Grado: P4
Número de la vacante: RAPS/4/2023/RELMEETINGS/02
Fecha de publicación: 30 de agosto de 2023
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 30 de septiembre de 2023
Job ID: 11160
Departamento: RELMEETINGS
Unidad: RELMEETINGS
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duración determinada
Pueden participar:
Se anima a postular al personal con más de cinco años de servicio continuo en la OIT.
Las candidaturas de los funcionarios que ya se han retirado de la OIT o que se han jubilado anticipadamente no se tendrán en cuenta.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.
La OIT acoge con agrado a los solicitantes con experiencia en el trabajo con los mandantes de la OIT (gobiernos, organizaciones empresariales, y organizaciones de trabajadores).
Se tendrán especialmente en cuenta las candidaturas de personas que procedan de Estados Miembros no representados o insuficientemente representados, o bien de Estados Miembros que tendrán una representación escasa o nula en un futuro próximo. Se facilita una lista de esos países en la página web ILO Jobs: Nacionalidades no suficientemente representadas
Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a cualquier candidato/a, es necesario que todos/as los/as candidatos/as externos/as así como cualquier candidato/a interno/a que se presente a un puesto de una categoría superior completen con éxito el Centro de Evaluación de la OIT.
Sin perjuicio de las consideraciones generales establecidas en el Estatuto del Personal de la OIT, este anuncio de vacante es el único documento autorizado relativo a las calificaciones requeridas para este puesto. Las calificaciones mínimas requeridas se determinaron teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades específicas de este puesto.
Los requisitos lingüísticos específicos para este puesto se detallan a continuación. No obstante, los candidatos que se presenten a las vacantes de la categoría de servicios orgánicos que no hayan superado su período de prueba en la OIT y cuya lengua materna no sea una de las lenguas de trabajo de la Oficina (español, francés e inglés), deberán poseer un conocimiento plenamente satisfactorio de al menos una de las lenguas de trabajo de la OIT. Si son nombrados, se les podrá exigir que adquieran un conocimiento de una segunda lengua de trabajo de la Oficina durante sus primeros años de servicio.
El puesto está situado en la Unidad de Gestión de Conferencias (CMU) de la Subdivisión de Relaciones Oficiales y Gestión de Conferencias (OFFCONF) dentro del Departamento de Reuniones Oficiales, Documentos y Relaciones (RELMEETINGS). RELMEETINGS se encarga de prestar servicios a los órganos rectores de la OIT (Conferencia Internacional del Trabajo, Consejo de Administración y Reuniones Regionales), así como de las relaciones oficiales con los Estados Miembros. Además de planificar y organizar las reuniones de dichos órganos, presta una amplia gama de apoyo a los mandantes tripartitos en la preparación, durante y en el seguimiento de las reuniones oficiales de la OIT.
El/la titular del puesto es responsable de la coordinación técnica y logística general de las reuniones oficiales de la OIT, así como de la gestión operativa de la Unidad de Gestión de Conferencias, compuesta por el equipo audiovisual y los asistentes de conferencia de sala.
El/la titular del puesto dependerá del Jefe de OFFCONF.
1.Planificar, dirigir y supervisar toda la organización, la logística y los servicios de conferencias y salas de reuniones relacionados con las reuniones oficiales generales de la OIT, incluidas la Conferencia Internacional del Trabajo, el Consejo de Administración, las Reuniones Regionales y otras reuniones y actos.
2.Coordinar y supervisar los servicios integrados para la celebración de reuniones: servicios logísticos y técnicos, por ejemplo, asignación de espacios, acreditación.
3.Supervisar al equipo responsable de toda la gama de actividades de la unidad.
4.Elaborar procedimientos y directrices operativos y aportar soluciones para la planificación, ejecución y seguimiento oportunos y eficaces de las conferencias.
5.Coordinar la preparación del material para el funcionamiento de las reuniones, teniendo en cuenta las necesidades de los organizadores.
6.Elaborar y analizar una serie de estadísticas relativas a la eficacia de los servicios de reuniones y las herramientas y tecnologías utilizadas; formular recomendaciones a la dirección para mejorar la eficiencia y eficacia de la celebración de conferencias.
7.Coordinar y comunicar oportunamente con las partes interesadas internas, así como con los proveedores de servicios externos y otros organismos de las Naciones Unidas.
8.Mantenerse al día de las novedades y las mejores prácticas en el ámbito de la logística y los servicios de reuniones.
9.Desarrollar y mantener buenas relaciones de trabajo con funcionarios de todos los niveles; participar y representar a la Unidad en reuniones (internas y externas) que traten temas de su competencia, como reuniones interinstitucionales.
10.Desempeñar otras funciones pertinentes que se le asignen.
Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:
Título universitario superior (máster o equivalente) en administración de empresas, gestión de conferencias o eventos, relaciones internacionales, relaciones públicas, gestión pública o empresarial u otro ámbito pertinente.
En lugar de un título universitario superior, se aceptará un título universitario de primer nivel (licenciatura o equivalente) en uno de los campos antes mencionados con dos años adicionales de experiencia pertinente, además de la experiencia requerida que se indica a continuación.
Al menos siete años de experiencia, incluso a nivel internacional, en gestión de conferencias.
Excelente dominio de un idioma de trabajo (inglés, francés, español) de la Organización y conocimientos prácticos de un segundo idioma de trabajo de la Organización.
Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:
Conocimiento profundo de las técnicas de gestión de reuniones y actos; excelentes dotes de negociación; familiaridad con los aspectos administrativos y técnicos de los servicios de conferencias en el sistema de las Naciones Unidas. Capacidad de análisis, juicio, toma de decisiones y resolución de problemas. Excelente capacidad de redacción. Buenas dotes de comunicación y presentación. Capacidad de negociación. Conocimientos de aplicaciones informáticas. Capacidad de planificación, organización y gestión. Trabajo en equipo y colaboración. Compromiso organizativo. Orientación al cliente y al servicio. Trabajo en red y creación de asociaciones. Capacidad para desarrollar, aplicar, supervisar y evaluar las actividades de la unidad de trabajo. Tacto y persuasión en el trato con las personas. Capacidad demostrada para supervisar eficazmente el programa de trabajo y los recursos. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y demostrar comportamientos y actitudes no discriminatorios y sensibles a las cuestiones de género.
Condiciones de empleo
Para más información sobre las condiciones de empleo, sírvase consultar la página Contratación internacional en el sitio web ILO Jobs.
Información importante
Se informa a los funcionarios/as de la categoría de servicios generales interesados/as en solicitar este puesto que, en caso de ser seleccionados/as, se les ofrecerá el sueldo y los subsidios aplicables al grado del puesto solicitado, lo que puede dar lugar a cambios sustanciales en su remuneración neta. De conformidad con el artículo 3.4 del Estatuto del Personal de la OIT, el sueldo de un/a funcionario/a, en caso de ascenso, no será en ningún caso superior al sueldo máximo del grado al que haya sido ascendido/a. Para cualquier pregunta o aclaración, sírvase ponerse en contacto con su colaborador de recursos humanos en hrpartner@ilo.org.
Proceso de reclutamiento
Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, durante los 3 a 4 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.
Dependiendo de la ubicación y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnologías de comunicación como Skype, videoconferencia, e-mail, etc. para llevar a cabo la evaluación de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contratación, incluyendo el centro de evaluación, las pruebas técnicas y las entrevistas.
La OIT tiene una política de cero tolerancia ante la explotación y los abusos sexuales, y velará con determinación por que ningún miembro del personal ni ninguno de los beneficiarios de la asistencia de la Organización sea víctima, directa o indirectamente de actos de explotación y abusos sexuales. Para garantizar que la Organización no contrate a personas con un historial comprobado de explotación, abusos sexuales, acoso sexual u otros tipos de conductas abusivas, la OIT puede realizar una verificación de los antecedentes de los candidatos bajo consideración.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.