I- DESCRIPTION DE L’ORGANISATION :
Mercy Corps est une organisation internationale de premier plan animée par la conviction qu'il est possible de bâtir un monde meilleur.
Pour faire face aux catastrophes et aux difficultés, nous avons établi des partenariats dans plus de 44 pays afin de mettre en œuvre des solutions audacieuses et aider les populations à surmonter l'adversité et construire de l’intérieur des communautés plus fortes, pour aujourd'hui et pour demain.
II- SOMMAIRE DU POSTE :
Sous la responsabilité du chef de base l’officier Administratif/Ressources Humaines a pour fonction d’assurer les tâches administratives et ressources humaines de la base de Bambari dans le respect des procédures et politiques de Mercy corps.
III- FONCTIONS ESSENTIELLES :
1. Administratif
o Assurer un suivi des contrats de Bail et le paiement de loyers de bureau et résidences conformément au contrat et à la politique de MC (y compris le droit d’enregistrement) ;
o Préparer et payer des charges sociales et classer une copie des quittances et documents justificatifs à jour, complet et sécurisé, pour des éventuels contrôles des services concernés.
o Affectation et suivi d’incidents sur les lignes téléphoniques des staffs.
2. Ressources Humaines
a) Aspects légales et représentation
o Conseiller l’ensemble du staff sur les meilleures pratiques actuelles en RCA, ainsi que sur les législations en vigueur vis-à-vis des lois sur les Codes du Travail.
o Rester informé, sur les lois actuelles et les changements relatifs aux RH, afin de s’assurer que les politiques, les meilleures pratiques et les paquets de compensation mis en place respectent les normes, les procédures , les directives et les politiques établies par Mercy corps, aussi bien que des lois Nationales Centrafricaines.
b) Orientation des nouveaux salariés de Mercy corps
o Guider les nouveaux arrivés en leurs expliquant les documents propres à Mercy corps tels que le règlement d’ordre intérieur, le code de bonne conduite MC et les procédures RH. Il guidera le nouvel employé dans la collecte des documents indispensables à la composition de son dossier
o S’assurer que tout nouveau salarié obtienne son badge Mercy corps
o Mettre en place un planning d’induction des différents départements.
c) Suivi administratif
o Envoyer les informations à l’Officier RH de Bangui dans la gestion de la base de données RH, matrice du personnel, congés primes, performance, présence/absence, soins de santé, contrats etc.
o Responsable du suivi de la formation et de la diffusion de Règlement Intérieur, du manuel RH et du code de bonne conduite de Mercy corps.
o Contrôler que tous les managers mettent à jour les fichiers de poste de leurs équipes en les formant et en partageant les outils en place.
o S’assurer que tout le personnel dispose d’un contrat, et contrôler ponctuellement que les dossiers du personnel sont en conformité avec les attentes de l’Organisation.
o Appuyer le chef de base selon ses besoins sur les procédures disciplinaires du personnel, les entretiens et toute autre procédure liée à la fin des contrats et cela conformément à la politique interne de Mercy Corps et le code de travail de la RCA.
d) Suivi des recrutements :
o S’assurer que tout recrutement a un Personnel Resquest Form validé
o De vérifier les fiches de poste et d’uniformiser les formats avant la préparation de l’offre d’emploi
o Organiser une réunion avec le demandeur de recrutement afin d’affiner la demande et de déterminer les critères clés qui vont être utilisés aussi bien pour l’offre d’emploi que pour le tri des candidatures.
o Partager les chronogrammes des différents recrutements en indiquant au préalable qui seront les membres des différents panels.
o Définir avec le demandeur les différents canaux de publication et s’assurer d’une bonne diffusion des offres et de la réception des candidatures.
o Procéder à une première pré-sélection des candidatures à l’expiration du délai de publication de l’offre, selon les critères reçu par le demandeur du recrutement.
o Organiser toute la logistique dans l’organisation des différents tests (contacter les différents candidats, contacter les différents bureaux en vue d’appuyer la passation des tests, et)
o Une fois les tests corrigés et les candidats finalistes identifiés, l’Officier RH contactera les candidats pour organiser les entretiens.
o Participer aux différents panels des interviews, selon le besoin et le niveau de responsabilité des postes.
o Une fois la décision prise par le comité de recrutement, il faudra classer les candidatures dans un dossier et élaborer un PV de recrutement. Après avoir donné les feedbacks, un suivi administratif devra être effectué jusqu’à la contractualisation de la personne.
e) Formation du personnel :
o Appuyer le chef de base dans la définition des besoins de formations par départements et contribuer à l’élaboration d’un plan de formation annuel.
o Participer à la production de contenu de module de formation sur demande du chef de base et animer certaines séances de formation.
f) Gestion de la performance :
o S’assurer que la compréhension et de la maîtrise des outils d’évaluation du personnel par les Managers dans l’organisation.
o Vérifier que les évaluations de performances annuelles et mi-parcours sont exécutés dans les délais et selon la procédure.
o Encourager tous les managers à remplir systématiquement le plan d’action individuel.
g) Appui aux Audits RH :
o S’assurer que les différents éléments RH demandés par les auditeurs sont bien préparés et complets.
h) Autres :
o Assurer toutes autres tâches demandées par son N+1;
o Etre flexible suivant les besoins de la mission;
o Puisqu’occupant un poste stratégique dans la mission, fera preuve d’une grande rigueur, de confidentialité et d’honnêteté dans son travail;
o Il ne pourra divulguer les informations personnelles ou stratégiques de la mission sans en demander l’autorisation explicite de son Supérieur ;
o Participe activement à la prévention de tout ce qui va à l’encontre du code de conduite et en informe la direction.
3. DEVELOPPEMENT PROFESSIONNEL :
Dans le cadre de notre engagement envers le développement professionnel et fondée sur notre compréhension que les organisations qui se développent continuellement sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles desservent. Nous attendons de tous les membres de l’équipe de dédier 5% de leur temps à des activités d’apprentissage/développement professionnel qui bénéficient à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.
4. REDEVABILITE ENVERS LES BENEFICIAIRES :
Les membres de l’équipe de Mercy Corps se doivent de soutenir tous les efforts en matière de responsabilité, en particulier face à nos bénéficiaires et dans le respect des normes internationales tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
5. GENRE :
Les programmes de Mercy Corps sont plus efficaces pour soulager la souffrance, la pauvreté, et l’oppression quand les femmes, les hommes, les filles et garçons sont équitablement engagés comme des acteurs actifs de leur implémentation. L’ensemble des membres de l’équipe de Mercy Corps doivent s’engager à respecter les principes de l’égalité des sexes et de mettre en place une programmation qui soit sensible à l’intégration du genre afin de réaliser notre mission et notre vision pour le changement.
6. FACTEURS DE SUCCES :
o Bonne connaissance et une compréhension claire de l’éthique de travail, le code de bonne conduite, ainsi que la volonté absolue d’adhérer aux politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs ;
o Habilité prouvée d’interagir effectivement avec le personnel national et expatrié ;
o Habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement et correctement à la fois pour accomplir les tâches demandées à temps et pour traiter les informations nécessaires dans l’accomplissement des objectifs des programmes.
o Capacité démontrée de polyvalence
7. EXPERIENCES ET QUALIFICATIONS
o Avoir des capacités organisationnelles
o Avoir des managériales
o Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans les ONG Internationales
o Maîtrise de l’outil informatique
o Parler couramment le sango et français
o La connaissance de l’anglais serait un atout.
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