences en Excel, y compris les tableaux croisés dynamiques.
· Aptitude à :
o exercer des fonctions qui requièrent une grande attention aux détails ;
o de hiérarchiser la charge de travail, d'assumer la responsabilité du travail et d'en assurer le suivi jusqu'à son achèvement.
o maintenir un équilibre en cas de stress.
o travailler dans une structure organisationnelle décentralisée avec une approche hautement collaborative.
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